在excel2007中要顯示分級顯示的各個級別，單擊相應的分級顯示符號。這些符號由一些按鈕組成，有的按鈕上有數字(1、2等)，還有一些上面有加號(+)或減號(-)。如圖顯示了行和列分級顯示的符號。
單擊按鈕1，把分級顯示折疊起來，不再顯示明細數據(只顯示最高一級的匯總信息)，單擊按鈕2，展開分級顯示以顯示一級，依此類推。按鈕的編號依分級顯示的級數而定。選擇某一級數，就會顯示這一級的明細數據，以及低于該級的任一級內容。要顯示所有級別(最詳細的內容)，單擊最高一級的數字按鈕。
可以單擊“+”按鈕展開特定的內容，或單擊“-”按鈕折疊特定的內容。簡單地講，您可以完全控制Excel顯示或隱藏分級顯示的明細數據。
如果愿意，可以使用“數據”——“分級顯示”組上的“隱藏明細數據”和“顯示明細數據”命令來分別隱藏和顯示明細數據
