在RUPT（急速Rapid、莫測Unpredictable、矛盾Paradoxical、纏結Tangled）時代下，企業面臨著巨大的不確定性，疫情影響、政策調整、市場環境變化、企業業務轉型等不同場景都對組織人力資源管理產生巨大影響，并加速了在線辦公、在線會議、在線學習等人力資源數字化科技的普及，其中，電子簽約作為企業人力資源管理轉型的關鍵數字化設施，日益受到HR們的關注。
6月16日，人力資源領域專業機構智享會在深圳舉辦了人力資源線下展示會，活動吸引了全球食品巨頭瑪氏中國、領先精密儀器及衡器制造商梅特勒·托利多、李錦記集團旗下無限極、中興財經等各行各業的企業人力資源領域專家與從業者參會，大會也邀請了電子簽約行業知名廠商上上簽電子簽約，為近千位HR進行了電子簽約相關答疑。
在現場，圍繞電子合同展開的討論愈發深入，大家不僅關心“電子簽約是否安全合規”等基礎問題，更延伸至“電子簽約如何提升HR共享服務中心效能”、“電子簽約與HR系統以及公積金社保個稅系統的連接”、“電子簽約在企業中領先的應用經驗及效果”等電子簽約落地應用的業務問題。
對此，上上簽電子簽約將HR們問及較多的問題做了概括答疑，希望能幫助大家更好地了解認識電子簽約。
第一部分：電子簽約的法律有效性
1. 電子簽在人力資源領域有哪些常見的應用場景？
上上簽電子簽約：通常在員工入轉調離各個階段都可以應用，具體如下：
入職前：面試通知函、入職信息登記表、錄用通知函、背調協議等；入職中：勞動合同、保密協議、競業條款、員工手冊、入職履歷表等；在職階段：在職證明、居住證明開具、收入證明、異動申請單、人事變更確認單、改簽/續簽合同、績效表格等；離職階段：離職申請、交接清單、離職證明、勞動關系解除協議書等；還包括疫情期間的特殊應用，比如疫情防控承諾書、企業復工證明、個人健康確認單、居家醫學觀察告知書等。
2. 判斷電子簽有效的依據是什么，法律效力如何？
上上簽電子簽約：《民法典》規定電子合同也是書面合同的一種，電子簽的法律依據來源于《中華人民共和國電子簽名法》，該法第十三、十四條規定：可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力。
《勞動合同法》要求用人單位與勞動者簽訂書面勞動合同。2020年3月，國家人社部印發《人力資源社會保障部辦公廳關于訂立電子勞動合同有關問題的函》，文件明確：用人單位與勞動者協商一致，可以采用電子形式訂立書面勞動合同。
上上簽在服務客戶的業務實踐中，有客戶與勞動者實際發生勞動糾紛，經勞動仲裁勝訴后，勞動者申請法院訴訟，客戶勝訴且法院明確認可上上簽的電子勞動合同的判例。
舉例：(2018)桂0924民初1193號；（2018）贛0902民初5080號；（2018）云0402民初4215號；（2018）渝0112民初22139號；（2019）川0107民初1302號。
3. 國內各省市勞動法規是否已經全部接納電子簽約？
上上簽電子簽約：疫情以來，國家陸續出臺了多個政策，鼓勵用人單位簽署電子勞動合同。
2020年3月，人社部就發布了 《人力資源社會保障部辦公廳關于訂立電子勞動合同有關問題的函》，說明了用人單位可與勞動者協商一致訂立電子勞動合同。采用電子形式訂立勞動合同，應當使用符合電子簽名法等法律法規規定的可視為書面形式的數據電文和可靠的電子簽名。
2021年7月，人社部發布《電子勞動合同訂立指引》，指出各地要加大《電子勞動合同訂立指引》的宣傳力度，指導有訂立電子勞動合同意愿的用人單位和勞動者，參照《電子勞動合同訂立指引》協商一致訂立電子勞動合同，確保電子勞動合同真實、完整、準確、不被篡改。
據了解，除少數偏遠地區，全國各地都有在使用簽署電子勞動合同的應用。從法律實踐看，勞動法規各地是可以接納的。
