Excel可以限制使用者在單元格或區域中的輸入內容，以確保數據符合要求。利用數據有效性可以實現這一點，當輸入數據時Excel提供一個下拉列表供選擇，用戶可以從列表中選擇一項進行輸入，從而避免了輸入錯誤內容，如果輸入的內容與列表不符，Excel將給出錯誤提示。
下面是一個具體的例子，要在某一區域中對用戶的輸入進行限制，限制的內容是“省份列表”為全國省份名稱，即只允許輸入省份信息，操作步驟如下：
1.選擇需要限制輸入的區域，單擊菜單“數據→有效性→設置”，在“有效性條件”的“允許”下拉列表中選擇“序列”，單擊“來源”文本框右側的“區域引用”圖標，如圖。
2.Excel 將收縮“數據有效性”窗口，用鼠標選擇列表所在區域，此處為“省份列表”區域E1：E35。
選擇完畢后再次單擊“區域引用”圖標返回，Excel自動將選擇的區域輸入到“來源”下的文本框中。如果列表區域和需要設置有效性的區域不在同一工作表內，就必需先將列表區域定義名稱，例如對“省份列表”所在區域E1：E35定義名稱為“省份列表”，然后在“來源”下的文本框中輸入“=省份列表”。
3.最后單擊“確定”。
Excel將在選定的單元格中創建一個有效性列表，用戶輸時可以在列表中選擇，或輸入列表中的內容。
如果輸入了別的內容，Excel會給出錯誤提示。
刪除數據有效性設置的方法：
1.單擊選擇任一包含數據有效性列表的單元格。
2.單擊菜單“編輯→定位”，或按F5鍵、Ctrl+G，打開“定位”對話框。
3.單擊“定位條件”按鈕，在“定位條件”對話框中選擇“數據有效性→相同”。
這時Excel會把所有具有相同數據有效性設置的單元格全部選中。
4.單擊菜單“數據→有效性→設置”，單擊“全部清除”按鈕。
