日常辦公經(jīng)常會(huì)遇到要同時(shí)打印表格和文檔，現(xiàn)在只要使用WPS的郵件合并功能，只要是一份文檔模板和一份表格數(shù)據(jù)，就能把表格內(nèi)的數(shù)據(jù)批量插入文檔里了，插入之后可以批量發(fā)送郵件或者生成不同文檔。
郵件合并常用于：
1、打印請(qǐng)柬：如果不是手工書寫的請(qǐng)柬，每份請(qǐng)柬只有客人名字不同，逐份打開文檔來(lái)填寫，廢不少功夫。
2、公司郵件：只有開頭的收件人和部分信息不同，你會(huì)一封一封修改再發(fā)送嗎?
3.成績(jī)單和工資單：要為每位學(xué)生或職工派發(fā)成績(jī)單和工資單，只有一個(gè)總體表格，如何做成正式的成績(jī)單發(fā)給學(xué)生呢?
下面以成績(jī)單為例，教大家如何批量輸出成績(jī)單。
1、首先打開成績(jī)單模板.doc, 點(diǎn)擊“引用”選項(xiàng)卡，選擇“郵件”，這時(shí)會(huì)出現(xiàn)“郵件合并”選項(xiàng)卡。
2、點(diǎn)擊“打開數(shù)據(jù)源”，選擇“成績(jī)表.xls”，選擇數(shù)據(jù)所在的工作表。(要先關(guān)閉 成績(jī)表.xls)；
3、把光標(biāo)定位在模板的學(xué)號(hào)欄中，點(diǎn)擊“插入合并域”，選擇表格中對(duì)應(yīng)的“學(xué)號(hào)”列，再點(diǎn)擊“插入”。點(diǎn)擊“取消”關(guān)閉窗口，光標(biāo)所在地方會(huì)出現(xiàn)<<學(xué)號(hào)>>字樣。
4、點(diǎn)擊“查看合并數(shù)據(jù)”，可以看到合并后的效果，姓名欄出現(xiàn)了學(xué)生學(xué)號(hào)。點(diǎn)擊“下一條”可看到不同學(xué)生姓名。再次點(diǎn)擊“查看合并數(shù)據(jù)”可查看域代碼。
5、按照上面的方法，分別將姓名、各科成績(jī)插入到對(duì)應(yīng)的位置。再查看合并效果。
6、輸出和打印，最后如果你想生成每個(gè)學(xué)生一份文檔，點(diǎn)擊“合并到不同新文檔”；
7、如果希望生成一份文檔，里面每一頁(yè)是不同學(xué)生的成績(jī)單，可點(diǎn)擊“合并到新文檔”;如果希望直接打印出來(lái)點(diǎn)擊“合并到打印機(jī)”。
注意事項(xiàng)
如果想直接發(fā)送郵件給各個(gè)學(xué)生，你可以這樣做。
1、成績(jī)表.xls中增加一列“學(xué)生郵箱”將每個(gè)學(xué)生的郵箱都填上。
2、點(diǎn)擊“收件人”，勾選里面要發(fā)送的學(xué)生郵箱。
3、電腦配置好OUTLOOK郵件客戶端。
4、點(diǎn)擊”合并到電子郵件“發(fā)送。
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