考慮到我國各地經濟發展不均衡的現狀，在人為的主觀認識上，電子簽約的普及程度有所差異，但是在法律和政策層面電子簽約的應用和推廣不存在任何障礙。
4. 電子簽功能與《個人信息保護法》是否存在政策沖突？
上上簽電子簽約：電子簽功能與《個人信息保護法》不存在政策沖突，首先電子簽功能是基于電子簽名技術以電子合同為載體，在線上達成合約的一種方式，與線下簽署合同一樣。《個人信息保護法》是為了保障個人信息不會被系統過度采集和過度應用。
由于《電子簽名法》中規定電子簽約需要由相關認證機構頒發帶有簽約方信息的數字證書，因此在采用電子簽約前，對于簽約方的個人信息采集流程是否規范，采集目的是否告知，應用范圍是否明確，信息管理和保密是否安全，才是電子簽約平臺依據《個人信息保護法》需要進行流程規范之處。
上上簽電子簽約平臺滿足《個人信息保護法》相關要求，遵循最小必要原則，僅采集電子簽約所需信息，并遵循相關合規要求，加密存儲，未經用戶同意不會用作他途，在支持電子簽約順利進行的同時，保護用戶隱私信息。
第二部分：電子簽約在企業的應用成效
5. 電子簽章和電子合同在HR共享服務中心的成功應用舉例？
上上簽電子簽約：上上簽服務過將電子合同應用于共享服務中心的客戶有貝殼找房、美團、理想汽車、世茂、達能等企業。其中理想汽車作為造車新勢力企業，隨著近幾年新能源汽車的火熱，在2021年初業務增長速度很快，企業人員不斷增加并遍及全國各地，人力資源面臨著招聘、培訓等管理壓力。HR要支撐幾千人的入轉調離，需要復印合同，填寫合同，準備入職材料，全國郵寄快遞，還不能保證寄到外地的文件是否都能收回，以及文件簽署是否有效。
因此理想共享服務中心在進行信息化建設時引入上上簽作為電子簽約解決方案提供商，總部HRSSC團隊支持全國員工入轉調離等流程中相關合同的簽署。在完成簽約線上化的同時實現了人事流程線上的自動化閉環，通過技術賦能團隊運營。
6. 電子簽約的成本與降本增效之間的性價比如何衡量？
上上簽電子簽約：每個客戶的現狀、需求不一樣，電子簽約系統的ROI取決于客戶的實際情況。
一般與紙質簽約相比，使用電子簽約能夠縮短平均簽約周期95%（紙質合同平均簽約周期3天縮短到電子合同平均簽約周期3分鐘），降低簽約成本60%（快遞費）。電子簽約作為現代商業交易的基礎設施，企業內外部推行電子簽約，不僅僅是簡單的將紙質合同變成電子合同,更是對其業務創新與管理經營的一次數字化變革。
2019年世茂集團引入上上簽電子簽約，應用在員工入職、續簽、調動等場景。據世茂人力行政平臺統計，引入電子簽約后，員工簽署時間由平均20分鐘縮短至5分鐘，簽署的紙質文件數量減少約70%，HR部門全年人力成本節約3000+小時，HR協同效率、員工體驗和綠色可持續等方面都取得了顯著成效。
第三部分：電子簽約與HR系統的協同與部署方式
7. 電子合同、電子簽、電子章、電子檔案是否可以拉通？
上上簽電子簽約：電子合同、電子簽、電子章是大家不同的叫法，其本質都是按照《電子簽名法》的法律法規要求，通過密碼技術對電子文檔的電子形式的簽名。
比如我們平常所說的勞動合同、員工手冊、保密協議、在職證明、收入證明、離職證明等等，都可以實現線上電子簽署。
隨著企業人力資源信息化建設的完善，公司一般擁有很多HR系統，如招聘系統、核心人事系統、內部OA等，員工在入、轉、調、離各環節的各類單據，均可以實現電子簽。上上簽電子簽約可以提供簽前、簽中、簽后全生命周期的合同管理。通過API接口的形式，與現有的HR系統、電子檔案系統等進行打通，實現員工全生命周期過程中簽署的相關電子文檔的統一存儲與管理。
電子檔案系統通常支持批量導入，或者接口集成方式即可從相關業務系統自動收集人事檔案。后續相關的員工檔案查詢、借閱、銷毀等都全程電子化。
8. 在人力資源場景的實現方式通常是怎樣的，以及與線上流程、HR系統之間的關系如何？
