大家知道在使用Excel輸入數(shù)據(jù)的時候，經(jīng)常要輸入許多連續(xù)或不連續(xù)的數(shù)據(jù)，如學(xué)生的學(xué)號，貨物的批號等等，如果采用手工輸入的方法，將是一件非常麻煩而且容易出錯的事情，如果我們使用Excel中“填充柄”的方法即可輕松快速輸入許多連續(xù)或不連續(xù)的數(shù)據(jù)。
所謂“填充柄”就是在Excel中位于某區(qū)域上的一個小黑塊(圖1)，如果將鼠標(biāo)指向它的時候，鼠標(biāo)的形狀變?yōu)楹谑?。拖?ldquo;填充柄”可以將內(nèi)容復(fù)制到相鄰單元格中。下面以輸入不連續(xù)學(xué)號和連續(xù)學(xué)號為例分別介紹使用“填充柄”拖拉填充的幾種方法：
一、創(chuàng)建自定義填充序列后，輸入第一個學(xué)號，再使用“填充柄”拖動(適用于大量、連續(xù)或不連續(xù)的數(shù)據(jù))：如果經(jīng)常輸入大量的且不連續(xù)的數(shù)字及編號，如多個學(xué)年編號不同的學(xué)號等等，可以創(chuàng)建自定義序列，具體方法如下：
首先，請選擇“工具/選項”菜單，在彈出的“選項”對話框中單擊“自定義序列”列表框中的“新序列”選項，然后在“輸入序列”編輯列表框中，從第一個序列(此處可以輸入98001~98010、99001~99010等學(xué)號)元素開始輸入新的序列。在鍵入每個元素后，按Enter鍵。整個序列輸入完畢后，請單擊“添加”按鈕。
自定義序列中可以包含文字或帶數(shù)字的文字。如果要創(chuàng)建只包含數(shù)字的自定義序列，如本文的“學(xué)號”等，則自定義序列后，在輸入“學(xué)號”前還需要先選定足夠的空單元格(一般選定某列即可)，然后在“格式”菜單上，單擊“單元格”命令，再單擊“數(shù)字”選項卡，對選定的空單元格應(yīng)用文本格式，最后在設(shè)置了格式的單元格中輸入序列項。本例須在A2單元格中輸入98001后，將鼠標(biāo)移動到A2單元格的右下角(填充柄位置)，可以看到光標(biāo)變?yōu)橐粋€黑色的十字，這時可按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動到指定位置松開即可(見圖2)。
使用該方法需注意的是：①必須首先自定義序列號；②必須將該列格式設(shè)置為文本格式(如序號中包含文字則不行，因為當(dāng)輸入含有文字的數(shù)據(jù)時Excel自動默認(rèn)為文本格式)。
小技巧：先輸入西文單引號“’”再輸入學(xué)號：98001(適合于輸入超過15位的數(shù)字，如輸入新版本身份證號碼等“數(shù)字”不參與計算的場合)，這樣輸入的數(shù)字格式自動變?yōu)槲谋靖袷?，可以直接使?ldquo;填充柄”拖動，這是一個非常簡便的方法。
二、手工輸入第一、第二兩個相鄰的“學(xué)號”再使用“填充柄”拖動(適用于連續(xù)數(shù)字)：如：首先在A2單元格中輸入98001，在A3單元格中輸入98002，然后用鼠標(biāo)選中A1、A2后直接將鼠標(biāo)移動到A3單元格的右下角(填充柄位置)，當(dāng)鼠標(biāo)也變?yōu)橐粋€黑十字（見圖3），即可按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動到指定位置松開即可。
三、手工輸入首位學(xué)號，直接使用“Ctrl+填充柄”組合拖動(適用于連續(xù)數(shù)字，推薦用此方法)：從上面的圖2和圖3中可以發(fā)現(xiàn)兩圖的98001在單元格中的數(shù)字位置是不一樣的，圖3中98001在單元格右側(cè)，是常規(guī)數(shù)字格式(數(shù)字的默認(rèn)格式狀態(tài)是在右側(cè)，但可以改變)，圖2中的98001在單元格的左側(cè)，是文本格式(文本默認(rèn)狀態(tài)是在左側(cè)，也可以改變)。由于Excel在輸入數(shù)字時自動默認(rèn)為數(shù)字格式，因此上述兩種方法，如果不經(jīng)常輸入如此多的“學(xué)號”，筆者認(rèn)為還是第二種方法較為實用，第一種方法較為麻煩，但適用于經(jīng)常輸入重復(fù)、不連續(xù)的數(shù)字(多個學(xué)年學(xué)號)等，大家可以根據(jù)需要或習(xí)慣選取。
下面再介紹一種更為簡便的方法：首先在A2輸入首位學(xué)號98001，將鼠標(biāo)移動到A2單元格的右下角(填充柄位置)，當(dāng)鼠標(biāo)變?yōu)橐粋€黑色的十字時，這時在按住Ctrl鍵(可以看到黑色的十字光標(biāo)右上角還有一個小的黑色十字，見(圖4)的同時，再按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動到指定位置松開即可。
