如果在Excel某區域中只輸入某幾個選項，如“優秀、合格、不合格”等，在輸入沒有規律的情況下，可以用數字“1、2、3”等來代替這些文字的輸入。由于這些數字能在小鍵盤中輸入且只輸入一個字符，從而可以加快輸入速度。對于只有兩個或三個的選項，可以用設置單元格格式的方法，對于四個以上的選項，可以用VBA的方法來輸入，步驟如下。
方法一：用設置自定義單元格格式的方法
例如要在F4:F50區域中只輸入“男”或“女”。選擇該區域，鼠標右擊，在右鍵菜單中選擇“設置單元格格式”，彈出“設置單元格格式”對話框，依次選擇“設置→自定義”，在右側“類型”下方的文本框中輸入：
[=1]"男";[=2]"女";
單擊“確定”。
如果有三個選擇，如“優秀、合格、不合格”，上述代碼改為：
[=1]"優秀";[=2]"合格";"不合格";
這樣，在上述區域中輸入“1”時自動顯示為“優秀”，輸入“2”時顯示為“合格”，而輸入其他數值時顯示為“不合格”。需要注意的是，這時單元格中的內容仍然為數字，只是通過自定義單元格格式將其顯示為文字而已。
方法二：用VBA
例如要在G4:G50區域中將輸入的數字“1、2、3、4”分別轉換為“優秀、良好、及格、不及格”。按Alt+F11打開VBA編輯器，在代碼窗口中粘貼下列代碼：
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
Dim rRng As Range
Set rRng = Application.Intersect(Target, Range(" G4:G50"))
If rRng Is Nothing Then End
Dim rCell As Range
For Each rCell In rRng
Select Case rCell.Value
Case 1
rCell.Value = "優秀"
Case 2
rCell.Value = "良好"
Case 3
rCell.Value = "及格"
Case 4
rCell.Value = "不及格"
End Select
Next
End Sub
關閉VBA編輯器，在G4:G50區域中輸入相應的數字時即可自動轉換為對應的文字
