有一些文檔來解釋工作表中的某些元素通常是很有用的。一種方法是為單元格添加批注，當要說明一個特定值或要解釋公式如何運算時，這項功能很有用。添加的大多數操作都可以在“審閱”選項卡的“批注”組中完成，“審閱”選項卡的“批注”組的功能如圖所示
★添加批注
要為單元格添加批注，可選擇單元格，點擊功能區的“審閱”選項卡，在“批注”組中點擊“新批注”圖標，Excel會插入一個指向活動單元格的批注。最初批注包含用戶的名稱，為單元格批注鍵入文本，然后單擊工作表的任意位置即可隱藏批注。單擊并拖動批注的任何一個邊框可以改變它的大小。
有批注的單元格會在其右上角顯示一個小的紅色三角形。當在包含批注的單元格上方移動鼠標指針時，批注變為可見。
提示：可以控制批注顯示的方式，方法是訪問“Excel 選項”對話框的“高級”選項卡，在“顯示”部分，有一個選項允許在需要時關閉批注標記。
★設直批注格式
如果不喜歡默認的單元格批注外觀，可以選擇批注文本，然后點擊“開始” 選項卡，在“字體”組和點擊“開始” 選項卡，在“對齊方式”組改變批注的外觀。
要了解更多的設置格式選項， 右鍵單擊批注的邊框并從快捷菜單中選擇“設置批注格式”，Excel會顯示“設置批注格式”對話框，允許改變外觀的各個方面。如圖
提示：也可以在批注內部顯示一個圖像。在“設直批注格式”對話框中選擇“顏色與線條”選項卡，在“填充”部分點擊“顏色”下拉列表并選擇“填充效果”，然后在“填充效果”對話框中，單擊“圖片”選項卡，并點擊“選擇圖片”按鈕指定一個圖形文件作為批注。
★閱讀批注
要閱讀一個工作簿中的所有批注，點擊功能區的“審閱”——“批注”——“下一條”，單擊此命令會循環訪問工作簿中的所有批注。選擇“審閱”—— “批注”—— “上一條”可以以相反的順序查看批注。
★隱藏和顯示批注
如果希望所有單元格批注都可見(不管單元格指針的位置)，可以點擊功能區的“審閱”選項，找到“批注”組。點擊“顯示所有批注”，該命令是一個切換開關，再次選擇它可以隱藏所有的單元格批注。要切換對單個批注的顯示，可選擇批注所在的單元格，然后點擊“審閱”功能區，在“批注”組中點擊“顯示/隱藏批注”。
★編輯批注
要編輯一個批注，激活這個單元格，右鍵單擊然后從快捷菜單中選擇“編輯批注”。完成修改后，單擊任意單元格。
★刪除批注
要刪除一個單元格批注，可激活包含批注的單元格，然后點擊功能區的“審閱”選項卡，在“批注”組中點擊“刪除”，或者右鍵單擊，然后從快捷菜單中選擇“刪除批注”。
