對于需要最終打印輸出的工作表，使用“分頁預覽”的視圖模式可以很方便地顯示當前工作表的打印區域以及分頁狀況，并且可以直接在視圖中對分頁設置進行調整。在菜單欄上依次單擊“視圖”——“分頁預覽”即可進入分頁預覽模式。
★打印區域設置
在分頁預覽視圖中，被粗實線框所圍起來的白色表格區域是打印區域，而線框外的灰色區域是非打印區域。
將鼠標移至粗實線的邊框上，當鼠標指針顯示為黑色雙向箭頭時可按住鼠標左鍵，然后拖拉鼠標調整打印區域的范圍大小。也可以通過菜單命令重新設置打印區段。比較方便的方法是選中需要打印的區域后，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設置打印區域”命令，此菜單選項只會在分頁預覽的視圖模式下出現。
★分頁符設置
在分頁預覽視圖中，打印區域中粗虛線的各稱為“自動分頁符”，它是Excel根據打印區域和頁面范圍自動設置的分頁標志。在虛線左側的表格區域中，背景上的灰色水印顯示了此區域的頁次為“第1頁”，而在虛線右側的表格區域中則有“第2頁”的灰色水印顯示。這些頁號顯示以及它們與分頁符所指示的區域即為實際打印輸出時紙張頁面上的分布情況。
用戶可對自動產生的分頁符位置進行調整。將鼠標移至粗虛線的上方，當鼠標指針顯示為黑色雙向箭頭時可按住鼠標左鍵，拖動鼠標以移動分頁符的位置。移動后的分頁符由粗虛線改變為粗實錢，此粗實線即為“人工分頁符”。
除了調整分頁符位置以外，用戶還可以在打印區域中插入新的分頁符。操作方法如下：
●如果需要插入水平分頁符(將多行內容劃分在不同頁面上)，則需要選定分頁位置下一行的最左側單元格，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“插入分頁符”，Excel將沿著選定單元格的邊框上沿插入一條水平方向的分頁符實線。
●如果需要插入垂直分頁符(將多列內容劃分在不同頁面上)，則需要選定分頁位置的右側列的最頂端單元格，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“插入分頁符”，Excel將沿著選定單元格的左側邊框插入一條垂直方向的分頁符實線。
如果選定的單元格并非處于打印區域的邊緣.則在選擇“插入分頁符”命令后，會沿著單元格的左側邊框和上側邊框同時插入垂直分頁符和水平分頁符各一條。
刪除人工分頁符的操作相對來說比較簡單，選定需要刪除的水平分頁符下方的單元格，或垂直分頁符右側的單元格，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除分頁符”即可。
以上分頁符的插入、刪除以及重置操作除了通過右鍵菜單命令外，也可以通過菜單欄上“插入”項中的相關命令來實現，操作方法與以上內容類似。
如果需要恢復普通視圖模式，可在菜單欄上依次單擊“視圖”——“普通”，即可將視圖切換到普通的顯示模式，但分頁符仍將保留顯示。如果用戶不希望在普通模式下顯示分頁符，可在“選項”對話框的“視圖”選項卡中取消勾選“自動分頁符”復選框。取消分頁符的顯示并不會改變當前工作袤的分頁設置。
