對于打印獎狀，我們通常所采用的方法是將姓名和獲幾等獎位置空著，等到獎狀打印完畢再用手工填寫,或者是分別在每張電子獎狀上更改姓名等信息再打印。這兩種方法都費時費力，其實利用Word 2003中的郵件合并功能通過簡單的幾個步驟就可以輕松地批量打印獎狀。
具體做法如下：
1.制作獎狀模板。
首先利用Word 2003制作一個獎狀模板并保存為“獎狀.doc”，將其中姓名、獎項、年級先空出，確保打印輸出后的格式與獎狀紙相符，如下圖所示。
2.制作獲獎學生名單電子表格。
在Excel表格中輸入獲獎學生名單及獎項、獲幾等獎等相關信息并保存為“獲獎學生名單.xls”。此處要注意的是，表格的第一行為列標題行，列標題行下緊接著輸入獲獎學生信息，如下圖所示。
3.關聯數據庫。
用Word 2003打開“獎狀.doc”，依次選擇“視圖→工具欄→郵件合并”，在新出現的郵件合并工具欄中選擇“打開數據源”，并選擇“獲獎學生名單.xls”，打開后選擇相應的工作表，此處為“獲獎名單$”，注意不要取消默認的“數據首行包含列標題”選項，如下圖所示，單擊“確定”。
將鼠標定位到需要插入姓名的地方，單擊“插入域”。如圖。
在彈出的對話框中選擇“姓名”，并單擊“插入”。同樣的方法完成獎項、年級等的插入，完成后的效果如圖。
4.預覽并打印
選擇“查看合并數據”。
然后用前后箭頭就可以瀏覽合并數據后的效果，選擇“合并到新文檔”可以生成一個包含所有獎狀的Word文檔，這時就可以批量打印了。
