在使用WPS表單的過程中，經常需要輸入大量的數據。如果每一個數據都是通過鍵盤輸入的，不僅會浪費時間，還會浪費精力。利用WPS表單的數據有效性功能，可以快速準確地輸入數據。例如，教師希望將學生的考試成績分為四個等級：優秀、良好、合格和不合格，這些等級將在輸入過程中反復輸入。如果將幾個等級名稱匯集到一個下拉菜單中進行選擇，將大大簡化操作，節省時間。這是生產過程中遇到的一個問題，你可以參考一下。
問：例如，在制作WPS表單有效性下拉菜單時，我寫了優秀、優秀和差；但是當我選擇的時候，這三個選項被聯系在一起，合并成一個選項。發生了什么事？
答：步驟是正確的。只需用英文逗號替換源中選項之間的逗號。比如優秀、優秀和差。
WPS表中新增了“數據有效性”功能，這一要求可以通過以下兩種方式實現：
方法一：手工輸入數據源，制作下拉菜單；
方法2:通過引用數據區創建一個下拉菜單。
直接輸入法
第一步：選擇“等級”列中的所有單元格，選擇“數據|有效性”菜單項，打開“數據有效性”對話框，按下“設置”選項卡下“允許”右側的下拉按鈕，在列表中選擇“序列”選項，如圖1所示：
圖1 wps生產下拉菜單-數據有效性區域的選擇
第二步：輸入序列中所有級別的名稱(如優秀、良好、合格、不合格等)。)在“源”框中，用逗號分隔每個級別，并選擇復選框“忽略空值”和“提供下拉菜單”，如圖2所示。
圖2 wps生產下拉菜單-有效性數據輸入
步驟3:最后，單擊確定返回工作表。單擊“等級”列中的任何單元格，右側將顯示一個下拉箭頭。單擊它，將出現一個下拉列菜單，如圖3所示。
圖3 wps生產下拉菜單-下拉菜單選擇
選擇其中一個選項，相應的年級名稱就會輸入到單元格中，非常方便，而且輸入準確，不易出錯。當鼠標點擊其他單元格時，該單元格的下拉箭頭消失，不影響操作界面。
區域引用法
步驟1:首先，在$ d $1: $ d $4字段中輸入優秀、良好、合格和不合格，如圖4所示：
圖4 wps生產下拉菜單-下拉菜單輸入
步驟2:選擇等級列中的所有單元格，選擇菜單項數據|有效性，選擇對話框設置選項卡下允許列表中的序列選項，單擊源編輯欄，用鼠標選擇序列區域D1: D4，返回數據有效性對話框。如圖5所示。
圖5 wps生產下拉菜單-下拉菜單數據源選擇
步驟3:單擊確定保存設置。最終的下拉菜單效果如圖6所示。
圖6 wps生產下拉菜單-下拉菜單數據選擇
摘要：
1.WPS表單中新增的“數據|有效性”為用戶提供了制作“下拉菜單”的功能，可以通過“直接輸入法”和“區域參照法”來制作。
2.當“選擇”很少時，“直接輸入法”通常用于創建下拉菜單。當單元格被復制到其他工作表時，此方法生成的下拉菜單仍然有效。
3.當“備選”內容較多或內容變化頻繁時，通常使用“區域參照法”創建下拉菜單。當單元格被復制到其他工作表中時，必須通過“定義名稱”的方法重置此方法創建的下拉菜單。
另外，如果用戶使用函數公式定義的名稱來制作下拉菜單，公式結果必須是單元格引用，否則不能正常使用。
適用范圍：
適用于WPS辦公室2005(751)或以上。
