許多公司很難創建支出差異圖表。實際上，許多公司都依賴于幾乎沒有用的圖表。這是太多公司使用的一張毫無價值的圖表的示例。這是從年初至今比較一月到十月實際支出和預算支出的數據。
該圖表的問題在于它隱藏了可操作的信息。它不會顯示它。該圖表最明顯的信息由向上傾斜的線表示，是年初至今（YTD）的預算和支出在一年中向上攀升。也就是說，該圖表旨在強調數學確定性。該圖表試圖傳達的唯一有用信息是YTD方差的量，它是所示兩條線之間的差。但是，由于使用了太多垂直空間來顯示YTD總數，因此實際上不可能估計相對較小的方差。要了解此圖表如何有效地隱藏信息，請讓自己擔任經理檢查圖表的位置。如果您要就此支出表現向員工進行測驗，您幾乎沒有事實可作為依據。員工將沒有任何事實可以作為解釋依據。相比之下，下表顯示了相同的基礎數據，但是格式傳達了可操作的信息。在這里，棕褐色的面積圖顯示了該年度的每月預算。黑線顯示實際的每月支出。該圖表中的橄欖綠色列顯示了年初至今的變化。與年初至今的支出和預算不同，差異不一定會增加。例如，在此圖表中，一年前四個月的年初至今累計變化是有利的（小于零）。最近，年初至今的差異在8月和9月有所下降。與第一個圖表不同，此圖表提供了足夠的信息來提醒管理人員出現問題。它還為經理提供了足夠的詳細信息，以開始合理討論支出差異的原因。（要查看我們如何在Excel 2003中創建棕褐色和橄欖綠色的Excel圖表，請閱讀 在Excel 97-2003中顯示任何顏色。）創建圖表盡管這是一個相當標準的Excel圖表，但它具有幾個不同尋常的特征。數據布局此圖顯示了支持圖表的工作表數據。啟動“圖表向導”時，將選擇范圍A1：D15，如圖所示。為了使“圖表向導”可以正確解釋布局，請確保單元格A1為空。圖表范圍包括第2行和第15行。這樣做是為了提供顯示柱狀圖整個寬度所需的水平空間，如上面的第一張圖所示。要成功顯示灰色行，必須在三個灰色單元格中進行輸入。輸入為這兩個單元格顯示的公式：
C2：= OFFSET（C2,1,0）C15：= OFFSET（C15，-1,0）這兩個公式在使用該公式的單元格下方或上方的單元格中返回值。通過使用 OFFSET 函數，您可以在灰色行之間插入新行，而無需更改公式。為了說明為什么 在這些公式中使用OFFSET函數，假設單元格C15使用公式= C14。如果您在第14和15行之間插入一行，則單元格C16中的公式將不會引用新的單元格C15。相反，它仍將引用單元格C14。使用OFFSET可以解決此問題。要進行的第三項輸入是在單元格A2中輸入撇號。這也稱為單引號。此項使Excel在圖表的第一個月顯示為空白。沒有該條目，Excel就會對月份如何與數據匹配感到困惑。單元格A3包含日期值1/1/2004。此列中的其余單元格包含顯示的等效日期。要格式化日期，請選擇范圍A2：A15；選擇格式，單元格；在數字選項卡中，選擇自定義；然后輸入“ m yy”（不帶引號）作為日期格式；然后選擇確定。在下面顯示的單元格中輸入以下公式，然后將其復制到如圖所示的列中。D3：= IF（B3 = 0，NA（），B3-C3 + D2）對于未輸入實際支出的月份，此公式將返回NA（）。這將導致Excel在這些月份中不顯示任何行。圖表布局要創建圖表，請選擇上圖中的區域A1：D15并啟動圖表向導。在“標準類型”選項卡中，選擇“行”。然后選擇左上方的圖表子類型。單擊下一步，然后再次單擊下一步。在“網格線”選項卡中，取消選擇所有網格線。在圖例選項卡中，取消選擇顯示圖例。然后單擊完成。要關閉背景陰影，請在繪圖區域上單擊鼠標右鍵；選擇格式繪圖區域；選擇一個無區域；然后選擇確定。要在圖表底部顯示月份和年份，請右鍵單擊水平軸，選擇“設置軸格式”，然后選擇“模式”選項卡。在“刻度標記標簽”選項框中，選擇“低”選項。仍在“格式軸”對話框中時，選擇“比例”選項卡。可能已選中“值（Y）軸在類別之間交叉”復選框。確保未選中它。然后選擇確定。要將預算數據顯示為面積圖，請右鍵單擊顯示預算數據的行，然后選擇“圖表類型”。在“圖表類型”列表框中，選擇“區域”。選擇左上方的圖表子類型。然后選擇確定。要將YTD方差顯示為柱形圖，請右鍵單擊顯示此數據的行，然后選擇“圖表類型”。在“圖表類型”列表框中，選擇“列”。選擇左上方的子類型。然后選擇確定。此圖表中使用的日期格式特別適用于小型圖表。在您的圖表版本中，月份和年份可能位于同一行，而不是如上圖所示。要創建包裹效果，只需縮小圖表即可。如果您想要更大的圖表，則可能希望使用其他日期格式。
