“人在家中坐，合同線上簽”，是今年萬達(dá)集團(tuán)內(nèi)部廣為流傳的一句話。2020年2月，萬達(dá)集團(tuán)“人力資源電子簽約平臺”上線，員工只需要1部手機(jī)，3分鐘就可以完成入職全流程。HR再也不用忙于準(zhǔn)備紙質(zhì)材料、打印合同、培訓(xùn)員工、現(xiàn)場簽約、掃描歸檔紙版合同等一系列繁瑣的工作，而員工也不用專門拿出半天時間在現(xiàn)場辦理入職流程。
引入電子簽技術(shù)的萬達(dá)集團(tuán)，如同一架數(shù)字化的高速列車，向著更加高效、智能化的人力資源服務(wù)疾速前進(jìn)，再次展現(xiàn)出世界領(lǐng)先企業(yè)的創(chuàng)新和遠(yuǎn)見。
一、萬達(dá)集團(tuán)上線電子簽，打造服務(wù)型人力資源
作為世界領(lǐng)先的大型企業(yè)集團(tuán)，萬達(dá)集團(tuán)的產(chǎn)業(yè)橫跨商業(yè)、文化、地產(chǎn)、金融，員工數(shù)量高達(dá)8萬人。如今，為進(jìn)一步打造數(shù)字化核心競爭力，萬達(dá)集團(tuán)聯(lián)合北京數(shù)字認(rèn)證股份有限公司（以下簡稱：數(shù)字認(rèn)證）共同建設(shè)了貫穿整個集團(tuán)的電子簽平臺，并率先應(yīng)用在人力資源場景。
電子簽作為人力資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型的一項(xiàng)創(chuàng)新性技術(shù)，是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)簽署變?yōu)殡娮雍炇穑宰詣踊o紙化的方式精簡和規(guī)范HR流程，能夠有效提高業(yè)務(wù)效率和靈活性，這正是人力資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型所追求的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化、效率化。
在萬達(dá)集團(tuán)HR工作人員看來，電子簽平臺上線后，人力資源管理工作明顯更加便捷了，工作效率也大幅提升，“現(xiàn)在大家對電子簽的依賴度很高”，這種業(yè)務(wù)價值體現(xiàn)在很多方面。
方便簽署：員工只要打開手機(jī)上的簽署短信鏈接，經(jīng)過線上身份校驗(yàn)和實(shí)名認(rèn)證后，就可瀏覽合同內(nèi)容，有疑問隨時咨詢HR，而且合同內(nèi)的重要信息都已經(jīng)提前填好。閱讀確認(rèn)后，員工在手機(jī)上手寫簽名就可以完成簽署了，避免了緊張?zhí)铄e、重填一份的麻煩。
方便保存：員工電子簽勞動合同后，會收到短信鏈接，可以將合同下載到手機(jī)，也可以發(fā)送到個人手機(jī)、電腦中進(jìn)行多處備份，安全又放心，以往紙質(zhì)合同丟失或污損的情況不再存在。
方便管理：電子簽勞動合同后，HR可以更方便地對合同進(jìn)行統(tǒng)一管理。需要換簽續(xù)簽，推送一條短信就可以解決，降低了出錯的風(fēng)險。同時，平臺還能夠?qū)﹄娮雍贤M(jìn)行提醒、分類、歸檔和檢索，使得合同管理更加安全、高效。
節(jié)約成本：便捷的數(shù)字化管理推動了人力同事時間成本的節(jié)約，無紙化的合同簽署促進(jìn)了紙張成本的節(jié)約。據(jù)萬達(dá)集團(tuán)內(nèi)部統(tǒng)計(jì)，相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)簽署，電子簽署的全流程節(jié)約了90%的工作時間，且預(yù)計(jì)一年將節(jié)約上百萬元的管理費(fèi)用。
電子簽不僅能夠支撐萬達(dá)集團(tuán)輸出高效的人力服務(wù)，通過無紙化簽署節(jié)約各類成本，帶來管理效能的提升。同時，可靠電子簽名還能夠降低代簽風(fēng)險，助力萬達(dá)集團(tuán)人力資源打造一個數(shù)字化的信任空間。
二、讓員工一次就愛上電子簽，萬達(dá)集團(tuán)是如何做到的？
