在制造業(yè),項目通常使用共享資源,使得項目經理和職能部門經理就工作績效不斷進行談判。制造企業(yè)目前精簡和扁平化的趨勢只會加劇緊張,項目經理和職能部門經理也因此為權利和權威相互競爭。所以,人們試圖將現(xiàn)有的縱向組織架構和命令-服從體制改為橫向組織架構和參與式決策,這是個重大的改變。
但對于項目管理的定義以及項目管理如何在制造業(yè)中發(fā)揮作用,人們仍舊只有模糊的概念。幾乎沒人知道如何在現(xiàn)有的產業(yè)組織中做出項目管理實施的必要變更,因此沒有實施計劃。8Manage認為,制造企業(yè)在實施項目管理時,可從以下幾個方面入手:
1、改變組織
從事項目管理工作的人,無論是受過高等教育的工程師還是技藝精湛的工人,都傾向于向現(xiàn)代項目管理(MPM)轉變。他們認為項目管理專業(yè)人員(PMP)為工作帶來了理性和秩序。他們往往希望擁有一個獲得授權的工作團隊,以躲避來自他們的經理抗拒和拖延。
對于職能部門經理來說,這種變化可能是個嚴重的威脅。許多職能部門經理認為,他們的工作職能與車間生產線主管的工作類似。這些經理相信,他們必須能夠比下屬更好地完成所有任務。人們認為,如果向橫向組織架構和參與式管理轉變,這類經理就會失去與人才相關的價值,而這個價值幫助他們獲得管理職位。因此,存在爭取保留命令-服從體制的強烈個人動機。
還有一些邏輯更清晰、更為狡猾的經理,他們用懷疑的態(tài)度抵抗改變,質疑每個機會。他們是20世紀的經理,已經學會如何在懷疑中停滯,如何在缺乏支持的恐懼中自我激勵。即使是懦夫也可以玩這個游戲。
2、了解項目管理
項目管理協(xié)會(PMI)及其從事培訓業(yè)務的成員都致力于解決制造行業(yè)的項目管理問題。大多數(shù)大中型制造企業(yè)都愿意,有時也渴望購買項目管理培訓。但這些培訓似乎并不有效,會出現(xiàn)各種問題。
首先,盡管PMI做出努力,但這些培訓師的能力參差不齊,所教內容也不太一致。在項目管理培訓方面,往往沒有建立可見的質量控制體系,例如要求PMP作為認可的最低標準。課堂培訓通常具有通用性,將融會貫通和用于實際工作的重擔留給學生。我們需要在職的跟蹤和指導,但這具有風險。許多項目管理培訓師不想讓自己暴露在潛在的失敗或批評中。然而,不可避免的是,現(xiàn)代項目管理需要的技能和知識一樣多。
關于主管和客戶支持經理如何在橫向組織架構中履行職責的培訓幾乎不存在。主管和客戶支持經理是項目失敗的關鍵因素,因為在制造業(yè)幾乎總是共享資源。他們需要知道他們什么時候必須參與,如何適當參與,進而提高項目成功率。他們可能不是經常性參與者,但他們是團隊的一部分。
現(xiàn)代項目管理(MPM)在制造業(yè)中最有前途的應用是用于新產品的開發(fā)。新產品的開發(fā)遵循某些企業(yè)已經分析和記錄的流程。這個流程描述出開發(fā)新產品必須按順序采取的步驟,反映出產品如何被開發(fā)。項目計劃是個并行流程,描述了誰必須執(zhí)行產品開發(fā)流程,以及他們什么時候必須執(zhí)行。MPM將計劃用作指導和度量工具,在適當時候將產品開發(fā)流程步驟做好。如果采用產品開發(fā)步驟的交迭體系,如在并行工程、同步工程或同步工程和制造中,用MPM進行管理就會變得勢在必行。
3、集成項目管理和產品開發(fā)
新產品開發(fā)過程中主要組成部分的關系由內到外分別是:產品、產品開發(fā)流程、項目管理主管和職能部門經理,核心是正在開發(fā)的新產品。這個核心被產品開發(fā)流程圍繞,描述了新產品將如何開發(fā),它是工程師的流程指南。
到目前為止企業(yè)缺乏的是協(xié)調所有不同的工程規(guī)范,這樣每個人才能在正確的時間和地點完成工作。這是關于誰在什么時間負責開發(fā)流程的管理問題,這不是工程,這是對工程專業(yè)人才的管理。這些人才之間的協(xié)調越強,產品的質量就越好,產品的生產速度也就越快。
當開發(fā)活動重疊時,協(xié)調功能就會變得特別復雜,因為必須同時管理幾項工作,從而在預期時間內產生協(xié)調的結果。這類管理需要相當多的技能,屬于制造業(yè)項目經理的特殊領域。但項目經理需要企業(yè)提供幫助。主管和職能部門經理通常代表這個公司組織。在MPM環(huán)境中,主管和職能部門經理發(fā)揮著一定的作用。
啟動產品開發(fā)項目是一項執(zhí)行功能,包括選擇項目經理和定義將要開發(fā)的產品。當新產品定義正式形成時,這些活動有很強的營銷投入。開發(fā)預算審批和定期進度審查是主管的常規(guī)職責。協(xié)助解決異常問題和調解公司層級的僵局也是主管職能。主管應該接受這些項目職責和責任方面的培訓。
在項目環(huán)境中,職能部門經理的角色與縱向組織架構中的角色有所不同。他們主要負責給項目工作量提供人員和服務支持,項目經理是他們的客戶。項目經理管理工作,職能部門經理管理資源池。在MPM環(huán)境中,項目經理必須是項目決策團隊的領導者。他們?yōu)殚_發(fā)產品的工程師提供協(xié)調服務,這些工程師使用的是產品開發(fā)流程的步驟。職能部門經理最好通過項目經理提供建議和推薦信息。這不僅能增強團隊合作,還能使變更處于項目團隊的控制范圍之內。
4、利用技術優(yōu)勢
在上述組織、教育和整合工作完成后,選擇以交易為導向的項目管理工具,如8Manage PM,來強化政策、控制流程和保持人們的誠實,這些都是在制造業(yè)中成功實施項目管理的關鍵。通過 8Manage PM的WBS 頁面以及時間管理模塊的應用,企業(yè)可掌控項目任務的時間安排,實現(xiàn)對項目整體框架的把握。在項目開始之初即可對項目初始概況做了全面的了解。項目實施開始后,通過 8Manage PM信息匯總功能,把每個項目任務的變更信息實時匯總到 WBS 頁面,動態(tài)呈現(xiàn)項目的進程。
系統(tǒng)提供項目概覽、費用概覽、資源概覽、可交付成功概覽及進度報告概覽,并支持單層項目及多層項目的數(shù)據(jù)分析,提供多層次數(shù)據(jù)分析報表,幫助不同人群跟蹤項目狀態(tài)、發(fā)現(xiàn)問題并跟蹤解決問題的行動。同時,8Manage獨特的實時交易型項目管理技術能夠及時更新項目信息,同時保持項目信息的完整性,使人保持誠實。
結語
隨著經濟發(fā)展進入新常態(tài),傳統(tǒng)制造業(yè)面臨多重壓力,制造業(yè)企業(yè)正從傳統(tǒng)的組織結構向“精益、出色、扁平化”的組織轉變,這樣的轉變必須伴隨著現(xiàn)代項目管理新模式的應用。如果制造業(yè)企業(yè)要成功轉變并持續(xù)下去,就必須在現(xiàn)有的產業(yè)組織中做出項目管理實施的必要變更,讓項目管理真正發(fā)揮作用。
