年底對于財務人員真是1個頭忙成2個大,有著數也數不清的未完事項,做也做不完的財務報表,加也加不完的班,而這種忙碌還得持續到春節,甚至次年三四月……真是想著就害怕。
在某大型公司財務部工作的Kelly就是如此,她說以往“年末就是地獄,連續加班幾個月,有時候甚至在公司過夜,連著通宵看報表、起草財務報告,幾乎要被那些數據搞得快要暈過去。不過今年就好多了,目前還沒加過班。
為什么今年這么特別?是財務工作少了嗎?Kelly回復并不是,因為公司今年引進了華天動力協同OA系統,可以根據公司的財務制度,實現財務管理的規范化、標準化,理順財務管理相關環節,打通預算管理、預算績效管理、財務報銷、采購管理、資產管理之間的聯通關系,實現相關檔案的電子化保存、遠程監督控制和財務數據智能提取,大大提升了財務管理的操作性、高效性,年底工作一下就減輕很多。
Kelly總結了華天動力協同OA預算費控系統有以下優點:
一、精確制定預算科目,全年輕松費控
每年年底要定制來年的財務預算,這可是個技術活,其中預算科目最難,哪些要砍掉,哪些要增加都要靠數據說話,以往統計這些數據要花費很多的時間精力,還未必準確,但是今年用OA系統就格外輕松,因為OA系統數據留痕,可以根據需要智慧提取生成報表,以往需要花費很多時間的統計工作,現在分分鐘就能解決,除此之外它還能做以下4點,明年的預算工作很快就能準確完成:
1 明確部門執行預算范圍
確定公司、集團哪些部門執行預算控制,通常公司業務部門及行政部門在執行控制范圍內,而監督性質的部門由于日常不發生費用或者費用分攤到其他部門則不再此范圍內。
2 明確預算科目情況
確定公司、集團哪些部門執行預算控制,通常公司業務部門及行政部門在執行控制范圍內,而監督性質的部門由于日常不發生費用或者費用分攤到其他部門則不再此范圍內。
3 多管理員設置靈活申報
各部門能夠設置自己的預算管理員,不同的部門根據所執行的預算科目不同,選擇本部門需要的科目申報。
4 成本預警機制預防超預算
設定完畢后可設置科目成本預警,并根據實際使用情況,對預算進行調整和申報。
二、第三方集成平臺,數據導入快速準確
預算金額需要進行系統申報,同時設置相關流程進行審批,很多財務軟件都需要重新手動導入數據,誰都知道這個工作量特別大,簡直是細思恐極。華天動力協同OA費控系統支持審批通過后,通過EXCEL直接導入預算金額,也可通過各種財務系統、金蝶、用友、ERP、MES等第三方系統進行集成導入,多種數據導入方式,解決各種情況,非常方便。
三、智慧財務數據分析報表,時時風控
華天動力協同OA系統費控全面管控階段,支持按年度和明細月份費用執行情況統計分析;支持實時匯總與報表分析;支持隨時了解不同部門、分支單位、不同預算周期、不同預算科目的各種資金去向;支持按部門查看預算科目的各種費用支出明細表,對比年度預算進行分析。
對企業全面的預算費控管理有很深遠的價值,以風險管理為核心的控制流程體系,通過對應條件進行分級和分權限的控制;以風險管理為核心的預警機制,事前控制預警,事前控制強控;多層次遞進式監控的費控管理模式,借助過程管控,實現多層次,費控管理遞進式監控,保證預算執行偏差最小化。
四、預算輕松調整及結轉,效率空前
系統支持對報銷費用設置上線,當出現大額費用的時候,可設置系統自動加簽更高級的領導,也可設置系統預警,提示領導審批時注意,且超額不支持批量審批,控制大額費用支出。在一個預算年度后,可以對剩余的預算資金進行結轉,保持支出記錄,為下一年度預算提供參考標準。
可以簡便清晰的大額費用管控模式;支持審批單形式調整,適應部門預算整體不夠;支持系統模塊內調整,適應部門預算有的費用不夠,有的費用盈余;醒目的數據調整前后差異,提升數據調整的準確性;提供充分的調整數據提醒, 方便審批領導進行決策。
Kelly很誠懇的說,其實這4點執行下來后,到了年底也沒有那么多的活做了,一年的帳都清清楚楚、條理明晰,往年公司年底財務連軸加班的盛況估計再也不會出現了,想安安心心過的好年的愿望實現起來居然這么容易。
