Word2007的郵件合并對Excel數(shù)據(jù)一般是以整個工作表作為數(shù)據(jù)源，并以工作表的首行作為合并域名。如果一張工作表中有多個表格，那么只使用其中的一個表格進行郵件合并顯然會很麻煩。其次，表格上一般都會有一個總標題，有時還會有兩三行列標題。這樣當工作表中第一行不是表格的列標題時，設(shè)置后郵件合并后域名會顯示成F1、F2、F3……而不是實際的列標題，這顯然也不利于快速準確選擇合并域。這些問題其實很容易解決，我們只要事先在Excel文檔中定義一個名稱即可。以“績效表”工作表（如圖1）來說，如果想以A46：F87區(qū)域的“第一季度績效”作為合并數(shù)據(jù)該怎么做呢？
Excel 為合并數(shù)據(jù)區(qū)域命名
先用Excel2007打開郵件合并要用到的數(shù)據(jù)源工作簿，例如人員考核資料.xlsx。再打開要使用的“績效表”工作表，選中準備用于郵件合并的單元格區(qū)域A46：F87。Excel工具欄左下角的“名稱框”中輸入“郵件合并數(shù)據(jù)”（如圖1），回車確認即可把選中的A46：F87區(qū)域命名為“郵件合并數(shù)據(jù)”。保存并退出Excel，以后就可以按名稱選取合并數(shù)據(jù)了。
Word 按名稱選擇合并數(shù)據(jù)
打開Word2007，切換到“郵件”選項卡，單擊“選擇收件人”，在下拉列表中選擇“使用現(xiàn)有列表”。在彈出的“選取數(shù)據(jù)源”窗口中選擇打開剛才修改保存的“人員考核資料.xlsx”工作簿。此時會彈出一個“表格選擇”窗口，在窗口的列表中就可以找到我們定義的名稱“郵件合并數(shù)據(jù)”（如圖2），選擇這個名稱就可以只引用“郵件合并數(shù)據(jù)”名稱所代表的“績效表”工作表的A46：F87區(qū)域作為合并的數(shù)據(jù)源，而不是整個工作表。在此我要介紹的主要是如何從工作表中按指定區(qū)域選擇數(shù)據(jù)源，至于接下來要如何合并郵件已經(jīng)有不少相關(guān)介紹，我就不再細說了。
提示：
在“表格選擇”窗口中所有工作表名后都有$，因此可以根據(jù)項目名稱后有沒有$來判斷該項是工作表還是定義的單元格區(qū)域名稱。
當然，直接把郵件合并要用到的數(shù)據(jù)和列標題行距復(fù)制粘貼到一個空工作表中再進行郵件合并，也同樣可以解決這個問題，只是在與原表保持數(shù)據(jù)同步方面多少會有點麻煩。事實上定義名稱也要比復(fù)制粘貼操作簡單吧？
