“隨著國家近年來大力推動(dòng)財(cái)務(wù)信息化、數(shù)字化建設(shè)，電子票據(jù)（電子發(fā)票、出行單）等原始票據(jù)在各行業(yè)快速推廣。后疫情時(shí)代，提高票據(jù)傳遞效率及改變傳統(tǒng)管理方式，實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票的全生命周期的線上化、電子化管理成為會(huì)計(jì)檔案管理的業(yè)務(wù)痛點(diǎn)。
以國家檔案局等四部委推動(dòng)專票電子化的契機(jī)，阿里巴巴選擇了云礪（票易通），以財(cái)務(wù)電子檔案項(xiàng)目為切入點(diǎn)，進(jìn)行了電子發(fā)票電子化報(bào)銷、記賬及歸檔的全系統(tǒng)鏈路打通，改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)報(bào)銷、記賬及歸檔的模式，并成功通過了由省檔案局、省財(cái)政廳、省商務(wù)廳、省稅務(wù)局聯(lián)合發(fā)起的國家電子發(fā)票電子化報(bào)銷入賬歸檔試點(diǎn)單位驗(yàn)收。
這不僅僅是管理模式的升級，更是服務(wù)的升級，簡化了流程、節(jié)約了成本、滿足了檔案管理合規(guī)要求，為其他電子文檔一體化全生命周期電子化管理形成良好示范效應(yīng)。”
—阿里電子檔案項(xiàng)目負(fù)責(zé)人楊洪偉（拿督）
響應(yīng)國家號召，電子發(fā)票無紙化大勢所趨
近期國家檔案局、財(cái)政部、商務(wù)部、國家稅務(wù)總局四部門共同印發(fā)文件，正式確定各省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市試點(diǎn)單位484家，各中央企業(yè)和有關(guān)單位試點(diǎn)單位92家，合計(jì)576家。電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔試點(diǎn)工作在全國已全面鋪開。全流程電子化、自動(dòng)化、無紙化的電子檔案及數(shù)據(jù)管理的大時(shí)代即將到來。
國家檔案局公告
電子發(fā)票、電子會(huì)計(jì)檔案是完善數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。一系列專票試點(diǎn)、電子檔案文件讓企業(yè)數(shù)字化有據(jù)可依。開展電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔管理試點(diǎn)工作對國家深化改革、社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和企業(yè)高效運(yùn)營具有重要意義。政策驅(qū)動(dòng)下，對企業(yè)而言，構(gòu)建電子會(huì)計(jì)檔案管理體系，已成為企業(yè)數(shù)字化升級的“必選項(xiàng)”。
阿里巴巴，財(cái)務(wù)數(shù)字化升級勢在必行
阿里巴巴集團(tuán)創(chuàng)立于1999 年，20多年來，阿里巴巴已由一家電子商務(wù)公司蛻變?yōu)橐约夹g(shù)驅(qū)動(dòng)，包含數(shù)字商業(yè)、金融科技、智慧物流、云計(jì)算、人地關(guān)系文化娛樂等場景的平臺(tái)，服務(wù)數(shù)以億計(jì)的消費(fèi)者和數(shù)千萬的中小企業(yè)。2019《財(cái)富》未來50強(qiáng)榜單公布，阿里巴巴集團(tuán)排名第11。2021財(cái)年，阿里巴巴生態(tài)體系的商品交易額（GMV）為人民幣8.119萬億元。
阿里巴巴巨大體量的業(yè)務(wù)量遠(yuǎn)超想象，在業(yè)務(wù)的多樣化、生態(tài)的復(fù)雜化、布局的全球化以及技術(shù)的不斷創(chuàng)新發(fā)展下，完善企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化建設(shè)的愿望已久矣。在實(shí)施會(huì)計(jì)信息化建設(shè)之前，沿用紙質(zhì)發(fā)票的管理方式對電子發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷、入賬、歸檔，導(dǎo)致阿里巴巴集團(tuán)在電子發(fā)票的接收、流轉(zhuǎn)、信息歸檔保存中面臨巨大挑戰(zhàn)。
現(xiàn)存問題
（一）電子發(fā)票的傳遞問題
電子發(fā)票從電子普通發(fā)票應(yīng)用到現(xiàn)在電子專用發(fā)票的推廣，對目前報(bào)銷流程和采購發(fā)票處理流程帶來新的挑戰(zhàn)。在內(nèi)部系統(tǒng)未改造優(yōu)化之前，阿里巴巴集團(tuán)需要員工或者供應(yīng)商將電子發(fā)票打印出來，郵寄傳遞到財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行處理，同時(shí)后續(xù)單據(jù)傳遞及歸檔都需要投入人力管理，并未發(fā)揮出電子發(fā)票數(shù)據(jù)電子化、線上化的能力，同時(shí)還間接增加了業(yè)務(wù)及供應(yīng)商的操作成本。
（二）電子發(fā)票的審核問題
報(bào)銷單審核時(shí)，電子發(fā)票PDF版本有重復(fù)報(bào)銷或者修改內(nèi)容風(fēng)險(xiǎn)，需要對電子發(fā)票單獨(dú)下載打印，手工將電子發(fā)票信息錄入到發(fā)票平臺(tái)進(jìn)行驗(yàn)真查重，增加了發(fā)票處理成本。
（三）電子發(fā)票、單據(jù)管理及檔案問題
電子發(fā)票及其他電子化單據(jù)存儲(chǔ)、利用等操作對于電子化數(shù)據(jù)管理增加了難度，同時(shí)針對目前所有歸檔的會(huì)計(jì)憑證及原始憑證，都需要進(jìn)行打印整理歸檔，需要投入大量人力，隨著后續(xù)電子發(fā)票陸續(xù)推廣，存儲(chǔ)空間及單據(jù)損毀環(huán)節(jié)存在更多潛在風(fēng)險(xiǎn)。
