在過(guò)去，Excel作為工作中常用的數(shù)據(jù)處理工具，以其便捷的特質(zhì)得到許多人們的喜愛(ài)。然而隨著數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)和互聯(lián)網(wǎng)的普及，人們的辦公需求日益復(fù)雜，使用者要求辦公軟件能夠滿(mǎn)足在線(xiàn)協(xié)同共享、權(quán)限更加細(xì)化、流程審批自動(dòng)化等功能。
而Excel作為基于文件的數(shù)據(jù)處理工具，很難滿(mǎn)足人們對(duì)于在線(xiàn)化的需求。受2020年疫情的影響，國(guó)內(nèi)外各大中小企業(yè)都對(duì)在線(xiàn)辦公、遠(yuǎn)程協(xié)作重視起來(lái)，文檔工具作為企業(yè)的主要生產(chǎn)力交付物，其效率對(duì)于公司和團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)是一個(gè)非常重要的事情。由于Excel無(wú)法在線(xiàn)化，協(xié)作辦公時(shí)，一個(gè)文檔由A 同事發(fā)給 B 同事，B 再發(fā)給 C，中途發(fā)生修改后，又需要重新再按上面的流程發(fā)送一次，這極大地降低了工作效率。
于是在線(xiàn)文檔應(yīng)運(yùn)而生。在線(xiàn)協(xié)同文檔的出現(xiàn)，在當(dāng)時(shí)釋放了人們對(duì)辦公在線(xiàn)化一直以來(lái)的迫切需求。但是一段時(shí)間后，人們便對(duì)在線(xiàn)文檔的興趣消散了。這是因?yàn)樵谌藬?shù)少的小組中，在線(xiàn)文檔尚可勉強(qiáng)滿(mǎn)足同時(shí)在線(xiàn)的需求，但是如果一個(gè)部門(mén)、一個(gè)公司、一個(gè)學(xué)校的人同時(shí)填報(bào)信息，在線(xiàn)文檔可能就難以應(yīng)付如此大的壓力了。
除此之外，在線(xiàn)文檔和Excel一樣，都存在文件類(lèi)數(shù)據(jù)處理工具難以克服的通病。工作中經(jīng)常出現(xiàn)這樣的場(chǎng)景：老板要求小王統(tǒng)計(jì)公司所有住宿員工的信息，小王使用在線(xiàn)文檔制作好填報(bào)表，設(shè)定好模板，號(hào)召員工們?nèi)ヌ顖?bào)，還特意強(qiáng)調(diào)了要在晚上6點(diǎn)下班前填完否則后果自負(fù)。小王以為萬(wàn)事俱備，可以去忙別的工作了，只要在6點(diǎn)準(zhǔn)時(shí)把表格轉(zhuǎn)發(fā)給老板就好了。然而事情并不像小王預(yù)想的那樣，他點(diǎn)開(kāi)在線(xiàn)文檔，發(fā)現(xiàn)自己設(shè)定的模板已經(jīng)被篡改了、單元格格式被調(diào)整的亂七八糟、日期數(shù)字填什么格式的都有。不光如此，小王還發(fā)現(xiàn)有幾位員工沒(méi)有按時(shí)填報(bào)。于是小王一邊忙著修改文檔格式，一邊催促?zèng)]填報(bào)的員工趕快落實(shí)。更令人匪夷所思的是，一個(gè)員工反饋說(shuō)早就填過(guò)了，有可能是被人惡意刪除了。
小王的遭遇許多人都經(jīng)歷過(guò)，因?yàn)槠髽I(yè)管理中時(shí)常面臨推諉扯皮，工作執(zhí)行力差的問(wèn)題，管理者常常抱怨數(shù)據(jù)匯總催辦難、數(shù)據(jù)收集周期長(zhǎng)，功能模塊簡(jiǎn)單的在線(xiàn)文檔無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)規(guī)則結(jié)合，很難滿(mǎn)足填報(bào)流程的需要。另外，在線(xiàn)文檔無(wú)法保障數(shù)據(jù)質(zhì)量，以至于數(shù)據(jù)格式常常出現(xiàn)錯(cuò)誤，為管理者的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析造成許多不便。