事實(shí)上，萬達(dá)集團(tuán)在疫情期間適時上線電子簽平臺，既是對國家“電子簽約”政策的積極響應(yīng)，擔(dān)起了“少接觸、多遠(yuǎn)程”的企業(yè)責(zé)任，同時也因?yàn)橐咔榈拇呋铀倭穗娮雍炘诩瘓F(tuán)內(nèi)部的廣泛應(yīng)用。
僅用2月時間，萬達(dá)從集團(tuán)到地方各分支機(jī)構(gòu)，就已有3萬名員工全面應(yīng)用電子簽平臺，目前已完成25000+份電子文件簽署，在集團(tuán)多個業(yè)態(tài)實(shí)現(xiàn)了里程碑式的突破。為了讓電子簽更好地服務(wù)業(yè)務(wù)，萬達(dá)集團(tuán)HR團(tuán)隊(duì)嚴(yán)格按照節(jié)點(diǎn)推進(jìn)項(xiàng)目，并做了大量的準(zhǔn)備和推廣工作。
員工體驗(yàn)為先，逐步優(yōu)化部署
在規(guī)劃部署階段，萬達(dá)集團(tuán)HR團(tuán)隊(duì)邀請了各個業(yè)態(tài)的同事共同參與，統(tǒng)一整理出功能、體驗(yàn)、界面等方面的要求，并在平臺部署后逐步優(yōu)化。當(dāng)部署穩(wěn)定、功能體驗(yàn)完備后，先行選擇試點(diǎn)公司進(jìn)行內(nèi)測，并通過員工反饋調(diào)優(yōu)平臺，以確保平臺達(dá)到大規(guī)模上線標(biāo)準(zhǔn)。
建立培訓(xùn)和反饋機(jī)制
在上線階段，萬達(dá)集團(tuán)HR團(tuán)隊(duì)提前對各個業(yè)務(wù)部門進(jìn)行了多輪培訓(xùn)，對于員工們所擔(dān)心的“電子簽會不會有法律風(fēng)險，電子簽系統(tǒng)用起來麻不麻煩”等問題，統(tǒng)一通過專業(yè)培訓(xùn)解決了員工們的疑慮。培訓(xùn)之外，萬達(dá)集團(tuán)HR團(tuán)隊(duì)還建立了反饋的微信群，同時，設(shè)立專項(xiàng)檢查小組，對各個業(yè)務(wù)部門的使用情況進(jìn)行摸底，一旦發(fā)現(xiàn)有任何平臺問題，集團(tuán)HR團(tuán)隊(duì)都會在第一時間溝通解決。
嚴(yán)格考核供應(yīng)商
在供應(yīng)商的選擇上，萬達(dá)集團(tuán)非常注重對風(fēng)險的把控。由于電子簽在各個技術(shù)環(huán)節(jié)都需要保證安全合規(guī)性，才能確保其法律效力、數(shù)據(jù)安全性等。因此，在供應(yīng)商的資質(zhì)、合法合規(guī)、技術(shù)實(shí)力、行業(yè)實(shí)踐、服務(wù)能力等多項(xiàng)因素上綜合考量，萬達(dá)集團(tuán)最終選擇了數(shù)字認(rèn)證進(jìn)行合作。
作為一家在電子簽名行業(yè)耕耘19年的電子認(rèn)證機(jī)構(gòu)，數(shù)字認(rèn)證在大型企業(yè)、醫(yī)療、金融、交通等行業(yè)推出了眾多基于電子簽名的創(chuàng)新解決方案，擁有經(jīng)驗(yàn)豐富的咨詢和服務(wù)團(tuán)隊(duì)。目前，萬科、融創(chuàng)、瑪氏、騰訊、京東等500強(qiáng)企業(yè)均選擇了數(shù)字認(rèn)證作為電子簽服務(wù)商，是500強(qiáng)企業(yè)首選的電子簽品牌。
在疫情期間，電子簽不僅用于入職、離職等勞動合同的遠(yuǎn)程簽署，還在疫情防控工作中發(fā)揮了很大的價值。例如，針對國家要求的個人疫情防控聲明，萬達(dá)各地公司都可以通過電子簽平臺在線發(fā)起聲明，員工在線即可完成疫情防控聲明，從而高效地實(shí)現(xiàn)復(fù)工復(fù)產(chǎn)。
萬達(dá)集團(tuán)HR部門表示，電子簽是萬達(dá)人力資源管理數(shù)字化升級的重要一步，未來還將推出一鍵請休假、在線開證明等更多人性化、方便快捷的功能，為整個集團(tuán)提供更多、更好的人力服務(wù)。此外，人力資源是萬達(dá)集團(tuán)應(yīng)用電子簽的第一站，后續(xù)還將在全業(yè)態(tài)中大力推廣電子簽，以數(shù)字化技術(shù)更好地服務(wù)全業(yè)態(tài)。
