“以往從洽談簽約到律所出函律師代理,起碼需要2至3天時間;如遇疫情阻隔,時間更無法估計。運用電子簽約后,從洽談完畢到簽約出函,可在1小時內完成。”盈科律師事務所風控部總監劉彥斌在接受律新社調研時表示,盈科通過在lawwit案件系統中加入電子簽章系統,實現了委托合同、委托書、律師函、投標書、法律意見書等文件的電子簽章,業務效率得到“飛躍式”提升。
全球疫情深度改變著人們的交互模式和商業行為,商務洽談、合同簽署、資金交易均通過數字化形式進行。數字化轉型在各大型企業中廣泛覆蓋、深度滲透,法律服務客戶的思維和消費模式也在悄然變化,行業數字化建設正在全面提速。
電子簽章是律所數字化建設的重要基礎設施之一。9月15日,e簽寶聯合律新社,基于對律師業數字化建設中電子簽章應用情況的深度調研,聯合發布《律師行業電子簽章應用白皮書》,對律師業數字簽章的政策背景、應用場景、解決方案、典型案例及發展前景進行了全面梳理和闡述,供律師從業者參考借鑒。
疫情之下,電子簽章成為突破業務困局的必選項
2022年,全國多地進入疫情防控常態化,絕大多數律師都遭遇了前所未有的執業困境。受疫情影響,公章滯留在律所無法使用,律師也無法與委托人見面完成委托合同簽字。即使許多法院已支持線上開庭,訴訟業務也無奈陷入長時間的停滯。
而在數字化建設方面布局較早的家理律師事務所,在疫情防控期間,依然完成了多單客戶委托。北京家理律師事務所合伙人姜春梅律師說,家理早已配備電子簽章系統,充分發揮線上簽署“零接觸,零跑腿”的優勢,幫助家理維持了業務的正常運轉。疫情期間,電子簽章成為律師突破時空限制的執業利器。
早在2004年8月,為優化營商環境,推進“互聯網+政務服務”建設,全國人大常務委員會通過了《中華人民共和國電子簽名法》,確立了電子簽章的法律效力。2022年,國務院發布《“十四五”數字經濟發展規劃》,更加彰顯了全社會泛行業層面的數字化轉型趨勢。
數據來源:智聯招聘
以華夏銀行為例,自2018年起,華夏銀行引入e簽寶,全行推行電子簽章系統,現已在信用卡中心、華夏銀行總行辦公室、全國分行完成了3000枚印章的電子化改造。電子簽章也順利應用于全行的各個業務場景,實現了柜面無紙化,極大地提升了業務效率;既優化了客戶服務體驗,也節約了各類紙質文件的打印、郵寄等成本。
對比金融、制造等其他行業,律師業目前的數字化進程整體相對滯后。據某法律科技公司的社會調查分析,目前有85%左右的律所尚未開始數字化,只有約15%的律所建立了OA(辦公自動化)系統,有的還建立了ERP系統和SaaS平臺,但仍停留在數字化轉型的初始階段。
法律服務供需雙方的數字鴻溝仍在拉大,律所亟需奮起直追,做好與企業客戶相匹配的數字化建設。
傳統律所思維及業務模式亟待數字升級
律所的數字化建設依然受到多種客觀因素的制約。
一是律所規模和經費制約。中國律所依然以中小所為主,組織形式較為松散、公共經費偏低等,都成為律所無法集中進行數字化建設的首要阻礙。在大量提成制中小律所數字化建設、數字簽章技術應用的動力和經費不足。
二是傳統思維的制約。法律服務行業是嚴謹的行業,在傳統思維之下,“白紙黑字”“鐵證如山”顯得至關重要,律師在執業過程中更愿意選擇紙質材料呈現,案頭的材料往往堆積如山。在傳統的運營思維里,律所對電子材料的可靠性、穩定性、合法性存在一定的顧慮;在對便捷性和嚴謹性的抉擇中,管理者和律師也往往傾向于放棄效率,保持嚴謹性。
事實上,除了受疫情影響無法當面簽章的困境外,傳統律所運營和律師日常執業還長期存在著以下痛點:
