本文教你如何在Windows和Mac電腦上的Microsoft Excel中制作商業(yè)發(fā)票。你可以手動(dòng)制作發(fā)票，也可以選擇發(fā)票模板。
步驟
方法?1在Windows上使用模板
打開Microsoft Excel。它是一個(gè)綠色的圖標(biāo)，上面有一個(gè)白色的“X”。將會(huì)打開Microsoft Excel主頁(yè)。
搜索發(fā)票模板。在頁(yè)面頂部搜索欄中輸入發(fā)票，然后按Enter搜索發(fā)票模板。
- 你必須要連接互聯(lián)網(wǎng)才能搜索模板。
選擇模板。點(diǎn)擊要在窗口中打開的模板。
點(diǎn)擊5根據(jù)需要編輯模板。例如，大多數(shù)模板的頂部都寫有“公司”；你可以用自己公司的名稱來(lái)代替這個(gè)抬頭。
- 要編輯Excel文檔上的文本，雙擊文本項(xiàng)，然后刪除文本項(xiàng)或?qū)⑺鎿Q為你自己的文本項(xiàng)。
填寫發(fā)票。輸入發(fā)票模板要求的任何信息，以確保總計(jì)金額與你應(yīng)付金額相匹配。
- 例如，有些發(fā)票模板要求你輸入每小時(shí)費(fèi)率或固定費(fèi)用。
- 大多數(shù)發(fā)票模板會(huì)在“總計(jì)”框中使用公式，以便計(jì)算你輸入的每小時(shí)費(fèi)率和工作小時(shí)數(shù)。
保存發(fā)票。點(diǎn)擊頁(yè)面左上角的文件，點(diǎn)擊另存為，雙擊保存位置，輸入發(fā)票名稱，點(diǎn)擊保存。這樣就會(huì)在你所選的保存位置中保存定制發(fā)票。這樣發(fā)票就準(zhǔn)備好了。
方法?2在Mac上使用模板
打開Microsoft Excel。它是一個(gè)綠色的盒子，上面有一個(gè)白色的“X”。Excel將會(huì)打開。
點(diǎn)擊3點(diǎn)擊4搜索發(fā)票模板。在頁(yè)面右上角的搜索欄中輸入發(fā)票，然后按返回。
- 你必須要連接互聯(lián)網(wǎng)才能搜索模板。
選擇一個(gè)模板。點(diǎn)擊模板以打開顯示模板的預(yù)覽窗口。
點(diǎn)擊7根據(jù)需要編輯模板。例如，大多數(shù)模板的頂部都寫有“公司”；你可以用自己公司的名稱來(lái)代替這個(gè)抬頭。
- 要編輯Excel文檔上的文本，雙擊文本項(xiàng)，然后刪除文本項(xiàng)或?qū)⑺鎿Q為你自己的文本項(xiàng)。
填寫這張發(fā)票。輸入發(fā)票模板要求的任何信息，以確保總計(jì)金額與你應(yīng)付金額相匹配。
- 例如，有些發(fā)票模板要求你輸入每小時(shí)費(fèi)率或固定費(fèi)用。
- 大多數(shù)發(fā)票模板會(huì)在“總計(jì)”框中使用公式，以便計(jì)算你輸入的每小時(shí)費(fèi)率和工作小時(shí)數(shù)。
保存發(fā)票。點(diǎn)擊文件菜單項(xiàng)，點(diǎn)擊另存為，輸入發(fā)票名稱，并點(diǎn)擊保存。這樣發(fā)票就準(zhǔn)備好了。
方法?3手動(dòng)創(chuàng)建發(fā)票
打開Microsoft Excel。它是一個(gè)綠色盒子，上面有一個(gè)白色的“X”。Microsoft Excel主頁(yè)將會(huì)打開。
點(diǎn)擊3創(chuàng)建發(fā)票抬頭。抬頭應(yīng)該包括以下信息：
- 公司名稱—發(fā)票金額支付對(duì)象的公司名稱。
- 描述詞—“發(fā)票”字眼或發(fā)票類型的描述，如“報(bào)價(jià)”（如果你是向客戶給出服務(wù)報(bào)價(jià)而不是送交賬單）。
- 日期—你開具發(fā)票的日期。
- 號(hào)碼—發(fā)票號(hào)碼。你可以為所有客戶使用全局編號(hào)系統(tǒng)，單獨(dú)為每個(gè)客戶編號(hào)。如果你選擇單獨(dú)為每個(gè)客戶編號(hào)，可以在發(fā)票號(hào)碼中包含客戶名稱或其他形式的名稱，例如“Westwood1”。
輸入銷售方和購(gòu)買方地址。這個(gè)信息應(yīng)該在發(fā)票頂部，你的信息應(yīng)該在客戶信息的上面。
- 你的聯(lián)系信息應(yīng)該包括你的名字、公司地址、電話號(hào)碼和電子郵件地址。
- 你的客戶信息應(yīng)該包括公司名稱、應(yīng)付賬款人的姓名和客戶地址。還可以包括客戶的電話和電子郵件地址。
輸入賬單信息。你可以專門用一欄簡(jiǎn)要描述產(chǎn)品或服務(wù)，一欄來(lái)描述數(shù)量，一欄來(lái)描述單價(jià)或費(fèi)率，一欄來(lái)計(jì)算購(gòu)買這些數(shù)量產(chǎn)品所用的總價(jià)格。
顯示賬單總額。它應(yīng)該出現(xiàn)在計(jì)算單獨(dú)費(fèi)用的列的下方，可以用Excel的“求和”函數(shù)生成。
- 例如：如果你在單元格B3和B4分別有13美元和27美元的工作量，你可以在單元格B5中輸入格式=SUM(B3,B4)來(lái)在該單元格中顯示40美元。
- 如果你在單元格B3中使用每小時(shí)費(fèi)率（例如，30美元），在B4中使用小時(shí)數(shù)（如，3），你就可以在單元格B5中輸入=SUM(B3*B4)。
包括付款方式。可以出現(xiàn)在賬單信息的上方，或者下方。常見(jiàn)的付款方式有“收到付款”、“14天內(nèi)付款”、“30天內(nèi)付款”或“60天內(nèi)付款”。
- 你也可以在發(fā)票底部附上一份備忘錄，內(nèi)容包括已接受的付款方式、基本信息，或者對(duì)與你一起采購(gòu)的顧客表示感謝。
保存發(fā)票。如有必要，發(fā)票使用的名稱要和你發(fā)給客戶的其他發(fā)票名稱區(qū)分開來(lái)。保存發(fā)票操作步驟：
- Windows—點(diǎn)擊頁(yè)面左上角的文件，點(diǎn)擊另存為，雙擊一個(gè)保存位置，輸入發(fā)票名稱，并點(diǎn)擊保存。
- Mac—點(diǎn)擊文件菜單項(xiàng)，點(diǎn)擊另存為，輸入發(fā)票名稱，并點(diǎn)擊保存。
小提示
- 你可以將發(fā)票保存為模板，以便將來(lái)使用。
