你是否需要知道你何時會超出或低于預算？你想不想從一個長長的名單中挑選出一個重要的數據？Excel的條件格式功能可以幫助你完成以上任務，甚至發揮更多的功能。雖然有些操作不太好掌握，但是掌握一些這方面的基礎知識，對你正在從事的任何項目都會有所幫助。
步驟
輸入所有數據，或在這里下載一個練習文件。這是很有用的，因為通過你已有的數據進行測試之后，你可以獲得最佳效果的條件格式。雖然你可以將條件格式應用到空白單元格，但是使用已有的數據對條件格式進行測試也是有必要的。
單擊要設置格式的單元格。條件格式允許你改變字體樣式，下劃線和顏色。通過使用條件格式，你也可以使用應用于單元格的線、邊框和底紋。但是，你不能更改單元格的字體或字體的大小。
單擊“格式” > “條件格式”，開始使用條件格式。在Excel 2007中，可以在“主頁”>“樣式”>“條件格式”中找到。
單擊“添加>> ”以使用兩種條件。在這個例子中，使用的兩個條件都是在關閉另一個時分別起作用的。Excel最高允許在每個單元格使用三個條件。如果你只需要一個條件，跳過下一步。
再次單擊“添加>>”以設定另一個條件，或單擊“刪除… ”，并選擇要刪除的條件。
確定第一個條件是基于當前單元格的值，或者是基于工作表中的另一部分的單元格或單元格組。
如果條件是基于當前單元格的話，讓條件保持原來的樣子（換句話說，將第一個下拉格式設置為“單元格數值”）。如果是基于其它單元格，將第一個下拉格式改為“方程是”。對于要改為“公式是”的指示，轉到下一個步驟。對于要改為“單元格數值”的指示，請執行以下操作：
- 選擇使用第二個下拉框會達到最好效果的參數。對位于低設置和高設置之間的條件，選擇“位于中間”，或者“不位于中間”。對于使用單個值的條件，使用其他參數。這個例子將在“大于”參數中使用一個單一數值。
- 確定數值或數值組適用的參數。在這個例子中，我們使用的是“大于”參數和B5單元格的值。想要選中一個單元格，需要單擊文本字段中的按鈕，這將最小化條件格式框。
對于“公式是”選項，你其實可以根據其他單元格或群組的值來應用條件格式。選擇“公式是”之后，所有的下拉菜單都會消失，只剩下一個文本字段。這意味著你可以輸入想要在Excel中使用任何公式。在大多數情況下，要堅持使用簡單的公式，避免文字或文本字符串的出現。請記住，該公式基于當前的單元格。舉一個例子：C5（當前單元格）= B5 > = B6。這意味著，當B5大于或等于B6時，C5就會改變格式。這個例子實際上可以在“單元格數值”中使用，但你已經明白了其中的含義。想要選中一個單元格，需要單擊文本字段中的按鈕，這將最小化條件格式框。
- 例如：假設你有一個電子表格，當前月份的所有天數都在A欄下列出；你每天都需要在這個工作表中輸入數據；并且你希望把當天日期所在的正行都設為高亮。試試這個方法：（1）突出顯示整個表中的數據，（2）選擇如上面所述的條件格式，（3）選擇“公式是”，（4）輸入類似?= $A3 = TODAY（）的式子，其中，A列包含日期，第3行是數據的第一行（位于標題后）。請注意，美元符號在A的前面出現，而不是在3的前面。（5）選擇你的格式。?[1]
單擊包含值的單元格。你會發現，行和列的名稱前會自動添加美元符號（$）。這使得該單元格的引用不可平移。這意味著，如果你是通過復制/粘貼相同的條件格式應用到其他單元格的話，它們都將引用原始單元格。要關閉此功能，只需點擊文本字段，刪除美元符號。如果你不想使用工作表的單元格設置一個條件，你可以簡單地在文本字段中鍵入數值。你甚至可以輸入文字，這取決于參數是什么。例如，不要使用“大于號”作為參數，并在文本字段中輸入“約翰?史密斯”。你不可能比約翰?史密斯更大……啊好吧，實際上你可以，但是在這里不行——算了別管了。在這個例子中，如果你大聲地讀出來，內容會是這樣的：“當此單元格的值大于B5單元格的值，然后……”。
應用格式的類型。請記住，你需要從工作表的其余部分抵消單元格，特別是如果你有大量的數據的話。但你需要使它們看起來更專業。在這個例子中，我們想要使字體變得更大膽，將白色的陰影變成紅色。首先，單擊“格式…”。
選擇你想使用的字體類型。然后單擊“邊框”。這個例子中不會改變邊界，然后點擊“模式”，并在那里進行更改。在任何時候，完成格式更改后，都要單擊“確定”。
格式的預覽將出現在參數和數值下面。你可以根據需要進行更改，直到出現你想要的格式。
移動到第二個條件（或第三個，如果你設置了的話），并再次按照上面的步驟做（從第6步開始）。你會發現在這個例子中，第二個條件還包括一個小公式（= B5 *.90）。這一步需要將B5的值，與0.9（即90％）相乘。如果該值小于的話，就使用格式。
單擊“確定”。現在你已經完成了所有的條件?，F在有兩件事情會發生：
- 沒有變化出現。這意味著，條件不具備，所以沒有格式被應用。
- 其中一個你選擇的格式會出現，因為條件之一已經滿足。
小提示
- 你可能希望在進行嘗試時，使用一些無所謂的數據，或者是萬一你犯了一個錯誤也不會丟失的數據。
- 此功能的一個非常有用的應用，是用它來識別低于所需的庫存水平的庫存物品。例如：出現粗體的行或單元格時，表明存貨價值比指定的數量更低。
- 這些步驟適用于Excel 97或更新的版本。
- Excel缺少的一個特征是對條件格式應用“復制-粘貼特殊-數值”的能力，即以這樣一種方式復制該格式，但條件格式的“公式”會自動消失。這將節省由方程所占用的內存。下面是一個將應用程序的可視化BASIC語言（VBA）宏的Excel數據復制到Word （使用HTML格式） ，然后將其復制回Excel的例子，但是要注意，這一步適用于對使用VBA宏有了一定經驗的高級用戶：
