將各種優(yōu)先級事務(wù)寫在紙上進行管理非常困難，因為你總需要添加事務(wù)或刪除舊事務(wù)。無論在家里還是辦公室，總會不斷有新的事務(wù)需要處理，而其中許多事務(wù)需要延續(xù)到下一天（也可能是下周或下個月）。你可以使用 Excel 表格跟蹤事務(wù)完成期限，從而可以根據(jù)實際情況對事物優(yōu)先級進行相應(yīng)調(diào)整。根據(jù)下面的步驟，你只需 20 分鐘就可以學(xué)會更加有效地管理自己的事務(wù)優(yōu)先級。
步驟
每天查看優(yōu)先級變化。這里顯示的是幾天內(nèi)事務(wù)優(yōu)先級變化。在 7 月 13 日，所有事務(wù)都在提前時段之前，因此數(shù)值很大。在 7 月 20 日，一共有四個事務(wù)顯示為高優(yōu)先級（小數(shù)值），這其中包括正處于截止日期的修理草坪。在 21 日，優(yōu)先級變得更高了，這是因為事務(wù)已經(jīng)處于延期時段了，而到了 7 月 23 日，由于事務(wù)已經(jīng)超過了延期時段，因此優(yōu)先級變得更高。支付賬單事務(wù)的優(yōu)先級同樣在 23 日到 25 日期間快速上升。
小提示
- 你可以根據(jù)需要添加更多的列，例如事務(wù)相關(guān)的人或類型等。
- 你可以下載該工作簿的實用模板
- 將大事務(wù)分解為多個小事務(wù)。
- 將家庭和工作事務(wù)分別放在單獨的 Excel 文件中。
- 閱讀一些關(guān)于設(shè)定事務(wù)優(yōu)先級和時間管理的文章。
- =IF(WEEKDAY(TODAY(),2)>5,TODAY()-(WEEKDAY(TODAY(),2)-5)+7,TODAY()-(WEEKDAY(TODAY(),2)-5))
- 如果需要可以每天對事務(wù)列表進行排序。
- 你可以將反復(fù)出現(xiàn)的事務(wù)放在模板工作表中，這樣就可以非常容易地找到這些事務(wù)并拷貝。
- 你可以自行修改每一級重要程度的評分。
- 使用自動篩選功能來選擇超過截止時間的事務(wù)（緊急程度=1）或者非常重要的事務(wù)（重要程度=“A”）
- 有一個方法可以讓重復(fù)事務(wù)不斷自動更新，那就是將其輸入到日期列中：（例如如果是周五的事務(wù)就輸入“5”）。
- 在截止日期單元格使用條件語句來表示事務(wù)過期。
- 每周和每月（或雙周和雙月）計算完成當(dāng)前周期內(nèi)事務(wù)的日期。這可能是你在做工作中獲得的唯一積極反饋。
- 公式將找到“今天”的日期（周一 = 1，周二 = 2，…周日 = 7），然后檢查今天是否已經(jīng)超過了周五。如果超過了周五，那么我們將截止日期設(shè)置為當(dāng)前周五加上七天，也就是下周五的日期。如果今天沒有超過周五，那么將本周周五日期設(shè)置為截止日期。
- 在本例中，周一 = 1、周二 = 2、周三 = 3、周四 = 4、周五 = 5、周六 = 6 以及周日 = 7。
- 如果希望本公式在其他日期也適用，例如重復(fù)事務(wù)截止日為周二，那么我們可以在列表中查找周二 = 2，因此只需要將公式中的 5 更改為 2。
警告
- 時常保存工作簿以便于隨時恢復(fù)其內(nèi)容。
- 計算出的優(yōu)先級數(shù)值并非自然數(shù)。完成優(yōu)先級為“1”的任務(wù)不會增加其他任務(wù)優(yōu)先級數(shù)值。優(yōu)先級的范圍可以超過一百，但不是所有的數(shù)值都會出現(xiàn)。你一般需要關(guān)注優(yōu)先級為 1 到 12 的事務(wù)。
- 不要擔(dān)心有太多任務(wù)：那些兩個月內(nèi)到期的事務(wù)在其截止日期臨近之前會一直位于表格底端。
- 時間管理是一項非常個人化的工作，因此這個工作簿也許并不能滿足你的要求和偏好。它可能會干擾你的工作，也可能每天訪問的要求過于頻繁。它可能會對你有用，但是不適用于你的朋友們，或者情況與此相反。
- 使用 Google 電子表格可以讓你方便訪問文件，而不需要將文件隨時帶著身邊。
