Excel2007有一項(xiàng)功能，可以用于跟蹤對(duì)工作簿的修訂。當(dāng)要把工作簿發(fā)送給其他人審閱時(shí)可以使用該功能。文件返回后，您能夠看到工作簿的變更，并根據(jù)情況接受或拒絕這些變更。
要開啟跟蹤修訂功能，選擇“審閱”——“更改”——“修訂”——“突出顯示修訂”命令，“突出顯示修訂”對(duì)話框出現(xiàn)，如圖所示。選中“編輯時(shí)跟蹤修訂信息，同時(shí)共享工作簿”復(fù)選框。
在此對(duì)話框中可以指定跟蹤的時(shí)間段(時(shí)間)，跟蹤哪個(gè)用戶所做的修訂(修訂人)，還可以指定跟蹤哪個(gè)單元格區(qū)域的變化(位置) 。如果開啟“在屏幕上突出顯示修訂”選項(xiàng)，每個(gè)被修訂過的單元格的左上角都會(huì)顯示一個(gè)小三角。當(dāng)選中其中某個(gè)單元格時(shí)，可以看到描述修訂信息的單元格批注。
當(dāng)您選擇需要的選項(xiàng)后，單擊“確定”按鈕關(guān)閉“突出顯示修訂”對(duì)話框并啟用跟蹤。要關(guān)閉跟蹤修訂功能，再次選擇“審閱”——“更改”——“修訂”——“突出顯示修訂”命令，取消選中“編輯時(shí)跟蹤修訂信息，同時(shí)共享工作簿”復(fù)選框即可。
使用該功能時(shí)需注意下面幾點(diǎn)：
●只有當(dāng)設(shè)置了“時(shí)間”后修訂記錄才會(huì)被保存，當(dāng)開啟“跟蹤修訂”功能后，修訂記錄會(huì)保存30天。可以在“突出顯示修訂”對(duì)話框中增加或減少記錄保存的天數(shù)。
●如果想要產(chǎn)生一張修訂表，選擇“審閱”——“更改”——“修訂”——“突出顯示修訂”命令，選中“在新工作表上顯示修訂”復(fù)選框，然后單擊“確定”按鈕，Excel將插入一張名為“歷史記錄”的工作表，該表顯示了每次修訂的詳細(xì)信息。
●只能保存一次的修訂。因此，如果某個(gè)單元格的值被修改了幾次，那么只保存最近的一次修改。
●對(duì)單元格內(nèi)容的修訂將被跟蹤，但其他的修訂(如格式變化)將不會(huì)被跟蹤。
