在很多情況下，需要以容易共享和打印而不易修改的固定版式格式保存文件。例如，簡歷、法律文檔、新聞稿和主要用于閱讀和打印的任何其他文件。2007 Microsoft Office System 提供了一個免費加載項來保存或導出這種類型的文件，但必須首先安裝該加載項，才能使用它。也可以使用其他第三方產品將 Microsoft Office 文件導出為固定版式文檔。
通過使用加載項，可以將文件從 Microsoft Office 程序保存或導出為下列格式：
●可移植文檔格式 (PDF)
PDF 是一種固定版式的電子文件格式，可以保留文檔格式并支持文件共享。PDF 格式可確保在聯機查看或打印文件時，文件可以完全保持預期格式，且文件中的數據不會輕易地被更改。此外，PDF 格式對于使用專業印刷方法進行復制的文檔十分有用。
●XML紙張規格 (XPS)
XPS 是一種固定版式的電子文件格式，可以保留文檔格式并支持文件共享。XPS 格式可確保在聯機查看或打印文件時，文件可以完全保持預期格式，且文件中的數據不會輕易地被更改。
要將文件保存或導出為PDF或XPS格式，必須首先安裝Publish作為2007 Microsoft Office System的PDF或XPS加載項，之后即可將文件導出為 PDF 或 XPS 格式。
