在使用WPS表單的過程中，經(jīng)常需要輸入大量的數(shù)據(jù)。如果每一個(gè)數(shù)據(jù)都是通過鍵盤輸入的，不僅會(huì)浪費(fèi)時(shí)間，還會(huì)浪費(fèi)精力。利用WPS表單的數(shù)據(jù)有效性功能，可以快速準(zhǔn)確地輸入數(shù)據(jù)。例如，教師希望將學(xué)生的考試成績(jī)分為四個(gè)等級(jí)：優(yōu)秀、良好、合格和不合格，這些等級(jí)將在輸入過程中反復(fù)輸入。如果將幾個(gè)等級(jí)名稱匯集到一個(gè)下拉菜單中進(jìn)行選擇，將大大簡(jiǎn)化操作，節(jié)省時(shí)間。這是生產(chǎn)過程中遇到的一個(gè)問題，你可以參考一下。
問：例如，在制作WPS表單有效性下拉菜單時(shí)，我寫了優(yōu)秀、優(yōu)秀和差；但是當(dāng)我選擇的時(shí)候，這三個(gè)選項(xiàng)被聯(lián)系在一起，合并成一個(gè)選項(xiàng)。發(fā)生了什么事？
答：步驟是正確的。只需用英文逗號(hào)替換源中選項(xiàng)之間的逗號(hào)。比如優(yōu)秀、優(yōu)秀和差。
WPS表中新增了“數(shù)據(jù)有效性”功能，這一要求可以通過以下兩種方式實(shí)現(xiàn)：
方法一：手工輸入數(shù)據(jù)源，制作下拉菜單；
方法2:通過引用數(shù)據(jù)區(qū)創(chuàng)建一個(gè)下拉菜單。
直接輸入法
第一步：選擇“等級(jí)”列中的所有單元格，選擇“數(shù)據(jù)|有效性”菜單項(xiàng)，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，按下“設(shè)置”選項(xiàng)卡下“允許”右側(cè)的下拉按鈕，在列表中選擇“序列”選項(xiàng)，如圖1所示：
圖1 wps生產(chǎn)下拉菜單-數(shù)據(jù)有效性區(qū)域的選擇
第二步：輸入序列中所有級(jí)別的名稱(如優(yōu)秀、良好、合格、不合格等)。)在“源”框中，用逗號(hào)分隔每個(gè)級(jí)別，并選擇復(fù)選框“忽略空值”和“提供下拉菜單”，如圖2所示。
圖2 wps生產(chǎn)下拉菜單-有效性數(shù)據(jù)輸入
步驟3:最后，單擊確定返回工作表。單擊“等級(jí)”列中的任何單元格，右側(cè)將顯示一個(gè)下拉箭頭。單擊它，將出現(xiàn)一個(gè)下拉列菜單，如圖3所示。
圖3 wps生產(chǎn)下拉菜單-下拉菜單選擇
選擇其中一個(gè)選項(xiàng)，相應(yīng)的年級(jí)名稱就會(huì)輸入到單元格中，非常方便，而且輸入準(zhǔn)確，不易出錯(cuò)。當(dāng)鼠標(biāo)點(diǎn)擊其他單元格時(shí)，該單元格的下拉箭頭消失，不影響操作界面。
區(qū)域引用法
步驟1:首先，在$ d $1: $ d $4字段中輸入優(yōu)秀、良好、合格和不合格，如圖4所示：
圖4 wps生產(chǎn)下拉菜單-下拉菜單輸入
步驟2:選擇等級(jí)列中的所有單元格，選擇菜單項(xiàng)數(shù)據(jù)|有效性，選擇對(duì)話框設(shè)置選項(xiàng)卡下允許列表中的序列選項(xiàng)，單擊源編輯欄，用鼠標(biāo)選擇序列區(qū)域D1: D4，返回?cái)?shù)據(jù)有效性對(duì)話框。如圖5所示。
圖5 wps生產(chǎn)下拉菜單-下拉菜單數(shù)據(jù)源選擇
步驟3:單擊確定保存設(shè)置。最終的下拉菜單效果如圖6所示。
圖6 wps生產(chǎn)下拉菜單-下拉菜單數(shù)據(jù)選擇
摘要：
1.WPS表單中新增的“數(shù)據(jù)|有效性”為用戶提供了制作“下拉菜單”的功能，可以通過“直接輸入法”和“區(qū)域參照法”來制作。
2.當(dāng)“選擇”很少時(shí)，“直接輸入法”通常用于創(chuàng)建下拉菜單。當(dāng)單元格被復(fù)制到其他工作表時(shí)，此方法生成的下拉菜單仍然有效。
3.當(dāng)“備選”內(nèi)容較多或內(nèi)容變化頻繁時(shí)，通常使用“區(qū)域參照法”創(chuàng)建下拉菜單。當(dāng)單元格被復(fù)制到其他工作表中時(shí)，必須通過“定義名稱”的方法重置此方法創(chuàng)建的下拉菜單。
另外，如果用戶使用函數(shù)公式定義的名稱來制作下拉菜單，公式結(jié)果必須是單元格引用，否則不能正常使用。
適用范圍：
適用于WPS辦公室2005(751)或以上。
