在Mac的Office 2011中，郵件合并的工作原理是將存儲在數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)引入Word2011。良好數(shù)據(jù)表的第一行（僅第一行）具有標(biāo)題，也稱為字段或列名。隨后的所有行均包含數(shù)據(jù)。盡管允許使用空單元格，但數(shù)據(jù)表中沒有合并的單元格，也沒有完全空的行或列。
Word可以使用許多不同的數(shù)據(jù)源來執(zhí)行郵件合并：
- Word中的表格。
- Excel工作表或數(shù)據(jù)范圍。
- FileMaker Pro數(shù)據(jù)庫文件。
- 高級用戶可以使用ODBC和VBA連接到幾乎任何數(shù)據(jù)源，包括Microsoft Access，SQL Server，Oracle和MySQL。
如果沒有數(shù)據(jù)表，則可以使用“新建數(shù)據(jù)源”選項使用一系列對話框在新的Word文檔中從頭開始創(chuàng)建數(shù)據(jù)表。此選項適用于最多數(shù)千條記錄的小型數(shù)據(jù)庫。
為郵件合并數(shù)據(jù)源選擇字段
選擇“新建數(shù)據(jù)源”時，將顯示“創(chuàng)建數(shù)據(jù)源”對話框。首先，為新數(shù)據(jù)定義字段。默認(rèn)情況下，會顯示一些常用字段。在“占位符列表”字段中，您可以鍵入新的標(biāo)題名稱，然后單擊“添加占位符”按鈕將其添加到列表中。
選擇完字段名稱后，單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將提示您保存新的Word文檔。給您的新數(shù)據(jù)源命名，然后保存文件。
為Mac中的Word 2011填充郵件合并數(shù)據(jù)
保存文件后，系統(tǒng)將為您提供一個易于使用的數(shù)據(jù)庫輸入表單，稱為數(shù)據(jù)表單。
數(shù)據(jù)表單的左側(cè)顯示您的字段名稱。如果所有字段都不適合對話框，請拖動滾動條。在中心列中，鍵入當(dāng)前記錄的數(shù)據(jù)條目。當(dāng)前記錄的編號顯示在“數(shù)據(jù)表單”底部的“記錄”導(dǎo)航中。
在“數(shù)據(jù)表單”對話框中，按Tab鍵或向下箭頭鍵前進(jìn)到記錄中的下一個字段。按Shift-Tab或向上箭頭鍵選擇上一個字段。
在Word中使用數(shù)據(jù)表時，可以直接在表中進(jìn)行編輯。通過從菜單欄中選擇“視圖”→“工具欄”→“數(shù)據(jù)庫”來打開數(shù)據(jù)庫工具欄。
