課件介紹
一、數據清單的構建（★★★）
（一） 數據清單的概念
Excel中,數據庫是通過數據清單或列表來實現的。
數據清單是一種包含一行列標題和多行數據且每行同列數據的類型和格式完全相同的Excel工作表,例如工資表、應付賬款等。
數據清單中的列是數據庫中的字段,數據清單中的列標志是數據庫中的字段名稱,數據清單中的每一行對應數據庫中的一條記錄。
（二）構建數據清單的要求
為了使Excel自動將數據清單當作數據庫,構建數據清單的要求主要有:
1. 列標志應位于數據清單的第一行,作為字段名,用以查找和組織數據、創建報告。
2. 同一列中各行數據項的類型和格式應當完全相同。
3. 避免在數據清單中間放置空白的行或列，但需將數據清單和其他數據隔開時，應在他們之間留出至少一個空白的行或列。
4.盡量在一張工作表上建立一個數據清單。
二、記錄單的使用（★★★）
（一） 記錄單的概念
記錄單又稱數據記錄單,是快速添加、查找、修改或刪除數據清單中相關記錄的對話框。
【提示】注意把握記錄單與數據清單的關系。
（二） 通過記錄單處理數據清單的記錄
1.通過記錄單處理記錄的優點
界面直觀,操作簡單,減少數據處理時行列位置的來回切換,避免輸入錯誤,特別適用于大型數據清單中記錄的核對、添加、查找、修改或刪除。
2.記錄單對話框的打開
Excel2003, “數據”菜單→“記錄單”
Excel2013,“快速訪問工具欄”→“記錄單”
【提示】打開記錄單對話框以后，只能通過“記錄單”對話框來輸入、查詢、核對、修改或者刪除數據清單中的相關數據,無法直接在工作表的數據清單中進行相應的操作。
3.在“記錄單”對話框中輸入新記錄
4.利用“記錄單”對話框查找特定單元格
5.利用“記錄單”對話框核對或修改特定記錄
