在后疫情時代,帶來了數字經濟的蓬勃發展,也讓企業發展面對著更為復雜的不利因素。各大企業為了應對外部環境的變化,并在激烈的市場競爭搶占先機,開始擁抱數字化變革,從組織、管理、財務、業務、系統等方面梳理,推動傳統業務的創新升級,加速完成數字化轉型。數字化轉型也成為2022年公司成長的關鍵驅動因素。
財務部門若想要在公司的業務升級中提供強勁的助推力,必須先自身完成數字化轉型。因此,中國數碼決定與百望云合作共同建設財務共享服務,主動出擊推動財務數字化轉型,繼而為業務提供數據與策略的支撐,重新激活財務價值。
中國數碼信息有限公司(文中簡稱“中國數碼”)成立于1999年,是國內推進企業數字化轉型的先行者之一,致力于OMO(ONLINE MERGE OFFLINE 線上線下融合)數字商務為核心,打造中國企業數字化服務生態圈,驅動中國的產業轉型升級,讓每個企業更簡單、快捷的完成數字化轉型。旗下主要企業包括中企動力、新網等,現已經在80多個城市開設了120家直屬、分支機構,累計服務超過1500萬企業及個人用戶。
01 財務面臨困境,數字化轉型急不可待
中企動力是中國數碼旗下的全資子公司,在全國設有80+家的子公司,財務人員分散全國,信息反饋不及時,溝通具有滯后性,導致公司總部對分公司的財務管理狀況了解不全,容易引發公司的涉稅風險。
另外,財務團隊的成員每天要花費大量的時間在基礎的工作上,如對外報賬、員工報銷等,依靠手工記賬效率較低,也缺少對業務的深入理解。
所以,公司總部急需與分公司建立有效財務連接,提高工作效率并降低成本,讓財務人員有時間、有機會深入到業務中,為公司提供戰略支持,最大化呈現財務價值。
02 構建財務共享建設是財務轉型第一步
基于以上考慮,公司總部的財務部門決定開始著手構建財務共享,而發票集中管理是其中的關鍵環節。因此,中國數碼攜手百望云,以紙電發票統一管理為基礎升級數字化財務管理模式,推動業財稅融合。
而發票管理的問題卻由來已久:一是公司分支機構多,但沒有專職的財務,每個機構都有自己的一套管理方法,制度不統一;二是發票管理失控,發票開具存在不規范、丟失、錯開等問題;三是發票管理不透明,總部財務部并不清楚分支機構的發票情況,難以形成有效管理手段。
針對中國數碼存在的痛點,百望云為其提供了發票數字化產品解決方案,達成“合規、準確、透明”的管理目標:
1、準確:打通業務系統,自動化開票更準確
百望云發票平臺與中國數碼的業務系統打通,實現了業財稅數據的統一、標準化管理,自動將業務數據轉為財務的開票數據,保證開票信息的準確性。同時,系統可實現三單匹配,根據預設的規則,將開票信息自動推送給分公司,分公司只需選擇客戶和金額簡單的信息,即可自動開票,避免分公司錯開、虛開發票,發票開具更準確便捷,幫助財務人員從繁瑣的工作解脫出來。
2、合規:銷項發票集中閉環管理,降低稅務風險
通過百望云,總部財務對分公司進行預開票管理,提前給每個分公司分配預開票額度,若下月未做核銷即取消額度,從而加強了對分公司發票的管控,提高了對規范開票的重視,提升公司總部對銷項發票及相關業務的掌控能力,實時掌握銷項發票開具情況,降低由不合規發票問題引起的稅務風險。
3、透明:自動生成分析報表,加強數字化發票管控
百望云支持發票數據的自動匯總分析,提供集團視角的開票、用票相關統計和分析類報表,線上實時查看整個集團的發票開具情況,洞察企業的經營業務變化、監測總公司及分公司的營運情況,大幅提高了財務做表效率,加強了發票的數字化管控。
總體上,百望云幫助中國數碼統一了業財數據,形成標準化的作業流程,發票管理更加合規、透明、準確。這不僅提高了財務人員的工作效率,降低財務成本,有效加強了稅務風險的管理,并從核算型團隊成功轉型為戰略性財務團隊。更重要的是,升級財務管理模式,推動了部門與人員共同的財務數字化轉型,能為公司的管理者提供決策信息和戰略支撐。
若想避免業務與財務的脫節、總部與分支機構相互沖突的現象,財務共享模式成為企業財務數字化轉型的戰略選擇之一,它能將分散化的財務工作集中到一體化的平臺集中處理,加強總部與分支機構的協同,而發票的統一管理是基礎且重要的環節。
百望云作為金四電子發票平臺的建設者,已與中國石油、中國鐵建、中國人壽、民生銀行等行業領先企業達成合作,以發票數字化為切入點,全力打造企業發票數字化管理系統,提升企業發票管理水平及財務共享效率,降低涉稅風險,重塑財務價值,助推企業財務數字化轉型。