上上簽電子簽約：電子簽約平臺通常支持和企業內部的核心人事系統通過標準API接口進行集成打通，在不改變原有入轉調離流程的情況下，HR可以在核心人事系統發起電子合同給到員工簽署通知，雙方簽署完成后，系統可以實時下載同步。
目前我們支持與市面上常見的核心人事系統對接，諸如SuccessFactors 、Workday、北森、Moka、蓋雅等。另外如果企業在相關系統建設上還不夠完善，也可以獨立使用上上簽的簽約平臺完成簽署工作。
9. 電子簽約是否可以與社保公積金個稅系統連接？
上上簽電子簽約：上上簽開放標準API接口，技術上可與任何第三方系統進行集成。
2021年6月杭州人社網簽電子勞動合同平臺(簡稱“杭云簽”)首創政企合作新模式,通過與上上簽為代表的電子簽名服務商開展技術合作,加速杭州電子勞動合同普及。
除此之外，上上簽還與河南省人力資源開發中心、江蘇就業指導中心等政府部門、公共服務機構合作，助力國民數字就業。
10. 關于電子簽約的部署，SaaS云部署、本地部署如何選擇？
上上簽電子簽約：首先電子簽約沒有絕對的本地化，按照《電子簽名法》的要求，需要對所有的簽約主體進行實名認證、申請數字證書，簽名文件要包括簽署的時間戳信息，以及簽約的全過程要保證法律合規，證據鏈完整、可追溯。這些都需要與權威的機構進行外網的連接，如實名認證機構、CA機構、國家授時中心、公證處等。
完全本地化，會存在法律瑕疵，發生糾紛后，很難自證清白，所以更推薦云部署的SaaS服務商。同時，相比較本地化部署，云部署在部署方式上更加輕量，即開即用，無需單獨采購服務器硬件，也省去了運維的成本。
電子簽約連接的是企業和企業、企業和個人、個人和個人，采用傳統本地部署也很難實現互連互通。
對于HR場景，特別是疫情，上上簽作為電子簽約SaaS服務商所提供的電子簽約平臺，可以即開即用，滿足快速上線的需求。
11. 主流廠商移動端的使用體驗如何，身份驗證是否便捷？
上上簽電子簽約：上上簽支持用戶在多平臺多終端進行實名和簽署，如PC網頁、手機網頁、APP、微信（公眾號、小程序）等。
上上簽支持相對方個人/企業的實名認證，提供多種認證方式，供相對方靈活選擇。針對實名認證過程出現操作問題，由專門的400服務熱線及在線客服人員提供技術指導服務。同時，支持由企業配置指定相對方采用其中1種或多種組合方式完成實名認證。
中國新能源汽車制造商評價電子簽約：“很多員工反饋從來沒見過如此高效的入職，有助于提升一線員工的認同感，降低流失率”。
12. 使用電子簽約后，如何保證員工及時收到電子簽約信息？
上上簽電子簽約：上上簽擁有自有消息通道，如短信、郵件、微信公眾號、小程序等，可用于傳送電子合同的簽署通知。
同時，簽署通知中的簽署鏈接，可通過上上簽接口獲取，再由內部OA，如企微、釘釘、飛書等對員工進行發送觸達。
一旦通過上上簽生成并發出的合同，都有詳細的簽署狀態記錄，不僅記錄了員工是否簽署，甚至員工是否點開過鏈接、是否閱讀過電子合同都有記錄。HR可通過合同的簽約狀態進行跟催，通過上上簽平臺手動發送提醒。
同時，簽署鏈接可以自定義簽約截止時間（即鏈接失效時間），通過后臺配置，可對即將截止簽約的合同通過系統發送自動提醒到HR和員工。
結語
上述就是上上簽電子簽約為HR們整理的答疑集錦，并且，這些問題也是眾多500強企業與行業頭部企業人力資源部門轉型電子簽約時普遍關心的問題。據了解，2021年6月，上上簽電子簽約服務企業客戶數在行業內率先突破1000萬家，其中，百事、達能、海信、星巴克、世茂集團、中通等500強企業都已經在人力資源管理中引入上上簽電子簽約科技。上文中很多問題的答案不乏來自于500強與各行各業的領跑企業電子簽約項目實施經驗，相信會給正在或即將進行電子簽約實踐的廣大HR們一些啟發。
