“隨著國家近年來大力推動財務信息化、數(shù)字化建設，電子票據(jù)（電子發(fā)票、出行單）等原始票據(jù)在各行業(yè)快速推廣。后疫情時代，提高票據(jù)傳遞效率及改變傳統(tǒng)管理方式，實現(xiàn)電子發(fā)票的全生命周期的線上化、電子化管理成為會計檔案管理的業(yè)務痛點。
以國家檔案局等四部委推動專票電子化的契機，阿里巴巴選擇了云礪（票易通），以財務電子檔案項目為切入點，進行了電子發(fā)票電子化報銷、記賬及歸檔的全系統(tǒng)鏈路打通，改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)報銷、記賬及歸檔的模式，并成功通過了由省檔案局、省財政廳、省商務廳、省稅務局聯(lián)合發(fā)起的國家電子發(fā)票電子化報銷入賬歸檔試點單位驗收。
這不僅僅是管理模式的升級，更是服務的升級，簡化了流程、節(jié)約了成本、滿足了檔案管理合規(guī)要求，為其他電子文檔一體化全生命周期電子化管理形成良好示范效應。”
—阿里電子檔案項目負責人楊洪偉（拿督）
響應國家號召，電子發(fā)票無紙化大勢所趨
近期國家檔案局、財政部、商務部、國家稅務總局四部門共同印發(fā)文件，正式確定各省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市試點單位484家，各中央企業(yè)和有關單位試點單位92家，合計576家。電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作在全國已全面鋪開。全流程電子化、自動化、無紙化的電子檔案及數(shù)據(jù)管理的大時代即將到來。
國家檔案局公告
電子發(fā)票、電子會計檔案是完善數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。一系列專票試點、電子檔案文件讓企業(yè)數(shù)字化有據(jù)可依。開展電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔管理試點工作對國家深化改革、社會經(jīng)濟發(fā)展和企業(yè)高效運營具有重要意義。政策驅動下，對企業(yè)而言，構建電子會計檔案管理體系，已成為企業(yè)數(shù)字化升級的“必選項”。
阿里巴巴，財務數(shù)字化升級勢在必行
阿里巴巴集團創(chuàng)立于1999 年，20多年來，阿里巴巴已由一家電子商務公司蛻變?yōu)橐约夹g驅動，包含數(shù)字商業(yè)、金融科技、智慧物流、云計算、人地關系文化娛樂等場景的平臺，服務數(shù)以億計的消費者和數(shù)千萬的中小企業(yè)。2019《財富》未來50強榜單公布，阿里巴巴集團排名第11。2021財年，阿里巴巴生態(tài)體系的商品交易額（GMV）為人民幣8.119萬億元。
阿里巴巴巨大體量的業(yè)務量遠超想象，在業(yè)務的多樣化、生態(tài)的復雜化、布局的全球化以及技術的不斷創(chuàng)新發(fā)展下，完善企業(yè)財務數(shù)字化建設的愿望已久矣。在實施會計信息化建設之前，沿用紙質(zhì)發(fā)票的管理方式對電子發(fā)票進行報銷、入賬、歸檔，導致阿里巴巴集團在電子發(fā)票的接收、流轉、信息歸檔保存中面臨巨大挑戰(zhàn)。
現(xiàn)存問題
（一）電子發(fā)票的傳遞問題
電子發(fā)票從電子普通發(fā)票應用到現(xiàn)在電子專用發(fā)票的推廣，對目前報銷流程和采購發(fā)票處理流程帶來新的挑戰(zhàn)。在內(nèi)部系統(tǒng)未改造優(yōu)化之前，阿里巴巴集團需要員工或者供應商將電子發(fā)票打印出來，郵寄傳遞到財務共享中心進行處理，同時后續(xù)單據(jù)傳遞及歸檔都需要投入人力管理，并未發(fā)揮出電子發(fā)票數(shù)據(jù)電子化、線上化的能力，同時還間接增加了業(yè)務及供應商的操作成本。
（二）電子發(fā)票的審核問題
報銷單審核時，電子發(fā)票PDF版本有重復報銷或者修改內(nèi)容風險，需要對電子發(fā)票單獨下載打印，手工將電子發(fā)票信息錄入到發(fā)票平臺進行驗真查重，增加了發(fā)票處理成本。
（三）電子發(fā)票、單據(jù)管理及檔案問題
電子發(fā)票及其他電子化單據(jù)存儲、利用等操作對于電子化數(shù)據(jù)管理增加了難度，同時針對目前所有歸檔的會計憑證及原始憑證，都需要進行打印整理歸檔，需要投入大量人力，隨著后續(xù)電子發(fā)票陸續(xù)推廣，存儲空間及單據(jù)損毀環(huán)節(jié)存在更多潛在風險。