為積極響應(yīng)國家政策及解決阿里巴巴集團(tuán)電子發(fā)票的管理痛點(diǎn)，阿里巴巴經(jīng)過自主申報(bào)、相關(guān)部門研究及論證，被選為電子檔案管理第三批試點(diǎn)單位。在響應(yīng)國家加快增值稅電子發(fā)票應(yīng)用和推廣實(shí)施工作的同時(shí)，希望通過自身的實(shí)踐落地為其他企業(yè)乃至整個(gè)行業(yè)起到示范作用。
票易通電子檔案系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票全生命周期管理
作為企業(yè)數(shù)字化升級的積極推進(jìn)者，云礪一直致力于以科技創(chuàng)新技術(shù)，助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)票電子化、供應(yīng)鏈協(xié)同在線化、財(cái)稅處理流程智能化，積累了豐富的票、單、證數(shù)字化經(jīng)驗(yàn)。為幫助阿里巴巴輕松應(yīng)對“電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔”等問題的困擾，云礪采用行業(yè)領(lǐng)先的電子會(huì)計(jì)檔案解決方案——票易通電子檔案管理系統(tǒng)。
借助票易通，為阿里巴巴構(gòu)建系統(tǒng)化的電子發(fā)票管理流程及標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票與電子會(huì)計(jì)檔案自動(dòng)匹配，關(guān)聯(lián)線下實(shí)物檔案，完善檔案管理制度體系，為集團(tuán)相關(guān)電子文件的歸檔范圍、歸檔采集、歸檔過程、檔案保管規(guī)則、四性檢測、元數(shù)據(jù)管理、檔案災(zāi)備以及基于電子檔案的檔案借閱建立了完整的一套標(biāo)準(zhǔn)及信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了電子檔案的全生命周期管理。
票易通電子檔案系統(tǒng)是以國家財(cái)務(wù)政策為依托，以加快企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型為目的，提供全方位的財(cái)務(wù)電子檔案管理服務(wù)。系統(tǒng)支持與報(bào)賬系統(tǒng)、結(jié)算系統(tǒng)、電子影像系統(tǒng)、銀企直連等系統(tǒng)做接口對接，實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化采集，提高檔案采集效率。另外基于企業(yè)原有的業(yè)務(wù)模式和管理理念，提供符合企業(yè)自身需求的檔案整理、檔案查詢、檔案借閱、檔案轉(zhuǎn)移和銷毀流程。同時(shí)還提供電子簽章、水印、數(shù)據(jù)備份在內(nèi)的安全解決方案。
阿里收益
效率提高：電子檔案系統(tǒng)與前端業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)高度集成，實(shí)現(xiàn)靈活歸集智能報(bào)銷、一鍵入賬、自動(dòng)歸檔，實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票的報(bào)銷入賬歸檔全流程電子化管理，降本增效。
成本降低：電子檔案系統(tǒng)上線后，從原始憑證打印配單需要耗費(fèi)大量的人力和紙張成本變單獨(dú)裝訂，無需配單，節(jié)約人力，節(jié)約紙張、節(jié)約物理空間。
查閱快捷：電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)支持對業(yè)務(wù)單據(jù)、發(fā)票、會(huì)計(jì)憑證、自定義標(biāo)簽等多種方式進(jìn)行檢索查閱，查閱快捷，大大提高審計(jì)工作效率。同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理角色分級設(shè)置，檔案系統(tǒng)記錄行為日志，防止泄密及私下復(fù)制留存，對檔案信息安全提供更加規(guī)范的系統(tǒng)支持。
具備災(zāi)備：阿里巴巴集團(tuán)電子發(fā)票數(shù)據(jù)備份、歸檔與存儲(chǔ)解決方案由阿里云提供，可滿足增值稅電子發(fā)票電子化歸檔的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性要求，同時(shí)阿里巴巴集團(tuán)將建立單獨(dú)檔案管理存儲(chǔ)服務(wù)器空間，每天定時(shí)數(shù)據(jù)備份，定期同步更新，保證數(shù)據(jù)的安全性，徹底規(guī)避了丟失、損壞等不可逆的風(fēng)險(xiǎn)。
通過電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)建設(shè)，阿里巴巴集團(tuán)成功降低了企業(yè)的人工成本、管理成本和庫存成本，按年測算預(yù)計(jì)節(jié)省費(fèi)用300萬元。更值得高興的是，阿里巴巴不僅順利完成了企業(yè)財(cái)務(wù)管理的數(shù)字化升級建設(shè)，在入選試點(diǎn)單位名單后，于十月底成功通過了浙江省檔案局的項(xiàng)目驗(yàn)收，經(jīng)歷了幾百個(gè)日日夜夜，云礪（票易通）和阿里巴巴共同嘗到了努力過后成功的果實(shí)。
當(dāng)前，我國正在加快數(shù)字經(jīng)濟(jì)建設(shè)，加速票據(jù)電子化改革，企業(yè)在票財(cái)稅精細(xì)化管理方面需求明顯，對會(huì)計(jì)檔案管理成本、效率、安全性提出新的需求。此次項(xiàng)目只是阿里巴巴集團(tuán)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中的一跨步，企業(yè)未來的財(cái)務(wù)管理工作還存在更多創(chuàng)新實(shí)踐的可能性。云礪（票易通）愿持續(xù)以最有品質(zhì)的企業(yè)服務(wù)，助力企業(yè)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型，與諸如阿里巴巴等全球知名企業(yè)共同成長，擁抱數(shù)字化新機(jī)遇，助推我國會(huì)計(jì)檔案無紙化進(jìn)程加速。
