隨著Excel文件內(nèi)容不斷增加和進(jìn)行編輯，文件會(huì)變得越來(lái)越大。一個(gè)工作簿除了文字，還會(huì)有各種圖表和彩色圖片，這些都會(huì)占用大量空間。文件過(guò)大不僅會(huì)影響郵件發(fā)送的速度，還會(huì)占用許多硬盤空間。好在你只需要進(jìn)行幾個(gè)簡(jiǎn)單操作，就可以縮減Excel文件的大小。
步驟
方法?1嘗試幾種簡(jiǎn)單的方法
查看未使用單元格的格式。一直將鼠標(biāo)拖動(dòng)到每個(gè)工作簿的最底部，選中所有空行，刪除所有未使用的單元格。這樣能很大程度地縮減文件大小。
將文件保存為后綴名為.xlsb的二進(jìn)制格式。這樣可以把工作簿變成包含多個(gè)二進(jìn)制文件的壓縮文件夾。具體壓縮多少取決于工作表的內(nèi)容。但是，要打開(kāi)、關(guān)閉、保存這樣的文件，所費(fèi)的時(shí)間往往比常用文件格式（.xls）要長(zhǎng)一些。[1]
- 當(dāng)你將文件另存為.xlsb格式后，選中并刪除數(shù)據(jù)范圍外的所有單元格，通常是數(shù)據(jù)的右側(cè)和下方。
- 選中同樣的單元格，刪除單元格所有的格式，像是顏色、線條等等。刪除工作簿里每個(gè)工作表的格式。
- 再次將工作簿保存為“.xlsx” 格式。然后查看一下這些操作縮減了多少文件體積。
將工作簿保存為相同的文件和格式，但是使用另一個(gè)文件名。這種轉(zhuǎn)換過(guò)程或許可以消除文件里的多余空間和無(wú)效數(shù)據(jù)。
方法?2包含圖標(biāo)和格式的工作簿
打開(kāi) Excel文件。
將Excel文件保存為 “.html” 格式。
更改 .html 文檔的文件名稱。然后將新文檔保存為“.xls” 格式。
方法?3僅包含文本的工作簿
打開(kāi) Excel文件。
將Excel文件保存為 “.xml”格式。
重命名“.xml”文件，然后重新保存為“.xls”文件，并命名新的名字。
方法?4使用“WinZip”程序
打開(kāi)文檔，找到你想要壓縮的文件。點(diǎn)擊文件名，將后綴名“.xls”更改為“.zip”。
點(diǎn)擊文件，選擇“用WinZip打開(kāi)”。然后選擇一個(gè)路徑來(lái)保存解壓后的內(nèi)容。
使用“WinZip”程序重新壓縮內(nèi)容。
打開(kāi)文檔。選中文件，將“.zip”后綴更改為“.xlsx”。你應(yīng)該會(huì)注意到文件體積減了不少。[2]
你也可以前往工作簿子文件夾，找到體積最大的工作簿。重新打開(kāi)原始的excel文件，創(chuàng)建幾個(gè)新的電子表格。返回到體積較大的工作簿中，選中包含數(shù)據(jù)的單元格，將它們復(fù)制粘貼到新工作表中。然后，刪除體積過(guò)大的電子表格，保存文件。
方法?5找到并處理錯(cuò)誤源
找到導(dǎo)致Excel文件體積過(guò)大的工作表之后，將文件另存為.xls格式，這樣可以方便你查找工作表和存在的問(wèn)題。同時(shí)，數(shù)據(jù)也可以從原文件中獨(dú)立出來(lái)。
復(fù)制Excel文件，方便之后操作，然后刪除里面有問(wèn)題的列，并保存文件。
如果你比較兩個(gè)文件的體積，會(huì)發(fā)現(xiàn)刪掉存在問(wèn)題的列之后，Excel文件的體積會(huì)縮減幾KB到幾MB不等。
方法?6另存為
這個(gè)方法適用于帶有圖片的電子表格。
點(diǎn)擊“文件”，然后選擇“另存為”。
在“保存”按鈕的旁邊，你會(huì)看到工具下拉菜單。點(diǎn)擊它。
壓縮圖片。
壓縮到“屏幕”或“打印”大小。
保存文件。完成。
小提示
- 如果你想在Mac電腦上壓縮Excel文件，可以使用第三方軟件，如“FILEminimizer Office” 或“Express Zip Mac” 壓縮軟件。
- 如果你將Mac電腦上的Excel文件以郵件形式發(fā)送到Windows電腦，確保將文件保存為“.xlsx”格式。這樣Windows電腦在打開(kāi)文件時(shí)不會(huì)遇到任何問(wèn)題，打開(kāi)的文件也不會(huì)出現(xiàn)任何詭異的格式。[3]