為積極響應國家政策及解決阿里巴巴集團電子發(fā)票的管理痛點，阿里巴巴經(jīng)過自主申報、相關部門研究及論證，被選為電子檔案管理第三批試點單位。在響應國家加快增值稅電子發(fā)票應用和推廣實施工作的同時，希望通過自身的實踐落地為其他企業(yè)乃至整個行業(yè)起到示范作用。
票易通電子檔案系統(tǒng),實現(xiàn)電子發(fā)票全生命周期管理
作為企業(yè)數(shù)字化升級的積極推進者，云礪一直致力于以科技創(chuàng)新技術，助力企業(yè)實現(xiàn)發(fā)票電子化、供應鏈協(xié)同在線化、財稅處理流程智能化，積累了豐富的票、單、證數(shù)字化經(jīng)驗。為幫助阿里巴巴輕松應對“電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔”等問題的困擾，云礪采用行業(yè)領先的電子會計檔案解決方案——票易通電子檔案管理系統(tǒng)。
借助票易通，為阿里巴巴構建系統(tǒng)化的電子發(fā)票管理流程及標準，實現(xiàn)電子發(fā)票與電子會計檔案自動匹配，關聯(lián)線下實物檔案，完善檔案管理制度體系，為集團相關電子文件的歸檔范圍、歸檔采集、歸檔過程、檔案保管規(guī)則、四性檢測、元數(shù)據(jù)管理、檔案災備以及基于電子檔案的檔案借閱建立了完整的一套標準及信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)了電子檔案的全生命周期管理。
票易通電子檔案系統(tǒng)是以國家財務政策為依托，以加快企業(yè)數(shù)字化轉型為目的，提供全方位的財務電子檔案管理服務。系統(tǒng)支持與報賬系統(tǒng)、結算系統(tǒng)、電子影像系統(tǒng)、銀企直連等系統(tǒng)做接口對接，實現(xiàn)檔案自動化采集，提高檔案采集效率。另外基于企業(yè)原有的業(yè)務模式和管理理念，提供符合企業(yè)自身需求的檔案整理、檔案查詢、檔案借閱、檔案轉移和銷毀流程。同時還提供電子簽章、水印、數(shù)據(jù)備份在內(nèi)的安全解決方案。
阿里收益
效率提高：電子檔案系統(tǒng)與前端業(yè)務、財務系統(tǒng)高度集成，實現(xiàn)靈活歸集智能報銷、一鍵入賬、自動歸檔，實現(xiàn)電子發(fā)票的報銷入賬歸檔全流程電子化管理，降本增效。
成本降低：電子檔案系統(tǒng)上線后，從原始憑證打印配單需要耗費大量的人力和紙張成本變單獨裝訂，無需配單，節(jié)約人力，節(jié)約紙張、節(jié)約物理空間。
查閱快捷：電子會計檔案系統(tǒng)支持對業(yè)務單據(jù)、發(fā)票、會計憑證、自定義標簽等多種方式進行檢索查閱，查閱快捷，大大提高審計工作效率。同時實現(xiàn)檔案管理角色分級設置，檔案系統(tǒng)記錄行為日志，防止泄密及私下復制留存，對檔案信息安全提供更加規(guī)范的系統(tǒng)支持。
具備災備：阿里巴巴集團電子發(fā)票數(shù)據(jù)備份、歸檔與存儲解決方案由阿里云提供，可滿足增值稅電子發(fā)票電子化歸檔的真實性、完整性、可用性、安全性要求，同時阿里巴巴集團將建立單獨檔案管理存儲服務器空間，每天定時數(shù)據(jù)備份，定期同步更新，保證數(shù)據(jù)的安全性，徹底規(guī)避了丟失、損壞等不可逆的風險。
通過電子會計檔案系統(tǒng)建設，阿里巴巴集團成功降低了企業(yè)的人工成本、管理成本和庫存成本，按年測算預計節(jié)省費用300萬元。更值得高興的是，阿里巴巴不僅順利完成了企業(yè)財務管理的數(shù)字化升級建設，在入選試點單位名單后，于十月底成功通過了浙江省檔案局的項目驗收，經(jīng)歷了幾百個日日夜夜，云礪（票易通）和阿里巴巴共同嘗到了努力過后成功的果實。
當前，我國正在加快數(shù)字經(jīng)濟建設，加速票據(jù)電子化改革，企業(yè)在票財稅精細化管理方面需求明顯，對會計檔案管理成本、效率、安全性提出新的需求。此次項目只是阿里巴巴集團數(shù)字化轉型過程中的一跨步，企業(yè)未來的財務管理工作還存在更多創(chuàng)新實踐的可能性。云礪（票易通）愿持續(xù)以最有品質(zhì)的企業(yè)服務，助力企業(yè)財務轉型，與諸如阿里巴巴等全球知名企業(yè)共同成長，擁抱數(shù)字化新機遇，助推我國會計檔案無紙化進程加速。
