“不能只是踩剎車,還要成為公司的動力部門,主動為公司創造價值”是當下企業對法務部門未來發展的展望。
近年來,許多公司開啟了法務管理的信息化建設。意在通過法務流程的線上化、自動化促進業務的發展。
具體的落地情況如何,是否達到了預期的效果?
帶著這些問題,上上簽電子簽約聯合法務職業經理人平臺LCOUNCIL舉辦了“法務信息化升級實踐經驗分享會”,好麗友集團中國區法務及知識產權負責人,總法律顧問張劍君就“從系統到中臺,好麗友法務創新的三個階段”做了深度分享。
本文摘自張劍君先生的現場分享。
一、2018年上線法務業務管理系統
提到好麗友,目前大眾的認知更多停留在食品板塊,實際上好麗友的業務還涉及影院、體育、生物醫藥等產業。所以單看合同審查需求,每年大約就有近萬份合同需要審查。
從2018年開始,好麗友中國區的法務團隊就跟內部的IT部門一起著手開發合同審查系統。系統在2018年12月上線之后,因為法務自始至終在介入,所以整個系統承接了各領域各模塊對于合同審查的需求。
法務信息化建設開始了第一步。
此后對外簽署合同都必須經過線上審核,這對當時有近1萬多人的公司而言,面臨一定的阻力。面對新的事物,當大家還不熟悉時,很難對法務團隊產生信任。所以出現了包括合同審查為什么要用電子的形式、能不能特批等疑問。
經過約一年的時間,全公司已經習慣了通過系統在線審查合同。
二、2019年引入電子簽約技術
2019年6月,好麗友正式引入了上上簽電子簽約。
為什么引入電子合同簽署?
實際上我們每年有大約2000多家經銷商,覆蓋在全國31個省市自治區,因為很多經銷商在三四線城市,所以合同從起草修訂到溝通蓋章,再回到北京總部,需要兩至三周時間。
最重要的是簽署合同過程中存在著造假問題,之前一旦發生糾紛或者訴訟,經銷商會以“蓋章或者簽字不是本人行為”為由來應對,所以當時很堅決地引進了電子簽。
它帶給好麗友最大的好處是什么?
在導入上上簽系統之前,我曾經問過經營管理部門,希望能將公司的經銷商數據調出來,看一下整個經銷商的情況。
當時輸入“經銷商”三個字之后,出來的很多不是準確數據。真正簽署經銷商授權協議的,還需要花很多時間篩查。
所以在此之前,公司很難準確統計“到底每天有多少家經銷商”。
當時可能這家經銷商已經成為了我們的經銷商,但是由于合同還沒過來,數據就沒有錄入到SAP,整個過程非常緩慢。
現在經銷商在電子簽約平臺完成實名認證之后,平臺收集的信息和數據會與SAP系統自動匯集,這樣做能夠始終保持公司基礎數據的準確性和真實性,實現了經銷商基礎數據的動態管理。以往需要人工鑒別比對的工作現在完全交由系統自動比對,減少了這部分的工作量。
另外,經銷商在實名簽署經銷商協議時,整個流程會通過上上簽電子簽約平臺實時公證,降低了后期法務團隊舉證的難度。
所以通過電子簽約中的實名認證:
第一,我們拿到的準確數據,是法務在公司經營管理中最重要的一個貢獻;
第二,我們徹底能夠杜絕這種造假。因為一旦開始簽訂電子合同,就會發現各種各樣的問題,諸如有些經銷商公司早已注銷、資質過期、人證不符等。所以篩查出了一批不符合規范的經銷商。
2020年疫情期間,我們正式宣布除一些特殊情況之外,所有好麗友對外簽署的合同都必須簽電子合同。
圖片來源:好麗友官網
三、2021年全面對接電子簽約,打造法務中臺
在整個電子簽的推進過程中,后續每一個業務部門在使用電子簽約之后都有了自己的想法。
首先,人事部門想上線勞動合同,后續其他的管理部門,如物流部門提出整個物流的回單環節是否也能用電子簽約技術。之前把貨從工廠送到經銷商的倉庫必須經由物流公司配送。物流公司完成配送之后,經銷商要紙質簽字。
簽字之后,這張紙會作為物流公司跟我們結算物流費用的憑證,基本會在一個月之后才能完成結算。所以我們就討論在物流回單的基礎上是否可以迅速簽字,可能當月就能結算費用。
這樣也能保證當月損益計算的準確性,否則每次都是“當月的損益卻沒包含當月的物流費”,這是很大的問題。
當很多業務部門提出這些需求之后,我們也進行了上下溝通。
從技術上講,哪個部門想用這個系統,電子簽名都必須經過剛才提到的法務合同管理系統,這會給我們造成很大的負擔。另外,我們的數據安全也有可能會出現問題。因為可能會涉及物流公司等第三方,初期很難評估未來擴展的范圍會有多大。
所以當時提出“是否能構建一個中臺,相當于一個插銷,將插銷插到我們的服務器上,其他部門如果想用電子簽約技術,即插即用”,無需再和法務的合同系統有關聯。
今年我們打算將智能物流系統中的回單環節導入至系統中臺,除此之外和經銷商每月的費用對賬單環節未來也有計劃導入。
結語
隨著企業規模不斷擴大、業務的逐漸多元化,未來,這種“借助法務中臺,實現從被動響應到主動賦能業務發展”的思路將成為主流。
據上上簽電子簽約介紹,在所服務的客戶中,已經有一些500強企業的法務部門開始推動“法務中臺建設”。通過集合各業務板塊需求,利用后臺諸如電子簽約等技術手段,提供前臺復用的公共能力,為業務發展提供敏捷高效與安全合規的雙重法律保障。
