近兩年來，隨著經濟的發展,許多企業在日趨嚴峻的競爭壓力下,把控制成本作為開辟第二利潤源、提升競爭力的手段。而作為企業成本控制工作之一的物資庫存管理工作,其重要性企業越來越明顯。庫存管理得當能為企業降低成本；庫存管理不當則容易造成庫存不足或庫存過量，影響企業的正常運營。一切庫存都是有經濟價值的資源，利用好庫存管理就能為企業節省大量資金。
以中小型貿易公司庫存管理為例，項目進行中需要把庫房內的庫存及時清空，以確保不會產生物資積壓。在保證最大限度地提升工程施工質量的同時，降低庫存管理成本。庫存管理對企業工程物資管理起著十分重要的作用，不過在實踐的過程中還存在很大的困難。為了最大限度的合理利用貿易物資，提升貿易項目的經濟效益，貿易物資管理人員不僅需要學習庫存管理管理思想，而且需要學習借助工具來幫助自己實現工程物資零庫存。
對于很多大型企業來說，為了實現庫存管理的最優化，購買價格不菲的庫存管理軟件，并投入專職庫存管理人員，以保持庫存的正常周轉。但對于小微企業和小中項目型企業來說，這樣的庫存管理模式所投入的成本過高，有些力不從心。并且現代工作節奏不斷加快，倉庫管理模式也在悄然發生著變化，傳統倉庫管理軟件的局限性和弊端也漸漸凸顯出來。如：
1靈活性差，必須通過電腦才能進行出入庫操作
2庫存管理軟件價格高，不適于小微企業
3庫存信息掌握在庫管員手中，無法實現多人多地實時查詢庫存信息
4剩余材料積壓，不能實現資源整合
在科技發展的助推下，一場項目管理信息化的變革隨之興起，信息化項目管理軟件出現在我們的視野中，它以靈活性和便捷性深受中小項目型企業的歡迎。下面我們就以華夏迅達商貿有限公司管理為例，看一下信息化項目軟件的庫存管理功能是如何實現的：
項目背景：
北京華夏迅達商貿有限公司成立于2003年，下屬有兩家分公司。公司致力于產品的市場開發、銷售、品牌的建立及維護，致力于向社會提供一種優秀的產品和服務；以及在產品的流通中承擔著貿易商的角色。公司主要經營金烏炭雕，一種以活性碳為原料，利用科技加工而成的擺件，掛件，車飾等，可吸附空氣中甲醛等有害氣體、苯及同系物、一氧化碳、二氧化碳、氨氣多種有毒有害氣體及煙霧、能長期有效凈化空氣、消除污染，維護人體健康。公司同時銷售玩具，出口至東南亞等多個國家，公司在作為市場經濟中的中小型商貿公司，具有十分強大的活力，靈活性很強，公司業績也一直在上升。
信息化需求
北京華夏迅達商貿有限公司在北京和山東下設有分公司，在各地級市有終端賣場、專賣店以及總代理。隨著公司規模的擴大，業務量急劇上升，終端賣場的數量也在增加，同時產品種類也在增加，這個時候一方面數據量在快速的增加，各大賣場每天的訂貨量和訂貨的產品種類變化加快，同時退貨頻繁，訂單和庫存的不一致經常性出現，使得采購和進貨受到影響，此時手工處理數據已經很吃力；另一方面，總部和分公司終端賣場的分離使得各個辦事機構之間的信息傳遞也不及時，公司需要及時的得到各地級市分賣場的銷售狀況和進退貨狀況，但是賣場本身手工處理數據幾句需要花費大量時間，然后傳真或是在網上傳至總部，時間上已經滯后，而總部的決策又需要及時的信息，以決定資金的使用和產品的采購，所以手工辦公下出現了不少問題。
因此，公司決定用信息系統來解決這種局面，但作為中小型公司來說，在上信息系統之前是有不少顧慮的，公司的規模有限，能夠拿出來的用于信息化的資金量也是有限的，怎么在有限的資金下做好信息化是要深層考慮的問題；作為中型的商貿有限公司，本身人力資源不是很龐大和充裕閑余，在上了信息系統后，不可能專門成立信息部門來管理信息化的問題；作為中小型公司，活力和靈活性至關重要，不能上了信息系統后，讓公司的運轉變得遲鈍，業務流程不能固化，要能夠隨時的根據發展來變更，機構更不能變得龐雜。
