金山WPS發(fā)布了全新?lián)岝r版，此次最大更新就是在WPS文字、表格、演示的基礎(chǔ)上增加了一個(gè)全新的組件——輕辦公，它是一個(gè)多人、多平臺、多文檔的協(xié)同工具。“輕辦公”的加入強(qiáng)化了WPS這款Office工具軟件的一個(gè)新的屬性——“服務(wù)”。用戶通過“輕辦公”可以直接在云端存儲文檔、建立文檔相關(guān)人員的圈子、在圈子中針對文檔內(nèi)容進(jìn)行討論、修改，形成文檔的全生命周期管理，便于存檔和查看。
▲WPS 輕辦公組件發(fā)布
▲多賬號登錄方式
▲WPS 新增組件
一般情況下，文檔是需要與他人交流的，用戶編輯文檔后會通過郵件、即時(shí)通訊(QQ群、討論組)等工具與團(tuán)隊(duì)伙伴或相關(guān)工作人員進(jìn)行討論，大家對文檔內(nèi)容提出意見和修訂后再通過郵件等工具反饋給發(fā)起人。這個(gè)過程中經(jīng)常出現(xiàn)反饋不及時(shí)、多人修改的文檔版本難以核對等問題，然而輕辦公所具備的文檔歷史版本管理和即時(shí)消息提醒等功能都讓多人協(xié)作的效率更高效。
據(jù)悉，“輕辦公”的概念是為配合這個(gè)新組件的推出特別想到的一個(gè)名稱，它的出發(fā)點(diǎn)就是打通PC平臺與移動(dòng)平臺之間的文件，將人與人之間文檔的協(xié)作串起來。用戶可以通過輕辦公建立自己針對于某一文檔的圈子，將文件上傳或保存到圈子，將需要的人拉近圈子里，就能夠依托文件進(jìn)行評論和討論，實(shí)現(xiàn)多人對一個(gè)文件進(jìn)行修改，保證版本不會亂掉。這樣人與人之間的文檔協(xié)作就能更輕便。
舉個(gè)例子來說明輕辦公的價(jià)值，就拿大公司中常見的合同審核來說吧——A公司的張三和B公司的李四簽訂一份合同，張三首先需將合同初稿通過郵件發(fā)給A公司內(nèi)法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審核，雙方同事會針對合同給出不同的修改意見，張三根據(jù)意見還要進(jìn)行再次修訂再次發(fā)郵件，往復(fù)多次。即便A公司內(nèi)部審核定稿了，B公司內(nèi)部同樣還要走合同審核流程，B公司的法務(wù)同事和財(cái)務(wù)同事同樣會給李四提出很多修改意見。最終，張三和李四必須匯總本公司內(nèi)部的修改意見，同時(shí)也要逐字逐句考量對方公司的修改內(nèi)容。稍有不慎，就可能造成版本的錯(cuò)亂和修改意見的遺漏。
WPS輕辦公的出現(xiàn)解決了這個(gè)協(xié)同難題。A公司的張三可以通過輕辦公建立一個(gè)圈子，將合同初稿上傳，同時(shí)將法務(wù)同事、財(cái)務(wù)同事、以及B公司的李四都拉進(jìn)來，針對合同初稿進(jìn)行評論和討論。李四也可以將B公司的法務(wù)同事和財(cái)務(wù)同事拉進(jìn)來一起討論。這樣，大家在同一版本上討論，保證了修改內(nèi)容的不遺漏，從根本上杜絕了版本錯(cuò)亂，也大大提升了辦公效率。
另外，據(jù)WPS輕辦公產(chǎn)品負(fù)責(zé)人晁云曈介紹，輕辦公的催生主要基于2方面原因：第一是移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)開始流行，越來越多介入到企業(yè)辦公環(huán)境里去。第二是管理結(jié)構(gòu)越來越扁平化，虛擬的團(tuán)隊(duì)也會越來越多。這就決定未來辦公環(huán)境需要解決兩個(gè)問題：無縫打通PC和移動(dòng)設(shè)備;第二個(gè)如何以一個(gè)比較扁平、虛擬團(tuán)隊(duì)運(yùn)作形式來實(shí)現(xiàn)人與人的溝通和協(xié)作等一系列的問題。
這次發(fā)布的WPS“輕辦公”只是一個(gè)Beta版，僅支持PC個(gè)人版，主要是先讓廣大用戶了解和熟悉這樣的文檔協(xié)作模式，并收集在使用過程中存在的問題，以便對產(chǎn)品進(jìn)行完善，預(yù)計(jì)在5月份可實(shí)現(xiàn)移動(dòng)、PC多平臺的全面部署，真正實(shí)現(xiàn)多人、多平臺、多文件協(xié)同辦公。
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