達爾文曾說過“能夠生存下來的生物,既不是最強壯的,也不是最聰明的,而是最能夠適應變化的物種。”對于企業而言亦是如此。
面對今年充滿不確定性的外部環境,很多企業都感受到了壓力。需求不振、產能受限、現金流承壓……種種壓力都迫使企業節衣縮食,如何更好地“降本增效”更是上升為生存問題。
最近在大家都忙著做半年度復盤之時,節點財經重點觀察了各行各業的“降本增效”舉措,并采訪了多位來自企業核心“花錢”部門——采購部的一線員工,一起來聊聊他們是如何在工作中運用數字化工具來開源節流、變相為公司創造利潤。
1.另辟蹊徑 “以質換價”艱難時刻也能降本7%
“最近兩個月,老板跟我談話討論降本的事已經不下十次了。”上海正歆設施管理服務有限公司(以下簡稱“上海正歆”)的采購負責人李星華感嘆道。
上海正歆是一家外包服務解決方案供應商,主要為客戶提供包括清潔、辦公支持、安保、會務及工程服務等外包服務,以上海為核心向全國輻射,已拓展服務城市超過80個。由于服務范圍廣、項目點多,過去幾個月受疫情影響業務縮緊,降本增效自然成為企業經營和發展的關鍵。
李星華所在的團隊主要負責洗滌設備、清掃設備的采購,年采購額2000萬元左右,是上海正歆年支出成本最多的部門之一,由于采購規模很大,哪怕降本1%,也能為公司節省不少成本。
但事實是,今年不僅業務開展艱難,采購降本也遇到了阻礙。特別是進口的紙漿、聚乙烯、金屬產品等化工原材料價格不斷上漲,甚至是一天一個價格。
在這種“艱難時刻”,李星華和團隊迅速總結出了兩套方案。
第一套方案是“以質換量”,李星華以其團隊服務的一個大型商場項目為例:過去該商場使用的卷紙主要集中在低端產品上,但由于低端產品的吸水性一般,客人常常需要2-3張才能將手擦干。李星華和團隊嘗試在采購時反其道而行之,不僅不控制商品單價,反而提高擦手紙的產品等級,這樣雖然產品單價上升了,但卻能有效減少整體的消耗量。經統計,通過“以質換量”的操作,單單這一個品類的采購成本,就實現約7%的下降。
另一套方案則是“以量換價”。過去上海正歆主要實施的是分散采購模式,全國80多個城市的采購項目都依靠大量的本地供應商,導致每一家供應商的采購量都不大。現在上海正歆更傾向于通過集采的方式把全國所有的訂單交給一家供應商,雙方建立戰略合作關系,這樣不僅能夠以量換價,還方便建立數字化平臺打通審批、財務、資產管理等環節,進一步提升采購管理效率。
李星華介紹,上述兩套降本增效方案的實現,是基于2020年就和京東企業業務開始的合作探索。“現在通過京東慧采上豐富的商品資源及智能選品推薦,我們可以快速找到不同情況下的解決方案,滿足客戶的需求。同時,京東慧采也為我們全國的采購項目提供了統一的采購入口,通過母子賬號功能各地業務部門都能直接在京東慧采上選擇商品并上傳訂單需求,再由總部統一進行審批、結算和管理,同時也都可以在后臺實時查看供應鏈配送信息,隨時掌握交付情況,節省了我們很多的時間成本。”
2.找到人效、成本平衡點對中小企業至關重要
“很多人將采購等同于購物,降本就是省錢,這樣的理解其實是非常片面的。” SIA國際藝術教育的行政負責人王偉說道。作為一家教育機構的行政負責人,王偉和團隊一直是兼顧總公司和全國12家分校的物料采購工作,是公司運轉的“關鍵齒輪”。
目前,SIA國際藝術教育主要采購物資大體上分為兩類:一類是辦公器材設備、數碼電腦耗材、辦公文具、辦公生活等日常辦公用品,一般是兩周進行一次查漏補缺的采購;一類是校區使用的藝術培訓教學用品和耗材,采買節奏基本是校區隨時提報需求清單,行政即時進行采購。
王偉表示,在為校區采購教學用品和耗材時,經常會有一些量小但不可或缺的需求。以藝術教學使用的布料采購為例,由于各分校課程不同這類教學耗材并非是全部校區的剛需,屬于典型的“個性化采購需求”,這類耗材的采購量不會很多,但個性化需求卻比較多,需要反復和業務部門溝通,往往會讓采購人員的精力消耗在大量而繁瑣的工作中。