公司希望上了信息系統后能夠清楚及時的掌握幾百種產品的庫存和在各大賣場的銷售狀況，同時要知道各大賣場總體上的銷售狀況，從而決定在各個區域采取什么樣的商貿政策。
軟件選擇
毋庸置疑，信息化在當今已經成為企業的競爭力之一，成為評價企業實力的標準之一。北京華夏迅達商貿有限公司考慮的是選擇什么軟件來進行信息化建設，既要確保信息化建設的成功，又要盡量以最少的投入獲得最大的收益。北京華夏迅達商貿有限公司對于信息化有著自己非常清醒的認識，信息化的需求來自于企業發展的要求、自身競爭壓力的要求。需要哪些系統，暫時還不需要哪些系統，都要視管理的需求而定，而不是以技術為主導憑空計劃著用什么系統來解決什么問題，目標要明確、具體和適當，信息化一定要根據企業自身的需求和經濟實力來確定合適的目標，不能貪大、求全和不切實際。
北京華夏迅達商貿有限公司把企業的主要核心業務列舉了出來，進行了具體的分析，主要需要解決公司的銷售信息的共享和庫存問題的解決，而且公司的業務變動很快，所建立的信息系統要具備很強的變動性，公司也不能承受后期的巨額維護和二次開發的費用，同時要考慮到信息的集成性。而要滿足這些要求，最好是公司的業務人員自己開發信息系統，公司領導慎重考慮后決定采用勤哲Excel服務器來進行初期的信息化建設，也就是解決目前的迫切問題，因為在勤哲Excel服務器軟件上的投入相當的低廉，而且是共享軟件形式，基本上沒有任何風險，對公司也不會有什么影響。
勤哲Excel服務器自主設計信息系統
實際上，想要徹底解決銷售和庫存問題，首先自然要解決基礎信息的問題，建立產品模板和加盟店信息模板，基礎的信息就維護好了。要掌握各賣場、專賣店和總代理的銷售狀況，只要建立好加盟店訂貨和退貨的模板，各分支機構遠程填報就可以了，這樣公司可以及時的掌握各地的銷售狀況，賣了多少，收入多少，需要進貨多少都能在當時反饋到總部，以保證制定好銷售計劃和產品報價，通過信息系統的報表分析可以進行比較準確的市場預測，根據加盟店的訂貨退貨信息，形成單據轉交庫存，根據訂單組織庫存的進貨和出貨，根據自身業務人員建立的信息系統簡易實用，很好的解決了目前業務中的銷售庫存采購問題。
北京華夏迅達商貿有限公司表示，更為重要的是即使以后公司發展需要擴充功能，由于勤哲Excel服務器的數據都統一存放在服務器的數據庫里面，通過標準的模板來實現信息傳遞和共享，所以以后系統擴充也可以保證信息的集成處理。這一點對于北京華夏迅達商貿有限公司來說非常重要。
應用效果
對于中小型公司的信息化，最重要的是選擇適合公司業務的軟件來建立信息系統，公司選擇勤哲Excel服務器軟件自主構建信息系統。
首先，節約了成本，相對于高昂的ERP費用，在勤哲Excel服務器軟件上的投入性價比非常高，確實讓信息系統使用了起來，不至于讓信息系統成了公司的擺設而派不上用場；通過自己的業務人員構建的系統簡單易行，操作簡單，而且很好的解決了實際的業務問題，不用為以后的升級擴充犯愁，現在的業務人員已經精通了勤哲Excel服務器的使用，以后其他部門需要使用系統了，到時候再構建就可以了；而且無需考慮信息不能整合的問題，因為勤哲Excel服務器從始至終的標準是一致的，數據通過統一的方式處理，以后擴充的系統數據和現在的系統數據能夠很好的共享。
以上就是有勤哲Excel軟件中關于庫存管理的功能示例，如果您想了解更多項目管理有關內容，請持續關注“勤哲Excel軟件”官網\公眾號平臺。
