IT系統(tǒng)實(shí)施過程中,往往容易遇到各種風(fēng)險(xiǎn),在投入大量時(shí)間和金錢之后,交付的項(xiàng)目也難以滿足用戶的期待。根據(jù)相關(guān)研究表明,50%的系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目沒有在預(yù)算范圍內(nèi)按時(shí)完成。新系統(tǒng)上線后,用戶通常要花6個(gè)月或更長時(shí)間來吸收和了解如何使用新系統(tǒng)完成工作,工作效率受到極大影響。
出現(xiàn)這種問題的原因各種各樣,但總體而言,最主要的原因是缺乏有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理,這會導(dǎo)致各種問題:
● 所有者和經(jīng)理低估項(xiàng)目完成需要的時(shí)間,使得項(xiàng)目沒有按期交付;
● 企業(yè)選擇定制和修改系統(tǒng),給日程表增加成本、風(fēng)險(xiǎn)和延期;
● 計(jì)劃不夠詳細(xì),無法管理任務(wù)和滿足完成日期;
● 測試不夠充分,新系統(tǒng)上線或因功能無法正常運(yùn)行而受影響;
● 團(tuán)隊(duì)承受巨大的上線壓力,以至于無法準(zhǔn)確描述剩余的開放項(xiàng)目和完成項(xiàng)目需要什么。
成功項(xiàng)目管理的目標(biāo)是減少這類問題的發(fā)生,與利害關(guān)系人溝通以及交付成果。企業(yè)首先需要弄清楚應(yīng)該誰來負(fù)責(zé)項(xiàng)目管理,是企業(yè)、供應(yīng)商、IT部門還是其他干系人。從項(xiàng)目管理的角度來看,應(yīng)用系統(tǒng)不是IT部門負(fù)責(zé)的。沒錯(cuò),雖然它是個(gè)IT系統(tǒng),但項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)對業(yè)務(wù)、部門職能和高級管理人員的期待和目標(biāo)有大體了解。
我們認(rèn)為供應(yīng)商無法做出新系統(tǒng)需要的所有決策。我們希望供應(yīng)商能提出建議,比如流程變更、系統(tǒng)使用和文件轉(zhuǎn)換。然而,只有管理層能夠指導(dǎo)員工培訓(xùn)、會計(jì)系統(tǒng)變更和客戶服務(wù)決策等事項(xiàng)。供應(yīng)商會有項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和經(jīng)理,但全部職責(zé)都是項(xiàng)目經(jīng)理的。
項(xiàng)目經(jīng)理必須得到管理層和員工的尊重,同時(shí)授予每日決策和定期更新管理技能的權(quán)力。在小公司,我們經(jīng)常看到公司為了節(jié)省資金,通常讓CFO或運(yùn)營總監(jiān)等高級經(jīng)理充當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理的角色。項(xiàng)目經(jīng)理的工作繁重,在8-12個(gè)月內(nèi),平均每周至少需要2-3天時(shí)間。在最后幾個(gè)月,每周工作時(shí)間會達(dá)到40個(gè)小時(shí)甚至更多。
對于較大的公司來說,新應(yīng)用系統(tǒng)(如企業(yè)資源計(jì)劃)的完整實(shí)現(xiàn)需要18個(gè)月或者更長時(shí)間。聘用外部項(xiàng)目經(jīng)理通常是因?yàn)楦呒壗?jīng)理無法抽出所需的時(shí)間。為了確保系統(tǒng)順利實(shí)施,按時(shí)交付,項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)承擔(dān)以下20項(xiàng)主要職責(zé):
1.與所有利害關(guān)系人和供應(yīng)商計(jì)劃和協(xié)調(diào)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。
2.每個(gè)月更新項(xiàng)目籌劃指導(dǎo)委員會。
3.從供應(yīng)商和內(nèi)部人員中招募和組建團(tuán)隊(duì)。
4.為整個(gè)項(xiàng)目制定完整的書面計(jì)劃,在任務(wù)級別定義詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃,包括評估、依賴關(guān)系和日程表。
5.每日跟進(jìn)任務(wù),與團(tuán)隊(duì)成員溝通。
6.與項(xiàng)目成員合作,就關(guān)鍵里程碑獲得簽字。
