會議效率低下一直是職場人的普遍痛點。冗長的節奏，即興的跑題，模糊的結論……我們一邊埋怨著會議的無休無止、毫無產出，一邊似乎也無計可施。高效的會議到底該如何打造？山東某金融控股集團也遇到了這樣的煩惱，和華天動力OA的工程師們積極溝通后，通過會議模塊的設置，有效解問題，提高了會議效率。
某金融控股集團有限公司主要從事資本運作及資產管理、股權投資及管理、互聯網金融、信用擔保和再擔保、企業重組、并購咨詢等經營業務。隨著經營范圍不斷的擴大，經營業務不斷的增多，管理層每天都需要通過會議的形式來指引和領導集團的發展，由于缺乏數字化的會議管理流程，存在以下痛點：
1、會議繁多，每天每個人可能會需要參加幾個會議，時間容易沖突；
2、公司的分布在不同的城市地域，開會需要打破時間和空間的概念；
3、會議多，會議室需要專門的人去管理、編排會議的時間，經常容易出錯，導致2個部門搶會議室，導致人力上的浪費；
4、會議沒有完整的記錄，無法完整的傳達落實下去，造成管理資源的浪費。
華天動力OA的工程師們了解情況后，建立了數字化會議管理平臺，優化了金融公司會議流程，順利解決問題。
建立會議日歷，會議內容明確
模糊的會議內容，往往導致低效的會議。金融集團由于會議較多，有些員工直到會議要開始了，才想起來要開會，導致匆匆開會，效率低下。華天動力協同OA系統會議管理模塊，用戶通過對會議日歷的查看，可以一目了然的知曉在哪個時間段、哪個會議室有什么會議，并且提供了日、周、列表的查看方式，使查看畫面更直觀，更清晰。
對于組織會議的人預定會議室也非常方便，直觀了解哪個會議室被占用了，也可以提前將被占用的會議室預定出來，待會議室空出后方可直接用此會議室發布會議，可實現有效的、合理的分配會議室資源。
二、實時回執查看，二維碼簽到
有時候會議通知發出去了，金融集團的管理者滿懷激情準備開會，卻發現參會的人寥寥無幾，不免窩火，經了解，發現很多人根本沒注意到開會通知。
華天動力協同OA系統會議管理，每項會議的發布都可由與會人員做出是否參會的回執，會議發起人可以根據回執情況做出相應的會議準備和調整，會議的回執信息實時、準確，為會議管理者提供了便利，會議新建時候還可以對會議參與人出差外出進行校驗。如果碰到開大會，還可以支持內部人員、訪客掃碼簽到，簽到記錄可存檔、導出，這樣大大提高了參會效率。
三、電子會議紀要，落實任務分配
會議的內容如果沒有轉換成文本，往往就會流于形式，開完就忘記了。會議紀要創建、傳閱、轉文檔、轉任務等功能讓會議的精神得到快速的傳播、會議的內容得到完整的保存、會議的工作得到有效的落實。在華天動力協同OA系統會議模塊，會議紀要員可以在針對某個已經結束的會議建立會議紀要。只需要填寫會議主題、類型、主辦部門、會議時間、會議室、與會人員、發送紀要給哪些人、紀要內容、附件信息等內容發送給相應人員；在發送會議紀要時還可以選擇發送會議紀要并轉任務，此處為了方便需要落實工作的會議，在紀要發送的同時直接創建工作任務，進行工作分配，直接將會議決策決議的內容落實。
金融控股集團有限公司在使用華天OA的會議管理功能以后，行政部相關人員對華天的專業性給予一致好評，現運行的OA系統能夠99%的按照公司原有業務模式運轉，無論是在申請會議、會議的召開及會議紀要等各個環節，都完美的還原了其以前線下的管理方式，并且能在數據的準確性、管理的規范性、操作的便捷性上都為公司會議的順利開展提供重要技術支撐。
