有時(shí)用戶輸入的數(shù)據(jù)中包含較多的重復(fù)性文字。例如在建立員工檔案信息時(shí)，在“學(xué)歷”字段中總是會(huì)出現(xiàn)“大專學(xué)歷”、“大學(xué)本科”、“碩士研究生”、“博士研究生”等幾個(gè)固定詞匯之間來(lái)回的重復(fù)輸入，如果希望簡(jiǎn)化輸入過(guò)程，可以借助excel所提供的“記憶式鍵入”功能
首先，在Excel選項(xiàng)頁(yè)中查看并確“記憶式鍵入”功能是否已經(jīng)開啟。在菜單欄上依次點(diǎn)擊“工具”——“選項(xiàng)”——“選項(xiàng)”，在彈出的“選項(xiàng)”對(duì)話框中選擇“編輯”選項(xiàng)卡，勾選其中的“記憶式鍵入”復(fù)選框(系統(tǒng)默認(rèn)為勾選狀態(tài))。
啟用此項(xiàng)功能后，當(dāng)用戶在同一列中輸入相同信息時(shí)就可以利用“記憶式鍵入”來(lái)簡(jiǎn)化輸入。
例如，用戶在學(xué)歷字段的前3行分別輸入過(guò)信息以后，當(dāng)用戶在接下來(lái)的第4條記錄中再次輸入“中”時(shí)(按Enter鍵確認(rèn)之前)，Excel會(huì)從上面的己有信息中查找到“中”字開頭的一條記錄“中專學(xué)歷”，然后自動(dòng)顯示在用戶正在鍵入的單元格中提示用戶，此時(shí)用戶只要接下Enter鍵就可將“中專學(xué)歷”完整地輸入在當(dāng)前單元格中，而免去了輸入后面3個(gè)字的工作。記憶式鍵入就是以此來(lái)簡(jiǎn)化用戶的輸入操作的。
值得一提的是，如果用戶輸入的第一個(gè)文字在已有信息中存在著多條對(duì)應(yīng)記錄，則用戶必須增加文字信息直到能夠僅與一條記錄單獨(dú)匹配。例如，當(dāng)用戶在接下來(lái)的“學(xué)歷”字段中輸入文字“大”時(shí)，由于之前分別有“大學(xué)本科”和“大專學(xué)歷”兩條記錄都對(duì)應(yīng)，所以Excel的“記憶式鍵入”功能并不能在此時(shí)提供唯一的建議鍵入項(xiàng)。直到用戶輸入第二個(gè)字，如“大專”，Excel才能找到唯一匹配項(xiàng)“大專學(xué)歷”并顯示在單元格中。
“記憶式鍵入”功能除了能夠幫助用戶減少輸入以外，還可以自動(dòng)幫助用戶保持輸入的一致性。例如，用戶在第一行中輸入“Excel”， 當(dāng)用戶在第三行中輸入小寫字母“e”時(shí)，記記功能還是會(huì)幫用戶找到“Excel”，按Enter鍵確認(rèn)輸入后，第一個(gè)字母“e”會(huì)自動(dòng)變?yōu)榇髮懀怪c先前的輸入保持一致。