因此,為了提升效率,SIA國際藝術教育從2016年就開始在采購端進行數智化嘗試。“以往,我們在線下進行采購任務均需要經歷詢價、審批、招標、合同簽訂、供應商管理等多個流程,耗時非常長,協同效率也比較低。而線上采購平臺則為我們節省了很多流程,同時還有一大優勢是價格透明,可以很方便地橫向對比。現在只要是線上采購清單上列舉的商品,我們就可以跳過比價階段直接下單。”王偉說道。
經過6年的發展,SIA國際藝術教育的數字化采購已逐漸成熟,王偉在采訪中表示,目前其公司98%的采購都是在線上采購完成。
基于線上采購模式的成熟以及SIA國際藝術教育今年整體開始實行“降本增效”戰略部署的背景下,王偉所在的行政部也開始思考如何持續提升公司的采購效率。
王偉介紹道,目前公司主要是將組織分工重新進行了切割調整,基于京東企業采購平臺的母子賬號統一審批的功能,傳統的電腦、電視等高價值資產及日常辦公用品仍由總部統一采購,進行價格和品質把控;而市場活動用品和教學材料用品這兩類需求極為多樣的易耗品,則將采購權下放至業務部門。“目前這一調整顯著提高了采購的精準性和速度,人效方面提升了30%。”
3.大企業的選擇將流程優化做到極致
很多人覺得大企業采購的成本和人效控制會比中小企業擔子輕得多,畢竟規模效應擺在那里,議價能力要遠遠強于中小企業,但是58集團的采購負責人姚瑤并不這么認為。
有著16年采購經驗的姚瑤表示:“大型企業的采購管理鏈條極長,從最開始和業務線溝通需求、制定采購方案,到供應商的開發尋源,再到做詢比價判斷、簽合同、付款,以及后期的項目驗收,出現問題后的售后處理,每一個環節都需要采購人參與其中。這一過程中投入的時間、人力、資源對于企業而言都是成本。”
以58集團每年都會采購的工作手機為例,姚瑤表示,“過去,我們在接到部門采購需求申請后,會和業務團隊詳細溝通手機的使用場景、性能需求,并基于這些信息聯合供應商進行選品、制定采購清單,再由業務部確認后,進行采購審批和財務審批,審批完成后才正式向供應商發起訂單。”
以上這套流程走下來,采購人不僅要投入大量的時間和精力在選品、議價、簽約、支付、開票、物流運輸等環節,還需要溝通大量的主體,包括業務人員、財務人員、供應商、物流服務商等,并將信息層層反饋。
“有時候每天光同步、轉發的郵件和消息就能達到成百上千條。這類重復性、機械性的工作雖然難度不大卻異常折磨人,因為這些工作都要求準確度,一旦失誤就會造成資金的損失。如果能將這些簡單的重復性工作交給系統來完成,無疑能夠節省大量的綜合成本。”
為解決這些問題提高工作效率,58集團開始逐步對采購工作進行數字化管理,與第三方的平臺服務結合,優化其采購及結算系統,用“數字替身”將采購人從重復性的工作中解放出來。
其中,58集團通過跨平臺技術接入京東VOP,直接把采購、結算系統與京東供應鏈能力連接起來。例如,在選品環節,能夠實現商品的智能搜索與在線比價;在合同簽收環節,可通過電子合同、電子簽章等方式實現在線驗收;在資產入庫環節,可自動申請入庫;在結算環節,按照合同約定周期統一進行公司間結算,大幅提升了采購工作的效率和準確性。
姚瑤表示,“通過數字化系統沉淀下來的大量采購數據,能夠輔助集團更好地去做采購策略和分析,進一步提高采購資金的利用率。另外,對比以往的傳統采購模式,通過數字化采購管理我們的人效至少提升了30%。”
在今年這樣一個特殊的背景下,數字化采購還有另一個重要的優勢—保障供應鏈的韌性。“疫情期間有些供應商因為處于封控區,無法發貨,如果僅僅依賴一家供應商,那么就可能真的一件貨也收不到。通過采購平臺可以快速尋源到全國各地的供應商,大幅提高供應鏈的韌性。畢竟采購作為職能部門,還是要以保障業務需求為優先,如果需求都滿足不了,降本也無從說起了。” 姚瑤說道。
4.公司快速發展采購工作也要跟上節奏