1.文件簽章效率低下:執業律師在外出辦案過程中,經常需要往返律所進行蓋章;或因委托人身處異地等情況,紙質材料存在異地蓋章難、簽署周期過長、來回郵寄材料成本高等問題。另外,法律文件在遞送過程中存在泄露、丟失的風險,線下發送律師函也存在被拒簽、留痕效果差的困擾。
2.假冒代簽的安全風險:在傳統的線下開具文書的模式下,虛開律師函、偽造律師印章的問題時有發生,為律所帶來了安全隱患。文件的簽發、簽收對身份信息的確認要求較高,也給律所業務開展帶來了一定的難度和風險。
3.檔案管理成本高、利用率低:由于法律服務行業的文件材料及卷宗繁多,律所紙質檔案保存成本高,檔案管理和調閱難度大;大量的紙質文件作為律所知識管理數據基礎的功能也很難被激活。
4.分支機構印章管理風險難以監控:隨著律所的規模化發展,許多律所不斷在全國開設分支機構。對于全國各分所印章管理的風險控制,也成為律所風險控制中的一大難題。
數字化簽章系統及其配套的簽署人身份核驗、數字化場景存證、數字化檔案系統等,能較好地緩解上述律師執業和律所管理的痛點,很好地提升律師和客戶的體驗,防控律所管理風險。
電子簽章助力律所構建數字化基礎能力
近年來,各地法院已普遍應用了網絡開庭、互聯網法院等系統。2021年6月17日,最高人民法院發布了《人民法院在線訴訟規則》,細化了電子在線訴訟的具體要求。各地紛紛建立了網上電子訴訟平臺,為律師網上執業創造了平臺和條件。
在電子在線訴訟技術的全面打通和政策鼓勵之下,行業的數字化建設正在提速。律所數字化建設水平已經成為當下律所比拼競爭力、品牌力的關鍵之一,受到了各大律所管理層的高度重視。
盈科律師事務所創始合伙人、主任、全球董事會主任梅向榮在參加律新社“卓越品牌之道”對話時曾提到:“數智化時代已經全面來臨,如果不跨入這個時代,就會被這個時代拋棄。我認為,未來所有的律師事務所都將是數智化的。數智化帶來的效率提升和過去已經完全不可同日而語。”得益于持續多年對數智化體系建設的投入,盈科律所的運轉受疫情影響較小。疫情期間,盈科的辦公與服務,客戶的簽約、付費與溝通全部可以在線上完成。
實現數字化建設的律所,將在多個方面獲得巨大的收益:管理與決策更高效;律師辦公與交付更加靈活高效;實體辦公場所的必要性降低,對應律所租金成本的降低,打破人才供應的地域限制;律師執業成本的降低……無論是律所管理流程、律師服務流程,還是立案庭審流程,電子簽章都正在成為連接這些流程并為流程提效的有力工具和重要環節。
公有云存證為法律服務再賦能
通過電子簽章可以實現文件的快速簽署,通過簡化簽署流程,讓律師把更多精力放在客戶的案子上,提升律所的辦事效率和競爭力。除了助力律師執業效率的提升,電子簽章系統還能為律所提供存證、出證為一體的第三方電子數據保全服務。
e簽寶高級解決方案專家王善平解釋了電子簽章系統的存證功能:“e簽寶自主研發的本地化部署電子簽章系統,擁有商用密碼產品生產定點單位證書、商用密碼產品銷售許可證、商用密碼產品型號證書、公安部銷售許可證、公安部等保三級證書、ISO27001認證證書。
電子簽章系統還可結合e簽寶公有云場景存證服務,為律所提供存證、出證為一體的第三方電子數據保全服務;可同步到最高法司法區塊鏈,供各級法院及公證處在線提取證據;從可信身份、可信來源、可信傳輸、可信存儲四大方面全面保證電子數據的真實、完整,保證取證的質量、鑒定證明力。”
結語
當前,數字化轉型已經從部分頭部律所的“可選項”,逐步發展為整個律師行業的“必選項”。以電子簽名領域頭部企業e簽寶為例,e簽寶已服務100余家世界五百強企業、200余家中國五百強企業,在律所行業服務客戶近100家。
作為律所數字化建設的基礎設施之一,電子簽章是律師突破空間限制的“隱形的翅膀”,也是律所治理風控的“堅韌的鎧甲”。
未來已來,追趕律所數字化建設的快車,行動就在當下。
