紙質會計檔案管理成本高？
來回翻找檔案調取效率低？
相關憑證難查找？
操作難留痕、安全隱患大？
在財政部正式發布“關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知”后，電子檔案的推行大大促進企業對會計檔案的規范化和使用率。電子檔案帶來的文檔一體化管理、數據處理成本降低、信息共享、集中管理和數據安全性等優勢，顯著升級財務的會計檔案保管問題。
隨著分貝通在費控報銷業務功能上的持續深化，電子檔案功能正式上線，全面實現電子檔案的一體化、線上化和無紙化管理，讓財務告別線下繁瑣的會計檔案保管。
01低成本電子檔案高效率
“會計檔案的留存也是一筆不小的成本”，據某生物醫藥企業的財務統計，公司各紙質憑證的打印耗費大量紙張，而會計憑證的保存需要固定的檔案室、檔案柜和檔案盒，再加上會計檔案保管期限長，在10-30年不等，存儲空間需求也很高。這些費用實際上也占到了幾十萬的年度消耗。“紙質憑證的整理裝訂和歸檔借閱同時耗費財務和員工們的時間與精力，這也造成了人力成本的浪費。”
隨著分貝通電子檔案功能的上線，會計憑證的存儲問題就得到了很好的解決。例如，該企業過去需要經過多手、復雜的歸檔工作均全部交由系統化線上完成，分貝通支持的系統對接憑證導入，能夠同時將業務系統、財務系統中的憑證直接同步到分貝通管理系統的電子檔案中進行歸檔。
而為了保證最大化的靈活性，分貝通電子檔案還配置了可編輯檔案信息，滿足檔案信息調整的情況，更靈活更適用。
同時，利用電子檔案還可以將同事項的憑證建立關聯關系，在查閱時，只需要輸入憑證號即可找到關聯憑證。例如，財務在搜尋某對公付款的合同資料時，同步關聯的付款申請單、付款憑證等將同步顯示。為了進一步提升體驗，分貝通電子檔案還將進一步升級關聯規則的自定義功能，實現管理員可以配置根據某特定條件，例如員工姓名等，實現憑證關聯的功能。
02易調取檔案線上、線下一體化
盡管相關規定已經明確了電子檔案的有效性，但企業在具體工作中，依然保留線下歸檔保存的方式。對此，分貝通電子檔案也為對應場景配置線上、線下聯動的電子檔案管理方式。
即當電子檔案進行線上歸檔時，可同步生成具有行、列信息的線下檔案柜、檔案盒的專屬二維碼，打印后貼到對應檔案盒即可。這樣即實現了完美的線上、線下的檔案對應，也更方便了財務人員調取。
據新零售一家資深財務人員表示，電子檔案最核心的功能就是解決了檔案的調取便捷性問題。在過去，想要找到所需的電子憑證需要來回翻找，耗費的時間較長。而通過線上、線下的聯動記錄，只需要在線檢索就能夠快速定位紙質原始憑證。
例如，由于該公司是上市企業，全年需要應對各項審計。而由于整體的電子化還在發展過程中，部分審計依然要求原始紙質憑證，財務每隔一段時間就得翻找紙質憑證，著實耗神耗力。而電子檔案線上下線聯動后，查找問題也引刃而解。
若員工有特殊需求需要進行檔案借閱，也只需在分貝通發起「電子檔案借閱申請單」，填寫完對應檔案信息并審核通過后，該檔案將自動發送至員工郵箱。
這樣一來，不僅為檔案的借閱、調閱進一步的規范化，也很好的將查閱、借閱和調閱的人員和信息進行記錄下來，管理更有抓手。
03設權限保障數據安全性
會計檔案的數據安全性同樣是財務部的重要考慮之一。為了保證檔案的安全性，公司會配備專門的會計檔案室且安排負責人收管鑰匙。該方式下，臨時的借閱和翻找很難做到有效的記錄。
而通過電子檔案，能夠既機動靈活的調用又保障數據的安全性。在系統中，所有的調用和查看數據將自動留存，對檔案的調閱情況一目了然。
通過對不同類型員工進行不同權限的配置，還能夠將電子檔案的使用人員管理分層化。例如針對員工只開通借閱權限，財務部開通借閱權限等，系統管理的方式也更加友好和便捷。
為了更好的保證數據的安全性，分貝通電子檔案還有文檔水印功能，即管理員可自動開關是否為借閱的文件打水印。水印模式打開后，文件將自動顯示借閱員工名字+工號作為水印在檔案文件上，預防文件溢出。
自全電發票、電子檔案等政策開始推行后，財務管理的全電化已經成為趨勢，而這也是提升企業財務管理效率的重要措施，而如何運用優秀的財務工具實現更高效率的管理是財務們同面臨的問題。
當前，基于分貝通一個平臺管理企業平臺的優勢，能夠幫助財務所有會計檔案進行完整、全面的歸集，并通過對接系統的方式實現會計檔案的完整留存。而這，也是眾多高成長企業使用分貝通的重要原因。
