2021年6月中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》(以下簡稱《規劃》),以兩辦名義印發專項規劃,這在新中國檔案事業發展史上具有里程碑意義,充分體現了黨和國家對檔案事業的高度重視和深切關懷。《規劃》貫徹落實黨的十九屆五中全會精神,圍繞《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和2035年遠景目標綱要》要求,在國家經濟和社會發展全局中謀劃部署,擘畫了未來5年檔案事業發展藍圖,為檔案事業高質量發展提供了行動指南。
《規劃》在檔案信息化建設方面提出,要完善檔案信息化發展保障機制,加強電子文件歸檔和電子檔案移交接收,重點推動電子文件歸檔和電子檔案管理實現突破,加速數字檔案館(室)建設,加大檔案資源共享力度,推進共享平臺一體化建設,實施檔案信息化強基工程。
為貫徹落實新修訂檔案法和《“十四五”全國檔案事業發展規劃》有關要求,進一步提升建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理水平,推動建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理持續發展,四川省檔案館積極響應國家政策,通過對可信應用軟件領域廠商的專業性評估,最終選擇在信創領域有著豐富實踐經驗和行業解決方案的e簽寶旗下金格科技,助力四川省檔案館對電子文件歸檔和電子檔案管理工作進行優化升級,具體解決方案如下:
實施OFD電子公文標準化印章,提升檔案數字資源安全管理能力
e簽寶旗下金格科技是信創流、版文檔簽章應用入圍廠商,能夠為政務內外網辦公、審批提供專業電子印章應用解決方案。根據四川省檔案館電子印章應用需求,結合信創密碼產品技術要求,對四川省檔案館OA協同辦公系統多環境兼容、應用規范等方面進行升級改造,按照GB∕T 33481-2016黨政機關電子印章應用規范,建設基礎性電子印章管理系統,并以電子文件歸檔和電子檔案管理規范化、科學化管理為核心,覆蓋從電子文件“形成、流轉、歸檔”到電子檔案“移交、保管、利用”等全流程印章管理體系,能夠滿足相關用戶、領導日常辦公、審批需要,使得辦公更加便捷高效。
利用電子簽章背后的數字簽名技術手段,在確認電子文件簽署主體真實身份同時,防止用戶抵賴,并通過電子簽章的驗證功能,可以有效防止電子文檔被篡改或偽造的情況發生,確保公文收發、流轉文檔信息的真實性、完整性和不可篡改。
固定OFD版式公文格式,深化“互聯網+政務服務”領域電子文件歸檔
在電子公文歸檔和管理工作中,電子公文歸檔對于電子公文的真實性、完整性、可用性和安全性至關重要,是一個關鍵流程。在這個過程中,既要滿足國家規定的公文樣式和生效要件,又要確保電子公文的稿本和元數據都要齊全完整。
為此e簽寶旗下金格科技提供了一款專門針對OFD文檔操作管理的綜合性方案,以超閱文檔轉換系統對接四川省檔案館OA協同辦公系統,通過電子文件歸檔和電子檔案管理中存儲格式、元數據、電子簽名、封裝和備份等關鍵技術,將電子公文業務處理過程中的所有處理表單、公文正文批量轉換成標準OFD版式文件格式,提供符合標準的元數據添加和獲取,實現電子公文收集時的應用需求,并支持OFD文檔的拆分與合并,方便在整理電子公文的過程中對公文內容的處理,最后通過信創OFD電子印章系統對電子公文加蓋電子印章,確保文檔安全,實現電子公文無紙化歸檔。
系統提供的OCR識別技術,可以對圖片形式電子公文中的內容進行全文檢索,方便用戶查看閱讀。
此次四川省檔案館對電子文件歸檔和電子檔案管理工作的優化升級,改變了原有電子公文、電子檔案的存儲模式,實現了電子公文辦理、歸檔及電子檔案管理流程規范化、數據規范化、管理規范化,開拓了檔案數字化管理新形式,為實現通過網絡進行高效檢索、儲存閱讀電子檔案以及應用信息技術管理檔案奠定了基礎,極大地提高了四川省檔案館的服務效率、服務能力和檔案信息化管理水平。
在數字中國和數字政府建設的整體框架內,四川省檔案館主動融入國家發展戰略,以檔案信息化戰略轉型為契機,順應檔案資源數字化、檔案內容數據化、檔案平臺體系化、檔案管理智能化和檔案服務網絡化的發展趨勢,加速數字轉型、加快推進檔案信息化建設、引領檔案管理現代化,更好地服務新時期檔案事業高質量發展。
