自動(dòng)建立分級(jí)顯示對(duì)數(shù)據(jù)表格的要求較高，如果表格具備以下特征，用戶(hù)可以使用自動(dòng)分級(jí)顯示。
●同一組中的行或列均放在一起。
●匯總行均在每組數(shù)據(jù)的上方或下方，匯總列均在每組數(shù)據(jù)的左側(cè)或右側(cè)。匯總行和匯總列使用求和公式SUM或分類(lèi)匯總公式SUBTOTAL引用數(shù)據(jù)中的單元格。
實(shí)例：
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)如圖，為各地區(qū)、各省上半年每季度的匯總數(shù)據(jù)，以及各省每個(gè)月的明細(xì)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)表在未建立分級(jí)顯示前的狀態(tài)，各匯總行、列已用求和公式SUM引用了各求和單元格。要自動(dòng)建立分級(jí)顯示，可接以下操作步驟執(zhí)行：
1.選定需要分級(jí)顯示的單元格區(qū)域A1:K39，若要對(duì)整個(gè)工作表的數(shù)據(jù)區(qū)域分級(jí)顯示，可以選定任意單元格
2.單擊菜單“數(shù)據(jù)”——“組及分級(jí)顯示”——“自動(dòng)建立分級(jí)顯示”。
如果工作表已有分級(jí)顯示，Excel將彈出一對(duì)話(huà)框，提示“是否修改分級(jí)顯示”，點(diǎn)擊“確定”的按鈕，Excel會(huì)用新的分級(jí)顯示替換掉原有的分級(jí)顯示。效果如圖
通過(guò)上述操作后， Excel將自動(dòng)根據(jù)用戶(hù)小計(jì)行或列、合計(jì)行或列中的公式來(lái)判斷如何分級(jí)，并建立工作表分組顯示。
若要對(duì)建立的分級(jí)顯示應(yīng)用樣式，步驟2操作如下：
單擊菜單“數(shù)據(jù)”——“組及分級(jí)顯示”——“設(shè)置”，excel會(huì)自動(dòng)彈出“設(shè)置”對(duì)話(huà)框，根據(jù)數(shù)據(jù)匯總行、列的方位，決定是否勾選“明細(xì)數(shù)據(jù)的下方”和“明細(xì)數(shù)據(jù)的右側(cè)”復(fù)選按鈕，再勾選“自動(dòng)設(shè)置樣式”復(fù)選按鈕，最后單擊“創(chuàng)建”按鈕。
應(yīng)用樣式后，所有的小計(jì)行(第2級(jí)別)都使用斜體字形，字號(hào)為Excel默認(rèn)的12號(hào)，而不是用戶(hù)原來(lái)設(shè)置的字號(hào){本例設(shè)置為10號(hào)}，所有的合計(jì)行(第1級(jí)別)字體都加粗，字號(hào)與小計(jì)行相同。
