“采購工作，怎么說呢？同事們看到的可能只是一支筆、一個(gè)記事本或是中秋節(jié)的一盒月餅、端午節(jié)的一包粽子……但這些簡單日常的背后可能都是一個(gè)個(gè)采購人一籮筐的故事……”
李麗是業(yè)內(nèi)一家知名云通訊服務(wù)商的行政經(jīng)理，采購是其重要的工作日常。為做好公司的事務(wù)性物資采買工作，需要制定并執(zhí)行辦公用品、活動(dòng)物料、固定資產(chǎn)和年節(jié)福利等物資的采購計(jì)劃，并對所購物資的質(zhì)量、價(jià)格以及最終的交付期限負(fù)責(zé)。待到物資入庫后，采購時(shí)商品票證是否齊全、票物是否相符等與票據(jù)相關(guān)的細(xì)節(jié)，決定了她報(bào)銷周期的長短。
“企業(yè)采購絕對是個(gè)技術(shù)活兒，并不是外人眼里的買買東西，發(fā)發(fā)福利這么簡單！”之所以如此肯定，是因?yàn)樗趧偨佑|企業(yè)采購工作時(shí)，遭受過來自現(xiàn)實(shí)的“教育”。
“八月份入職，工作剛滿一個(gè)月，公司的中秋采購就開始了。”
當(dāng)?shù)谝淮慰匆娔敲春竦纳唐饭?yīng)商名冊時(shí)，李麗一下子就呆住了。“光是給供應(yīng)商打一遍電話，確認(rèn)各家是否有我們所需的商品，并收集報(bào)價(jià)就花了整整2天的時(shí)間。”當(dāng)收集齊報(bào)價(jià)之后，需要手動(dòng)匯集到excel表中進(jìn)行人工比價(jià)，最后才能確認(rèn)終版的采購清單。而在接下來的時(shí)間，她在“收貨”時(shí)更是忙得停不下來。由于不同的供應(yīng)商的所在地、服務(wù)能力不同，有的可以提供送貨上門服務(wù)，而有的則只能通過物流進(jìn)行配送，李麗幾乎每天都要去簽收和核對供貨商的貨物。 而讓她更感到“崩潰”的是，其中有一家供貨商還送錯(cuò)了貨品的規(guī)格，為此不得不與供貨商交涉后，要求供貨商重新發(fā)貨。
“總之，一團(tuán)糟。”事情最后的結(jié)果是，直到中秋節(jié)當(dāng)天，她購買的最后一批商品才送到公司。盡管同事們對她展現(xiàn)了盡可能的包容和禮貌，但她的轉(zhuǎn)正還是受到了影響，時(shí)間上被推遲了一個(gè)月。
事實(shí)上，排除新人不熟悉的因素，李麗面臨的采購效率低的問題，也是眾多行政人做采購面臨的通病。從品類方面來說，李麗公司的員工來自全國各地，為讓員工感受到更好的關(guān)懷，公司采購的中秋福利也盡量貼近員工的興趣與愛好，其品類往往多達(dá)數(shù)十種，采購壓力很大。但由于供應(yīng)商的履約與服務(wù)能力不同，由此而造成的后續(xù)問題，也困擾著李麗這樣的采購人。此外，從公司規(guī)程上說，所有的采購都必須有發(fā)票作為報(bào)銷憑據(jù)，而并不是所有的供應(yīng)商都能做到及時(shí)開票，有些甚至?xí)园l(fā)票不夠?yàn)槔碛赏七t開票，這也讓企業(yè)行政采購人需要拿出大量的精力與供應(yīng)商與財(cái)務(wù)人員交涉，十分耗費(fèi)心力。
同樣的物資采買，現(xiàn)在的李麗顯然已經(jīng)成熟了許多，“以前需要提前至少1個(gè)月時(shí)間，現(xiàn)在一個(gè)多禮拜差不多也夠了”。在采購這件事上，讓她重獲自信的是采購模式的轉(zhuǎn)變，“基本上所有的采買都轉(zhuǎn)移到了線上”。
相對于傳統(tǒng)采購模式，成熟的線上數(shù)字化采購服務(wù)能夠有效滿足企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)各領(lǐng)域多樣化場景的需求。以李麗經(jīng)常使用的京東企業(yè)購為例，其龐大的商品庫基本可以滿足各類員工福利乃至于日常辦公的采購需求，再依托京東企業(yè)購高效完善的物流配送能力，基本可以做到所有物資在1-2天內(nèi)全部驗(yàn)收完畢，有問題也可以在第一時(shí)間得到處理。與此同時(shí)，京東企業(yè)購的所有訂單，無論金額大小，均可隨貨品開具合規(guī)發(fā)票，這也讓她對接財(cái)務(wù)的工作壓力大大減輕。去年花了將近一個(gè)月時(shí)間才勉強(qiáng)做完的中秋福利采購，今年只用了一周左右的時(shí)間就提前全部完成了，這樣讓她獲得了領(lǐng)導(dǎo)的“點(diǎn)贊”。
“行政人在采購工作中一定要用對‘工具’，才能做到高效率采購，給自己、也給企業(yè)減輕負(fù)擔(dān)。”李麗感慨道。
