EXCEL中有幾百個函數,怎么能記住那么多函數呢?實際上,我們不需要記住全部函數,常用的函數就可以解決工作中的絕大部分問題了!學習函數公式是有竅門的,今天技巧君就來分享一下函數公式的學習方法吧!
基礎知識學扎實
函數公式的學習不是一朝一夕能完成的,就像練武一樣,只有把基礎打勞了,后面的學習才會事半功倍!有哪些基礎知識是需要我們掌握的呢?
EXCEL界面構成
EXCEL界面
函數公式是什么?
函數和公式有一定的區別,簡單來說,預置于EXCEL軟件內部的,我們稱其為函數,例如SUM函數,VLOOKUP函數等;實際使用中輸入的計算表達式,我們稱其為公式,例如,求A列數據之和,公式為:=SUM(A:A)
單元格引用
EXCEL中單元格地址的標記形式是列標+行標,有兩種形式,拿第一行第一列單元格為例,可以表示為:A1或R1C1,通常我們使用前面一種標記方式!
當我們要使用某些單元格的數據時,就以地址引用的方式來使用,比如公式=A1,表示引用A1單元格的數據
運算符
EXCEL函數公式常見的運算符主要有加、減、乘、除、大于、小于、等號等等,運算順序和我們數學中的運算順序一致,如果怕計算錯誤,可以靈活利用括號來保證運算順序的準確性
牢固掌握以上基礎知識以后,我們就可以來進行函數公式的學習了
明確學習的目標
不同工作崗位,業務需求不一樣,函數學習的側重點也有不同,把你的工作流程梳理一下,你就會知道該學哪些函數了,有針對性學習才能更快掌握!
從最常用的函數開始
一般來說,不管從事什么工作崗位,以下函數基本都是需要掌握的:
常用的函數可分為幾類:
求和類:SUM、SUMIF、SUMIFS、SUMPRODUCT
文本類:MID、FIND、LEFT、RIGHT
查找與引用類:VLOOKUP、HLOOKUP、INDEX、MATCH、OFFSET、ROW、COLUMN
日期類函數:YEAR、MONTH、DATE、DATEIF
邏輯判斷:IF
拿技巧君的工作來說,經常面臨各種信息的匹配和條件求和的問題,所以,技巧君就先從查找引用和求和類函數學起,運用機會多,記憶深刻,也不再加班了呢!
訓練面向對象的思維方式
EXCEL函數的學習非常邏輯性要求很高,了解一些編程思想能夠更高效的學習。現在流行的編程語言基本上都是面向對象的,面向對象編程有一種重要的思想,可供我們借鑒!面向對象首先思考的是我們要達到什么樣的目的,再去組織相應的方法,你不必關心它的過程是怎么實現的!我們可以采用面向對象的方法來組織我們的思考!
舉一個例子來說:我們要把下面的地址按照省、市、區分開
地址
我們來組織一下思維過程:首先,它是一個字符串,字符串這種對象會有長度、字符位置、數量等屬性,
我們的需求是,把字符串“數量”屬性從1變為3;
怎么來分呢?根據“省”、“市”、“區”的位置來分。
到這里,我們來看一下EXCEL里面有什么函數能滿足這些條件,
把字符串分開,MID、LEFT、RIGHT等函數可以做到;
找到特定字符在字符串中的位置,FIND、SEARCH函數可以做到;
那么,這個問題就解決了,理論上解決方式至少會有6種;MID+FIND;MID+SEARCH;LEFT+FIND等等
這些函數都有辦法可以解決,接下來,我們再來思考具體過程怎么來實現,這里以MID+FIND為例。
我們先通過函數FIND來找到“省”“市”“區”在字符串中的位置:
=FIND(F$7,$E8)
找到省市區的位置
我們來看一下,省應該是位于省位置的左邊,市是位于省和市之間,區是在市的右邊,所以,我們每一段的位置都有了,通過下面這2個函數公式就能分離:
=MID($E8,FIND(F$7,$E8),FIND(G$7,$E8)-FIND(F$7,$E8)+1)
=MID($E8,FIND(G$7,$E8)+1,FIND(H$7,$E8)-FIND(G$7,$E8))
分離
積累大量函數名稱
通過上面這種思維方式,我們會發現,不知道將問題拆解到哪一步才能解決,這時候,積累大量函數名稱和用法就很有必要了,我們只需要記住函數的名稱和作用,具體用法在運用時查找幫助文檔或者借助搜索引擎便能很快運用!
例如,我只需記得MID是提取第n個位置的N個字符,FIND是查找指定字符在特定字符串的位置,SUMIF是對單一特定條件求和,那么,在分析到這些相關問題時,我們就知道該用那些函數去實現了!
大量運用
所有技能的熟練使用必然伴隨一個訓練的過程,掌握上述思路以后,大量運用到實際工作中,你的函數公式水平勢必將得到快速提升!