在打印年檢申報(bào)審核表時(shí)，需要將每個(gè)人的信息導(dǎo)出后再打印。人數(shù)少的情況下所費(fèi)時(shí)間較短，但是人數(shù)達(dá)到成千上萬時(shí)，那就會(huì)花費(fèi)很長的時(shí)間，并且有可能出現(xiàn)重復(fù)打印及漏打的現(xiàn)象。為了解決這個(gè)問題，我經(jīng)過多方查找資料，反復(fù)探索研究，終于獲得成功。這個(gè)方法的思路是這樣的，將Excel表數(shù)據(jù)信息導(dǎo)入Access數(shù)據(jù)庫中，然后再與Word文檔鏈接，這樣就可以享受成功的喜悅了。下面就來介紹一下我實(shí)戰(zhàn)的過程。
首先新建Word表或文檔，并放到一個(gè)文件夾中。這里以填“從業(yè)人員年檢申報(bào)審核表”為例（圖1），并放入名為“年檢”的文件夾中。然后在年檢軟件中，將全部信息導(dǎo)出一張Excel表，并命名“年檢申報(bào)表”存入“年檢”文件夾中。
為了方便下面的工作，將這張表復(fù)制一份到Sheet2中，并去掉表頭。建議以部門排序，方便以后整理。由于年檢申報(bào)表打印出來的的日期格式是YYYY-MM-DD，而從年檢軟件導(dǎo)出的格式是YYYY.MM.DD，需要更改一下格式。以出生年月為例，在Excle表格中出生年月后插入兩F、Ｇ列，將“=MID(E2,1,4)&"-"&MID(E2,6,2)&"-"&MID(E2,9,2)”輸入到F2中，然后雙擊F2右下角，這樣全列就填好了（圖2）。
再將F列復(fù)制到G列。選中F列→點(diǎn)擊右鍵→復(fù)制，再選中G列→粘貼選項(xiàng)→值。右鍵點(diǎn)擊G列→設(shè)置單元格格式→文本→確定。將格式不符的E、F兩列刪除。按照此方法依次對(duì)后面的合同簽訂時(shí)間、用工備案時(shí)間進(jìn)行更改（圖3）。
小提示：
Excle表的第一行的標(biāo)題最好將多行的改為一行，否則在導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫時(shí)不能識(shí)別（也可以在數(shù)據(jù)庫表中再更改標(biāo)題行）。
現(xiàn)在新建一個(gè)Access空數(shù)據(jù)庫。點(diǎn)擊“開始→所有程序→Microsoft Office 2013→Access 2013”,單擊“空白桌面數(shù)據(jù)庫”,在彈出的對(duì)話框中，選擇要存入的位置“年檢”文件夾，并將新建的空數(shù)據(jù)庫取名為“年檢數(shù)據(jù)庫”，點(diǎn)擊“創(chuàng)建”按鈕。
接下來導(dǎo)入數(shù)據(jù)。點(diǎn)擊“外部數(shù)據(jù)→導(dǎo)入Excel電子表格”，打開“選擇數(shù)據(jù)源和目標(biāo)”對(duì)話框，在指定對(duì)象定義的來源點(diǎn)擊“瀏覽”找到“年檢”文件夾，選中剛才建成的“年檢申報(bào)表”Excel表， 點(diǎn)“打開”按鈕。選中“將數(shù)據(jù)源導(dǎo)入當(dāng)前數(shù)據(jù)庫的新表中”然后確定，進(jìn)入“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)?rdquo;。選擇Sheet2表，點(diǎn)擊“下一步” （圖4）。
