智能文檔設計用于在您使用文檔時為您提供幫助。幾種文檔類型，如窗體和模板，也作為智能文檔使用。
貫穿某個過程使用時，智能文檔尤其有效。例如，貴公司可能擁有一套填寫年度雇員評審表的過程，并且您可能已經將某一 Microsoft Word 模板用于該目的。如果將那個模板轉變為智能文檔，它可以連接到數據庫以自動填寫某些所需信息（例如，您的姓名、雇員編號、經理姓名，等等）。完成表格時，智能文檔會顯示一個按鈕，允許您將表格傳送至過程的下一步。因為智能文檔知道您的經理是誰，所以它能自動將文檔傳送給那個人。并且，無論誰在處理智能文檔，智能文檔都知道它處于審閱過程的哪個階段以及下一步要做什么。
智能文檔可以幫助您重用內容。例如，律師可以在編寫合同時使用現有的樣板文件，新聞記者可以插入作者行和其他常用文本。
智能文檔可以使共享信息變得更容易。它們可以與多種數據庫交互，并使用 Microsoft BizTalk Server 跟蹤工作流。它們還可以與其他 Microsoft Office 應用程序交互。例如，您可以使用智能文檔通過 Microsoft Outlook 發送電子郵件，完全不需要離開文檔或者啟動 Outlook。
智能文檔是由開發人員和信息技術 (IT) 專家創建并發布的。查看是否有 XML 擴展包 （XML 擴展包：由 XML 格式的清單文件管理的一組文件，通過指定自定義顯示或操作為 Microsoft Word 或 Microsoft Excel 文檔添加功能。）附加到 Word 文檔（“工具”菜單，“模板和加載項”命令，“XML 擴展包”選項卡），可以判斷您的 Word 文檔是否為智能文檔。
除了將文檔保存為帶 Word XML 架構的 XML，其他的 XML 功能只能在 Microsoft Office Professional Edition 2003 和獨立的 Microsoft Office Word 2003中使用。
一個 XML 擴展包包含多個組件，包括可擴展標記語言 (XML)文件和引用那些組件的清單。打開一個附加到某個 XML 擴展包的文檔時，Word 還會打開“文檔操作”任務窗格。該任務窗格可能包含完成任務所需的工具以及使用智能文檔的幫助。智能文檔提供的特定功能取決于創建該文檔的開發人員或 IT 專家。
如果不具備開發或 IT 資源，可以下載由第三方創建的智能文檔。如果您是一名開發人員，想要了解創建智能文檔的詳情，請參見 Microsoft Developer Network (MSDN) 網站上的 Smart Document Software Development Kit。
