Excel的工作表分級顯示功能提供了類似目錄樹的顯示效果，它可以根據層次的需要顯示不同級別的數據。用戶可以根據需要展開某個級別，查看該級別下的明細數據，也可以收縮某個級別，只查看該級別的匯總數據。
分級顯示能夠將一個明細數據表中的數據接類別組合在一起，通過鼠標單擊分級顯示按鈕，可迅速地設定只顯示數據表格中那些提供匯總或標題的行或列，也可使用分級顯示接鈕(+和-)來查看單個匯總和標題下的明細數據。比如一個銀行的報表，總行只想查看各省分行的匯總數據， 省分行只想查看各市分(支)行的匯總數據，而不想查看其他下幾級支行或分理處的明細數據，此時使用分級顯示就可以輕松實現。
下圖展示了一份已建立分組顯示的數據表。該數據表是各地區、各省上半年每季度的匯總數據，以及各省每個月的明細數據。
如果希望隱藏各省明細數據，僅顯示各地區的匯總數據. 可用鼠標單擊行分級顯示按鈕中的“2”按鈕，此時，各省的明細數據行已全部隱藏， 用戶可以更直觀地看到各地區每個月的匯總數據。
如果用戶只想查看“華北地區”第一季度明細， 可在圖中的表格單擊“華北地區”左制的分級顯示按鈕“+”，再單擊“第二季度”正上方的分級顯示按鈕“-”，效果如圖所示。
用戶可根據需要單擊行、列的分級顯按鈕，顯示不同級別下的數據，也可以單擊行、列的分級顯示按鈕進行任意組合，以查看局部數據，不同組合顯示不同的查看效果。
