這是一個(gè)由統(tǒng)計(jì)參加活動(dòng)人員引發(fā)的故事。經(jīng)常與數(shù)字打交道就需要有數(shù)字處理的思維，需要牢記不論何時(shí)開(kāi)始統(tǒng)計(jì)分析都要從建立規(guī)范的數(shù)據(jù)源開(kāi)始工作。規(guī)范的數(shù)據(jù)源第一條規(guī)矩就是一個(gè)單元格只記錄一條信息。如果你忘了或者你沒(méi)有按這條規(guī)則辦事，那麻煩就會(huì)找上你，跪搓衣板也有可能。
因?yàn)橼s一張成員統(tǒng)計(jì)表，錯(cuò)過(guò)了一個(gè)重要人物的電話(huà);
因?yàn)殄e(cuò)過(guò)了重要人物的電話(huà)，回家就跪了搓衣板。
這是一個(gè)真實(shí)的事，發(fā)生在筆者認(rèn)識(shí)的一個(gè)朋友身上。朋友是挺聰明和有干勁的一個(gè)小伙子，是一家企業(yè)的統(tǒng)計(jì)人員。上周三下午，領(lǐng)導(dǎo)安排他統(tǒng)計(jì)一次大型活動(dòng)的參加人員。
1.阿明身上發(fā)生了什么
阿明收到任務(wù)后，很快聯(lián)系各個(gè)部門(mén)的負(fù)責(zé)人上報(bào)人員名單。很順利，一個(gè)多小時(shí)后，阿明就收到各部門(mén)的上報(bào)，然后匯總得到這樣的一個(gè)表格：
我們的朋友阿明，傻眼了，看著時(shí)間滴答滴答的過(guò)去，頭腦一時(shí)短路，沒(méi)想去繼續(xù)搜索怎么把單元格的多個(gè)內(nèi)容提取出來(lái)排成一列。而是立馬投入緊張的復(fù)制粘貼手動(dòng)分組中。也就是在這個(gè)時(shí)候，電話(huà)響了，緊張工作中的阿明看也沒(méi)看直接掛掉。這是一個(gè)重要人物的重要電話(huà)，是阿明女友讓他下班去接她的電話(huà)。
下班回家后，“悲慘”的事發(fā)生了，耙耳朵阿明跪了搓衣板。
2.為什么?
一個(gè)小小的成員統(tǒng)計(jì)安排任務(wù)，居然產(chǎn)生了這么大的后果!是阿明流年不利嗎?是阿明工作不夠機(jī)靈嗎?是阿明女友太霸道了嗎?……都不是!唯一的原罪就是阿明雖然是統(tǒng)計(jì)員，但缺乏數(shù)據(jù)思維，沒(méi)有建立數(shù)據(jù)源的觀念和習(xí)慣。阿明很努力，但他只把自己當(dāng)成了一個(gè)文員，而不是一個(gè)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)員。 如果阿明在聯(lián)系各部門(mén)上報(bào)名單的時(shí)候直接要求大家用Excel文檔上報(bào)，如果阿明在匯總的時(shí)候按照數(shù)據(jù)人的習(xí)慣建立了數(shù)據(jù)源，那么所有的求助、緊張的復(fù)制粘貼都不會(huì)發(fā)生。因?yàn)橛辛艘?guī)范的數(shù)據(jù)源，利用數(shù)據(jù)透視表即可得到人數(shù)統(tǒng)計(jì);利用隨機(jī)函數(shù)賦值再進(jìn)行排名，再按排名順序快速分組(就是阿明最后得到但沒(méi)能使用的方法)……
也就是所有的混亂，緊張，重點(diǎn)并非阿明函數(shù)懂得少，而是阿明自己的操作習(xí)慣太會(huì)拉麻煩。
3.謹(jǐn)記
如果我們的工作常與數(shù)據(jù)打交道，那就一定要有不論何時(shí)都從建立規(guī)范數(shù)據(jù)源開(kāi)始工作的理念和習(xí)慣。在阿明這次事情的身上，我們至少可以學(xué)到一條規(guī)范：一個(gè)單元格只存放一個(gè)信息(數(shù)據(jù))! 最后，我們來(lái)看看有規(guī)范的數(shù)據(jù)源，阿明統(tǒng)計(jì)人數(shù)、分組會(huì)是怎么進(jìn)行的。利用數(shù)據(jù)透視表統(tǒng)計(jì)人數(shù)非常快，不到1分鐘完成：
利用函數(shù)進(jìn)行分組也不到2分鐘：第一步，利用隨機(jī)函數(shù)RAND和排名函數(shù)RANK為每個(gè)人隨機(jī)排名
第二步，利用INDEX函數(shù)和MATCH函數(shù)，按1到251(共251人)的排名順序依次分組
小結(jié)：平時(shí)工作中遇到的很多問(wèn)題，其實(shí)都是因?yàn)槿狈?shù)據(jù)思維，缺乏規(guī)范的數(shù)據(jù)源造成的。今天這個(gè)問(wèn)題還算是容易的，有現(xiàn)成的公式套路，解決起來(lái)也不難。有時(shí)候群里的伙伴提出的問(wèn)題，那個(gè)數(shù)據(jù)源真是亂，別說(shuō)公式了，就算是用VBA也難以理出頭緒。總之養(yǎng)成良好的做表習(xí)慣，逐漸形成規(guī)范的數(shù)據(jù)思維，對(duì)于自己今后的工作是非常有好處的。 知識(shí)站：這里簡(jiǎn)單解釋一下文中統(tǒng)計(jì)人數(shù)的公式。=LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(B2,”、”,””))+1公式運(yùn)用了LEN和SUBSTITUTE函數(shù)。SUBSTITUTE是一個(gè)替換函數(shù)，可以在一個(gè)單元格中把指定的內(nèi)容替換成別的內(nèi)容。SUBSTITUTE(B2,”、”,””)的意思就是把B2單元格中的頓號(hào)替換成空白(””表示空白)，其實(shí)就是起到刪掉頓號(hào)的效果。LEN函數(shù)的作用，就是判斷一個(gè)單元格或者公式結(jié)果的字?jǐn)?shù)(長(zhǎng)度)。LEN(B2)可以得到B2單元格內(nèi)的字?jǐn)?shù)(字+符號(hào))，LEN(SUBSTITUTE(B2,”、”,””))可以得到?jīng)]有頓號(hào)的字?jǐn)?shù)。那么這和人數(shù)有什么關(guān)系呢?兩者相減，就得到了頓號(hào)的個(gè)數(shù)，而人數(shù)就是頓號(hào)的個(gè)數(shù)加1。分析到這一步，公式我想大家都能看明白了。
