Excel是工作中最常用的辦公軟件,比Word的使用頻率還要高。從上班后開始每天都用Excel,到現在差不多也用了六年多了,自以為Excel用的是相當熟練了,有時都敢跟人瞎吹精通Excel。其實不然,今天發現即便是Excel里面最簡單的自動填充功能,自己都還有很多不會用的地方。
工作中一般只用到3種自動填充的方法,一個是單元格復制,一個是按照序列填充,再一個就是填充格式。這3種自動填充功能基本上人人都會用,無非是鼠標左鍵拖動填充柄;或者按住ctrl鍵再按住左鍵拖動填充柄;需要填充格式的話,就在拖動完填充柄完成后再點開填充柄的小加號再選擇一下“僅填充格式”。
今天在Excel的使用過程中發現還有一種快捷的自動填充方法:
按照等差數列的方式自動填充:
例如A1單元格為1,A2單元格為3,同時選中A1A2兩個單元格,然后向下拖動填充柄,Excel會默認按照等差數列的方式自動向下填充為5,7,9,11……
當然Excel也可以按照等比數列的方式自動填充,操作方法:
還是以A1單元格為1,A2單元格為3為例子,同時選中A1A2兩個單元格,按右鍵拖動填充柄,拖動完成后會彈出右鍵功能菜單,選擇等比數列,即可得到1,3,9,27,81這樣以3為公比的等比數列。
即使我們不填充2個單元格,只填充第1個單元格,也可以實現以等比數列或者等差數列的方式自動填充。按右鍵拖動填充柄,然后選擇“序列”,會得到一個比較完整的功能選項,可以設置步長(可以為正數,也可以為負數),等差數列或者等比數列等功能。
另外我還發現,即便是我最常用的“僅填充格式”功能操作方面也是有點錯誤的,以前一直是用左鍵拖動填充柄,然后點開“+”號,選擇“僅填充格式”。這樣需要點擊3下鼠標,還要把原來的單元格的內容覆蓋掉,選擇“僅填充格式“后再把數值還原回來。
如果使用右鍵拖動填充柄,然后選擇“僅填充格式”就不會出現“把原來單元格內容覆蓋掉然后再還原回來”的問題,這樣就避免了一次出錯的機會。不要小看這一點點改變,這個習慣在使用Excel制作表格表頭時,合并單元格或者拆分單元格后填充格式非常有用的。
我估計很多人的使用習慣都和我一樣,在Excel中只知道左鍵拖動填充,不知道右鍵也可以拖動填充,這個習慣應該是從Windows操作系統中帶過來的。