Excel提供了至少三種設置數據的方式，因此您的報告和分析可以輕松地將其用作可靠的數據源。Excel提供了三種在電子表格中排列數據的常規方法，因此您可以將其用作工作表公式的數據庫：簡單（或“灰色單元格”）表，自Excel 2.0起就使用。Excel 2007中引入的Excel Tables。Excel 2010中引入的具有表格報表布局的數據透視 表。我將其中任何一個稱為“數據庫”，可能會冒犯數據庫專家。畢竟，這三個電子表格數據庫易于設置和使用…根本不像“真實”數據庫。即使這樣，這些數據庫也可以像Excel公式的真實數據庫一樣工作。如果您的報告和分析可以從這些類型的電子表格數據庫之一中獲取數據，則可以顯著改善報告和分析。在本文中，我將介紹每種類型的電子表格數據庫。然后，在以后的文章中，我將更詳細地介紹。電子表格數據庫1：簡單表20多年來，直到Excel 2007，Excel用戶只能將“簡單表”用作電子表格數據庫。這種類型的數據庫有兩種樣式：水平和垂直。簡單表電子表格數據庫，水平樣式水平電子表格數據庫的日期顯示在一個標題行中，如下圖所示。通常，日期列使用每月“存儲桶”，但它們可以使用所需的任何時間段。“代碼”列可以包含總帳帳號，SKU，員工代碼等。為了說明該數據庫提供的功能，請查看我的 Excel儀表板模板，這些模板從此類Excel數據庫中獲取其數據。要更新這些模板中每個期間的報告，只需更新數據庫，在一個單元格中更改報告日期，然后重新計算Excel。如果您依靠Excel數據庫進行其他報告和分析，則所有報告都可以輕松更新?；疑男泻土惺呛唵伪淼淖蠲黠@特征。這些邊界牢房起著至關重要的作用。這是如何做：
設置簡單表時，需要為所有鍵范圍定義范圍名稱，然后公式僅使用這些范圍名稱來引用表-決不使用單元格引用。這些范圍名稱都僅引用灰色邊框單元格-從未引用數據的單元格。為了說明這一點，該數據庫位于一個名為Horiz的工作表上，它使用以下四個范圍名稱：
代碼 = Horiz！$ A $ 3：$ A $ 10描述 = Horiz！$ B $ 3：$ B $ 10日期 = Horiz！$ C $ 2：$ G $ 2數據 =水平！$ C $ 3：$ G $ 10這是使用此設計的關鍵要求：將數據行或列添加到簡單表中時，總是在灰色單元格之間插入行和列。這樣，您始終知道使用該表的所有公式都會“看到”您的新數據。簡單表電子表格數據庫，垂直樣式
該圖顯示了一個垂直的Simple-Table Excel數據庫。像大多數數據庫一樣，每個字段僅包含一列數據。作為簡短描述，我將其稱為垂直數據庫，因為其日期是垂直顯示的。在這里，名稱很容易分配。只需選擇范圍A2：D12。接著…在Classic Excel中，選擇“插入”，“名稱”，“創建…”。在New Excel中，選擇“公式”，“定義的名稱”，“從選擇中創建…”…然后在“創建名稱”對話框中，確保僅指定“頂行”；然后選擇確定。電子表格數據庫2：Excel表Excel 2007引入了一項主要的新功能：Excel表。
設置Excel表（或僅設置“表”）時，Excel會自動命名數據的每一列。同樣，當您向表中添加相鄰的行或列時，Excel也會自動擴展表以包括此新數據。這與簡單表相反，在簡單表中，我們必須執行添加邊框單元格和定義范圍名稱所需的手動步驟。要創建此表，請設置數據，如在本示例中所見。選擇標題和數據；選擇“插入”，“表”，“表”；在“創建表”對話框中，確保選中“我的表有標題”；然后選擇確定。Excel會自動設置表格的格式并為其命名，就像它為新工作表命名一樣。也就是說，它分配諸如Table1，Table2等之類的名稱。與工作表一樣，您可以重命名每個Table。在公式中，當您引用表或簡單表中的數據列時，將使用名稱，而不是單元格引用。例如，如果要對“金額”列求和，則公式為：簡單表：= SUM（Amount）Excel表格：= SUM（Table1 [Amount]）當然，如果重命名Table1，則第二個公式中對Table1的引用將自動更新。電子表格數據庫3：數據透視表的表格布局數據透視表具有許多重要的優點，這就是為什么它們如此受歡迎的原因。但是它們也有很大的局限性，這就是為什么我過去很少使用它們。好處是顯而易見的。數據透視表為Excel用戶提供了強大的功能，使他們可以在Excel中瀏覽關系數據，并將排序，匯總和過濾后的數據切片返回到電子表格。我不知道有任何其他產品可以提供這種功能。另一方面，從我的角度來看，數據透視表似乎始終只是連接到Excel的報表生成器。它們提供了許多報告功能，但只有一個電子表格功能（GETPIVOTDATA）允許工作表功能使用數據透視表數據。因此，再次（我認為），Excel用戶一直比在標準Excel報表中使用來自一個或多個數據透視表的數據的工作更加辛苦。但最后，在Excel 2010中，Microsoft添加了Excel用戶使用數據透視表作為標準報表和分析的真正有用數據源所需的大多數功能。因為我們可以解決缺少的功能，所以我們最終可以將數據透視表用作強大而龐大的電子表格數據庫。
