近幾年,數字化浪潮在中國大地正如火如荼,不僅政府和企業積極推動數字化變革,各大高校也在推動校務數字化建設,讓校園更“智慧”。近日,中國藥科大學與e簽寶、寶葫蘆攜手,在數字檔案館平臺建設中引入e簽寶的OFD版式文檔辦公、電子簽章等功能,實現了數字檔案收集、遷移、發布、查閱、借閱等環節的數字化應用與管理。
中國藥科大學坐落于古都南京,始建于1936年,是我國歷史上第一所由國家創辦的藥學高等學府。學校以藥學、中藥學學科為龍頭的藥學學科群建設始終保持國內領先水平,素有“中國生物醫藥人才搖籃”的美譽,多次獲得國家科技進步二等獎、國家技術發明二等獎等,獲批國家“重大新藥創制”科技重大專項項目數穩居全國高校之首。2017年,中國藥科大學成為國家“雙一流”建設高校。
在“智慧校園”建設中,中國藥科大學希望建立數字檔案館,用于學籍卡、學生成績等檔案的數字化管理。經過多方考量,中國藥科大學選擇與e簽寶、寶葫蘆攜手,共同建立檔案管理系統和大數據平臺,并將超閱OFD版式辦公套件與iSignature電子簽章系統與平臺整合集成,滿足檔案收集、檔案遷移、檔案查閱、檔案借閱、檔案發布、元數據管理等多樣化的應用需求,實現檔案管理全流程電子化。
檔案規范存儲:
依靠e簽寶超閱版式辦公套件,管理員可上傳多種格式的電子檔案(doc\pdf\png等),在系統中在線預覽和轉換為OFD格式文檔。與PDF等其他格式相比,OFD為我國自主研發的版式文檔,具有擴展性好、文件小、易歸檔等優勢,符合國家電子公文管理標準,滿足中國藥科大學對電子檔案進行規范化管理的需求。
敏感信息遮掩:
學生借閱重要檔案時,超閱提供后臺智能脫敏能力,實現對檔案中的敏感信息關鍵字、關鍵行或指定文件頁進行遮掩處理。管理員登錄后臺系統,審查檔案并確認無誤后,完成在線手動蓋章,確保敏感信息的安全性與私密性。
檔案安全管控:
在檔案接收、移交、簽章等環節,e簽寶的超閱系統能夠對電子文件的真實性、完整性、可用性和安全性進行“四性檢測”,并在基礎閱讀功能之外,支持來源驗證、模板套打、電子簽章、簽章驗證、簽章管理等擴展功能,助力中國藥科大學實現對電子檔案的安全管控。
目前,中國藥科大學的數字檔案館運行良好,既實現了學校重要檔案的標準化、規范化管理,也為廣大師生管理校務、查閱、借閱資料提供了巨大便利,成為“智慧校園”建設的一大亮點。
在高等院校的數字化轉型領域,除了中國藥科大學之外,北京航空航天大學、浙江大學、浙江農林大學、西北工業大學、江西省高校畢業生就業工作辦公室等知名高校和校務機構也都在使用e簽寶的電子簽名、數字辦公產品與服務,推動校務管理工作降本增效,智慧升級。
