當(dāng)要在Word2007中使用其他程序中的數(shù)據(jù)時(shí)，有兩種選擇：鏈接或嵌入。事實(shí)上，盡管使用的術(shù)語不同，但是含義是相似的。例如，將圖片插入到Word2007文檔中時(shí)可以使用這些選項(xiàng)。定位到圖片后，利用“插入”按鈕的下拉箭頭從“插入”、“鏈接到文件”和“插入和鏈接”中進(jìn)行選擇。“鏈接”的意思很明顯，通過它插入的內(nèi)容仍然以某種方式與原來的應(yīng)用程序或文件相連。“插入”可能不夠明確，可稱為嵌入，“插入和鏈接”則指同時(shí)進(jìn)行鏈接和嵌入。這種同步與邊走邊嚼口香糖不太一樣。
鏈接對(duì)象時(shí)，就是將對(duì)象的位置存儲(chǔ)在Word2007中。以后，在自己或其他人選擇“查看”對(duì)象時(shí)，Word2007會(huì)檢查文件系統(tǒng)，確定哪個(gè)程序“具有”這種文件。然后使用此程序打開文件。對(duì)于某些對(duì)象，特別是其他Office程序多具有的對(duì)象，Word2007可以正確顯示對(duì)象的內(nèi)容，將它作為Word2007文檔的一部分。對(duì)于其他對(duì)象，則打開程序，并在具有對(duì)象的程序中打開對(duì)象。
對(duì)于圖片，是嵌入它還是鏈接它由大小、維護(hù)/更新和可用性等因素決定。如果不考慮其他因素，嵌入對(duì)象后得到的文件會(huì)比鏈接對(duì)象的文件大。這會(huì)為發(fā)送電子郵件、在小型可移動(dòng)媒體上傳送Word2007文檔帶來困難，設(shè)置對(duì)存儲(chǔ)文檔都有影響。但是，假定這些都可以克服(而且這些問題越來越少，使得存儲(chǔ)成本下降，高速Internet的可訪問性增加)，則嵌入能確保在需要時(shí)給出對(duì)象的數(shù)據(jù)。
相反，僅鏈接的對(duì)象只有在給出原始對(duì)象，并且原始對(duì)象未被重命名時(shí)才可用。而且，此對(duì)象所在的位置必需與創(chuàng)建包含它的文件的位置一致。例如，如果對(duì)象起初與包含它的文件在同一文件夾中，位置就沒什么問題。但是，如果對(duì)象起初在名為“OfficeBa的媒體”的文件夾中，而此時(shí)在名為“Office的媒體”的文件夾中，則鏈接項(xiàng)將不會(huì)正確顯示。
另一方面，如果原始源的內(nèi)容發(fā)生更改，但名稱和所在文件夾沒有變，則到它的鏈接將反應(yīng)此更改，在鏈接更新時(shí)，正確顯示舊源的新內(nèi)容。
例如，假設(shè)你向與同時(shí)共享一些圖片，而且圖片包含在聯(lián)機(jī)庫中，同時(shí)你對(duì)此庫和其他的項(xiàng)目做了更改，還增加了圖片本身。這是典型的“正在進(jìn)行的工作”。如果在發(fā)送的文檔中嵌入圖片本身，則收件人會(huì)在打開文檔時(shí)收到你發(fā)送的圖片。
但是，如果同時(shí)進(jìn)行修改，收件人不會(huì)受到什么影響——他們收到的仍然是原始發(fā)送內(nèi)容。如果是鏈接庫，而且收件人可以訪問存儲(chǔ)庫的位置，則他們就可以查看圖片，同時(shí)也能看到其他更改。
圖標(biāo)與內(nèi)容
在將對(duì)象插入到當(dāng)前文件中時(shí)，可以選擇顯示內(nèi)容或僅顯示圖標(biāo)。如果選擇“顯示為圖標(biāo)”，對(duì)象將仍然具有某些功能——可以通過雙擊它來打開所有者應(yīng)用程序，但不能查看Word2007文檔中的內(nèi)容。
該選項(xiàng)在Word2007無法正確顯示W(wǎng)ord2007窗口中的內(nèi)容時(shí)是有意義的。可以使用圖標(biāo)功能告訴文檔用戶雙擊對(duì)象時(shí)將發(fā)生的事情。
我們可以不接受默認(rèn)圖標(biāo)，而是選擇“更改圖標(biāo)”，如圖所示。單擊“瀏覽”按鈕定位到默認(rèn)所有者應(yīng)用程序所駐留的位置，通常可以選擇存儲(chǔ)在特定的.exe文件中的圖標(biāo)。尋找需要的圖標(biāo)后單擊“確定”按鈕，再回到“對(duì)象”對(duì)話框后，進(jìn)行其他選擇后單擊“確定”按鈕。