不光收集者，數(shù)據(jù)填報(bào)者也是感到非常頭疼，大量的數(shù)據(jù)只能通過(guò)打字或復(fù)制粘貼來(lái)完成，有時(shí)多一個(gè)字，有時(shí)少一個(gè)字。除此之外，還常常遇到格式要求不明確的情況，僅僅是日期的格式就要跟同事反復(fù)確認(rèn)。除此之外，還有所有企業(yè)都非常重視的數(shù)據(jù)安全問(wèn)題。對(duì)不同用戶(hù)設(shè)置不同的權(quán)限，可以有效保障數(shù)據(jù)安全，防止數(shù)據(jù)泄露。在線(xiàn)文檔可以給文檔加密，只有知道密碼的用戶(hù)才可以編輯文檔，但這樣的權(quán)限控制完全達(dá)不到人們所需的分角色細(xì)粒度的權(quán)限控制要求。比如，當(dāng)表單需要多家供應(yīng)商填報(bào)時(shí)，如果供應(yīng)商在填入數(shù)據(jù)時(shí)出于各種目的修改或者刪除別人的記錄，就可能導(dǎo)致收集的供應(yīng)商資料有誤或者不全，給后期的數(shù)據(jù)處理帶來(lái)極大不便，并且限于目前機(jī)制的原因，當(dāng)兩名用戶(hù)同時(shí)編輯同一條記錄也會(huì)造成信息的覆蓋和混亂。
但是魔方網(wǎng)表的出現(xiàn)使這些問(wèn)題都迎刃而解，它除了兼容Excel的各種功能外，還能徹底解決在線(xiàn)協(xié)同、數(shù)據(jù)質(zhì)量、權(quán)限控制、流程管理的問(wèn)題：
在線(xiàn)協(xié)同：魔方網(wǎng)表作為一款基于B/S架構(gòu)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，能將Excel文件變成在線(xiàn)網(wǎng)頁(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，使用者無(wú)需安裝任何客戶(hù)端，通過(guò)瀏覽器就可以完成所有操作。在這樣的條件下，用戶(hù)只要得到授權(quán)，就可以與其他同事同時(shí)訪問(wèn)操作數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)協(xié)同線(xiàn)上辦公。
數(shù)據(jù)質(zhì)量：魔方網(wǎng)表作為基于數(shù)據(jù)庫(kù)的系統(tǒng)，根本不會(huì)存在數(shù)據(jù)格式錯(cuò)誤，模板被改的問(wèn)題。在權(quán)限功能的幫助下，管理員使用魔方網(wǎng)表設(shè)計(jì)表格模板之后，填寫(xiě)人無(wú)權(quán)修改模板。同時(shí)，快速輸入的功能幫助填寫(xiě)效率和準(zhǔn)確率大大提高。填寫(xiě)完畢后，系統(tǒng)自動(dòng)生成數(shù)據(jù)分析，不再需要人工核算，大大降低了時(shí)間成本。
權(quán)限控制：魔方網(wǎng)表具有細(xì)致的權(quán)限控制功能，無(wú)論是表單、記錄、字段還是用戶(hù)組、部門(mén)、單個(gè)用戶(hù)，都可以設(shè)置分級(jí)權(quán)限，真正實(shí)現(xiàn)個(gè)性化的權(quán)限設(shè)置。
圖：BPM流程管理系統(tǒng)
流程管理：正如流程再造之父邁克爾·哈默所言：“優(yōu)秀的流程管理是企業(yè)成功的關(guān)鍵”，魔方網(wǎng)表正是企業(yè)打造高效流程管理的得力工具。相比Excel，魔方網(wǎng)表的BPM模塊能夠與表單深度結(jié)合，數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)流程。更值得一提的是，魔方網(wǎng)表支持管理者在手機(jī)端處理各種審批流程，這是Excel難以匹敵的。
相較于Excel和在線(xiàn)文檔，魔方網(wǎng)表可謂優(yōu)勢(shì)頗多，將企業(yè)管理軟件的功能和效率最大化，真正有效的幫助使用者處理好日益復(fù)雜的業(yè)務(wù)，助力企業(yè)走向企業(yè)管理領(lǐng)域的正確進(jìn)化方向。