7.為程序變更、系統(tǒng)集成和接口開發(fā)和審查規(guī)范文件。
8.為上線做準(zhǔn)備,包括準(zhǔn)備計(jì)劃。
9.制定高質(zhì)量的測試計(jì)劃,審核測試結(jié)果。
10.規(guī)劃要轉(zhuǎn)換的檔案和歷史記錄,審查結(jié)果和數(shù)據(jù)完整性。
11.每周向利害關(guān)系人提供任務(wù)完成情況、任務(wù)狀態(tài)和評論。
12.完成項(xiàng)目任務(wù)所需的資源和技能。例如:是否有能夠編寫程序的程序員、培訓(xùn)師等等。
13.與管理層合作,確保人員到位,并按時(shí)完成系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)任務(wù),例如:審查規(guī)范、測試程序、審查轉(zhuǎn)換文件、培訓(xùn)、編寫程序等。
14.實(shí)施和使用項(xiàng)目進(jìn)度安排和協(xié)作工具。
15.領(lǐng)導(dǎo)招采流程(如服務(wù)器、軟件組件、軟件)。
16.項(xiàng)目成本估算和預(yù)算編制;檢查付款發(fā)票。
17.領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)后審核;制定未完成項(xiàng)目的任務(wù)清單,與內(nèi)部人員和供應(yīng)商設(shè)定新日期。例如:程序不能正常工作、用戶需要進(jìn)一步的教育和培訓(xùn)等。
18.對第一階段延期的功能進(jìn)行優(yōu)先級排序、評估和調(diào)度,包括為簡化實(shí)現(xiàn)而刪除的事項(xiàng)。
19.整個(gè)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)分析。
20.與所有利害關(guān)系人溝通。
新系統(tǒng)的實(shí)施是個(gè)復(fù)雜的過程,項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該履行以上職責(zé),委派任務(wù),加強(qiáng)合作,促進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施成功。同時(shí),系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目失敗率高,企業(yè)對IT部門的依賴日益增加,項(xiàng)目經(jīng)理需要找到形成項(xiàng)目管理流程的方式,以及最能滿足特定需求的工具,使用有效的工具和方法變得至關(guān)重要。8Manage PM是最能滿足此類需求的項(xiàng)目管理工具,通過以下管理功能,幫助項(xiàng)目經(jīng)理獲得成功:
● 項(xiàng)目符號范圍聲明——包括理由、可交付成果、時(shí)間和成本目標(biāo)、資源、除外責(zé)任、假設(shè)和主要風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目符號列表可以快速閱讀并集中在相關(guān)的要點(diǎn)上。
● 工作分解結(jié)構(gòu)——創(chuàng)建和使用 WBS 圖表,將其作為范圍和計(jì)劃流程的一部分,這樣項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)就能直觀地看到所有相關(guān)內(nèi)容,核實(shí)是否所有內(nèi)容都包含在內(nèi)。
● 多項(xiàng)目重疊圖——避免與資源或活動發(fā)生沖突,直觀地合并幾個(gè)不同工作計(jì)劃的信息。讓客戶了解其他所有正在進(jìn)行中的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目,看到項(xiàng)目是如何與投資組合、優(yōu)先順序和資源分配相關(guān)聯(lián)的。
● 階段/活動檢查表——創(chuàng)建圖表,匯總在某個(gè)階段要完成的任務(wù)。
●責(zé)任矩陣——同樣是圖表形式,根據(jù)資源交叉引用任務(wù); 分發(fā)責(zé)任矩陣,幫助團(tuán)隊(duì)成員認(rèn)清他們的角色。
系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目是一項(xiàng)復(fù)雜、長期的系統(tǒng)工程,為保證項(xiàng)目能夠順利進(jìn)行實(shí)施,必須利用有效的管理方法和工具。在系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目中,運(yùn)用8Manage PM項(xiàng)目管理工具,能高效推動項(xiàng)目執(zhí)行。