當然了,也不是所有企業都被疫情所困,許多提供數字化服務的高新技術企業,近年來不但沒有受到疫情影響,還實現了逆勢發展,剛剛完成C輪融資的UINO優锘科技正是其中之一。
隨著企業數字化進程的加快,數字孿生技術成為傳統行業數字化轉型的重要抓手,UINO優锘科技憑借純自研的數字孿生產品及服務矩陣實現了業務的高速增長,截至今年5月,其一站式數字孿生平臺上已有超過12萬的企業用戶。
為了進一步擴充工具鏈能力,打造具有國際競爭力的數字生產力工具平臺和生態,團隊規模開始高速增長,至今其在全國22地鋪設了分支機構,團隊規模去年到今年從700人飆升至1400人,研發人員占比達70%。這對于UINO優锘內部的采購管理工作而言,也在不斷增加難度。
UINO優锘科技采購負責人劉玉龍表示,過去為了保證電腦的售后服務和物流速度,UINO優锘主要通過本地供應商進行采購,但當公司拓展到全國多個城市后,這一方式逐漸開始不適用:
一方面,隨著人員及新辦公空間的增加,除了日常辦公用品、固定資產的采購需求外,還增加了對于辦公家具、電器、綠植、耗材等品類的采購需求,以往的供應商基本都是針對某單一品類無法覆蓋如此多需求;
另一方面,傳統的供應商采購非常耗費人力成本以及時間成本,對于企業而言,行政人在采購過程中付出的時間成本,屬于采購的隱性成本。
于是,UINO優锘科技嘗試尋找一個可以同時滿足其企業經營、生產各領域多樣化場景采購需求,且能覆蓋全國范圍的供應商。那對于上述的問題,UINO優锘科技究竟是怎么解決的?
“我們通過一個‘編外同事’,解決了全國22個辦公空間采購無法統一、多個供應商管理復雜等一系列問題。”劉玉龍說。
節點財經了解到,他提到的這個“編外同事”同樣是京東企業業務的數字化采購服務平臺。UINO優锘科技通過京東企業業務的“快采購、輕管理、一站式”數字化采購服務平臺,實現了全國22個辦公空間的統一采購、結算、交付、售后等全流程的數字化管理,在采購效率方面實現了質的提升。
據劉玉龍回憶,過去一年UINO優锘科技采購部門的工作量呈指數級增加,但靠著京東數字化采購服務平臺,在完全沒有增加人手的情況下,依然及時、準確地完成了所有的采購任務,并實現了10%的綜合成本降低。
對于未來采購行業的發展,他篤定用平臺技術代替人力,肯定是一個大的趨勢。“未來,UINO優锘將會把數字化采購貫徹到底,按照目前的情況來看,即便公司規模再擴增一倍,采購崗位也不需要投入更多人力。”
降本增效是起點,數字化轉型才是終點
在以上的企業案例中我們能夠看到,在摸索降本增效有效方法的實踐中,普適性強、見效快的數字化采購管理成為了企業們的“共同選擇”。
這一趨勢也同行業專家的觀點不謀而合。中央黨校(國家行政學院)經濟學部教授許正中此前就公開表示,通過數字化、智能化、無接觸技術等工具創新供應鏈運行方式,促進供應鏈暢通和協同,提高供應鏈效率在當前新一輪新冠肺炎疫情反復的大背景下尤為重要。
全社會要加快全供應鏈業務協同,開放數字化資源和能力,幫助傳統企業和中小企業實現數字化轉型,提升企業整體運行效率和供應鏈上下游協同效率。
在這一行業需求的帶動下,越來越多的企業服務商也開始發力、布局數字化采購服務賽道,完善相應的企業服務市場。
節點財經觀察到,目前,京東企業業務已針對大型企業、公共機構、中小微企業等不同類型客戶打造了多元產品矩陣,能夠幫助全量政企客戶將采購全流程數字化,不僅可以打破企業采購時多部門、多環節之間的溝通壁壘,還能夠實現全流程數據的可視化管理。
在采購基礎上,京東企業業務還將服務延展到了資產管理、市場營銷、財稅管理等高頻運營場景,通過供應鏈產業鏈協同創新提供數智化管理方案,助力企業數字化發展,實現降本增效、創新經營。
我們有理由預見,在未來相當長一段時間內,企業面臨的外部壓力仍長期存在。能否充分利用數字技術將“降本增效”落到實處,向內挖掘發展動能,將成為企業核心競爭力的重要組成部分。
文章來源:節點財經
