“互聯網企業的采購物料大都用于公司內部運營,采購的主要服務對象是內部員工,所以要把有需求的部門和員工當做‘客戶’來看待。滿足‘客戶’的需求,就是保障公司業務的快速運轉。”這是58集團采購負責人姚瑤對于采購工作的理解。至今,姚瑤已經做了16年的企業采購工作,從最基層的企業采購助理做起,到企業采購專員、部門經理,再到58集團的采購負責人,她幾乎嘗試了與企業采購相關的所有職位。
在這個過程中,姚瑤深刻體會到,采購雖是職能部門,但也需要學習業務線相關知識,服務業務的專業物料采買,與業務一同來做運營數據的跟進分析和運營策略的調整優化。“我們的目標是為業務創造更大價值,那么就不能只做基礎的執行工作。”
當前,面對復雜的外部環境,眾多企業都在嘗試通過精益化、數字化管理實現“降本增效”,58集團就是其中之一。姚瑤表示,“當下,企業即便不差錢但也要學會省錢,保持企業發展韌性。因此,58集團一直在積極探索如何有效控制采購成本,尤其是推動企業采購制度流程等隱性成本的優化,進而達到企業綜合成本的降低。”
如姚瑤所說,企業采購成本是個綜合成本,而隱性成本更是企業采購成本中頗為重要的組成部分。億邦智庫(億邦動力)聯合中國物流與采購聯合會公共采購分會發布的《2022數字化采購發展報告》指出,企業采購成本不僅包括采購的商品價格等顯性成本,還包括采購消耗的時間、人力投入、采購的流程管理、相關運營等隱性成本。在整體的采購綜合成本中,顯性成本僅占30-40%,隱性成本可高達60-70%。
姚瑤舉例,58集團每年都會采購工作手機,以往接到部門采購需求申請后,到分發給員工手里使用,大致要經歷需求核對、需求提報、等待審批、供應商招標、制定采購清單、業務確認、采購審批、財務審批、發起訂單、盯物流、催簽收、幫售后等十幾個環節。“漫長繁瑣的采購流程下來,通常都要一個月乃至更長的時間,非常耗費人力成本、時間成本以及運營成本,這無疑是在加劇企業管理的隱形成本。”
作為互聯網企業,無論在對數字化的理解上還是在具體的技術層面,58集團都有著領先的理解。在采購的數字化升級方面,58集團兼顧數字化管理的見效時間和初期的投入成本問題,選擇通過跨平臺技術接入京東VOP,直接把采購、結算系統與京東供應鏈能力連接起來,將采購的數字化管理建設進行了提速,實現了從選品搜索、在線比價、確認下單、履約驗收、結算支付、售后服務等全流程數字化管理,大幅提升了采購工作的效率。
姚瑤介紹,數字化采購帶來的變化是十分明顯的。“原本復雜的流程在數字化系統中得以大大簡化, 同時通過數字化系統沉淀下來的大量采購數據,能夠輔助集團更好地去做采購策略和分析,進一步提高采購資金的利用率。另外,對比以往的傳統采購模式,通過數字化采購管理我們的人效至少提升了30%。”
如今,58集團通過數字化采購,不僅原有的降本增效的進程正在穩步推進,同時由于數字化采購所節省的人力與精力,采購人員也可以有更多的時間來深入業務,做好內外鏈接,與業務一起創造價值。如在集團合同管理方面,采購部門便聯合各業務部門、法務、內控,以及信息化中臺部門研發合同管理系統,從合同簽署、歸檔到合同撰寫標準化等細節問題都做了流程管理和規范化要求,以防范各種風險。而這些變化同數字化采購體系的結合,又進一步提升了工作效率與合規性。
企業的全面數字化管理已是大勢所趨,但如何將互聯網和科技的力量融入業務,實現更精細化和專業化的管理,無疑還有很長的路要走。而58集團對于采購數字化的發展,是在數字化升級方面率先跨出了一步,也是當下企業采購發展的一個縮影。京東企業業務作為京東集團服務企業客戶的窗口,面向合作伙伴及多個領域開放自身沉淀多年的技術、供應鏈和基礎設施能力,通過數字化采購為切入點,助力企業客戶實現降本增效的同時,向其生產、財務、固資管理等內部環節進行效能擴散, 助力企業實現日常經營、運營的數字化升級。
