網絡用戶能夠共享存儲在其他計算機系統中的信息，在網絡中共享文件有兩個主要優點：
●使用戶不必在本地電腦中存儲多個文件副本。
●確保文件總是新的。例如， 一組用戶可以使用一個文檔，而不是每個人使用各自的文檔然后再將它們合并到一起。
有些應用程序是多用戶應用程序。例如，大多數數據庫應用程序，允許多個用戶在一個數據庫文件中同時工作。當一個用戶正在導出記錄時，另一個用戶可以在數據庫中更新客戶記錄。但如果兩個用戶試圖同時修改同一記錄時會怎樣呢？多用戶數據庫軟件具有記錄鎖定安全保護功能，此功能將保證一次只能有一個用戶對某一記錄進行修改。
Excel不是多用戶應用程序。打開一個Excel文件時，整個文件將被載入存儲器。如果其他用戶能訪問該文件，您不會希望其他人修改自己打開的文件。如果Excel允許您打開并修改網絡上的其他人已經打開的文件，就會出現下面的情形。
假設公司將銷售信息記錄在一個Excel文件中，并將該文件保存到網絡服務器中。小張想向文件中添加本周的數據，于是她從服務器上載入該文件，并開始添加新數據。幾分鐘后，小李也載入該文件，對上星期發現的錯誤進行修改。小張添加完數據，保存了文件。一段時間后，小李完成了修改，也保存了文件。于是，小李的文件會覆蓋小張保存的文件，小張添加的數據就會丟失。
這樣的現象不會發生，因為Excel應用了一種稱為文件讀取權限的方案。當小張打開銷售文件時，她就有了這個文件的讀取權限。當小李試圖打開該文件時， Excel會提示他：小張正在使用這個文件。如果他堅持要打開文件，該文件作為只讀文件打開。換句話說，小李能夠打開文件，但他無法用相同的文件名保存文件。如圖顯示的是，小李試圖打開其他人正在使用的文件時所收到的信息。
小李有三種選擇：
●選擇“取消”，稍等，再試。他可以打電話問擁有文件讀取權限的人什么時候完成。
●選擇“只讀”。他可以打開并閱讀文件，但無法用相同的文件名保存所做的更改。
●選擇“通知”，該選項以只讀方式打開文件。當擁有文件讀取權限的人停止使用文件時Excel將顯示一條信息通知小李
