淺談事業單位檔案管理工作規范化與標準化的推進
作者姓名:余定邦、陳志強、方江波、歐陽新彪
作者單位:湖南第一師范學院
單位省市:湖南長沙
單位郵編:410205
摘要:檔案管理是事業單位管理工作的一個重要環節,其對于事業單位的建設發展具有重要影響。為了滿足新時期檔案規范化管理工作需要,要求事業單位積極推動檔案管理工作的有序開展,創新檔案管理方法,以推動檔案管理工作規范化與標準化。為此,本文就主要圍繞事業單位檔案管理工作的規范化與標準化建設展開相關探討。
關鍵詞:事業單位 檔案管理 規范化
1.事業單位檔案規范化管理工作開展的意義
事業單位的檔案管理是非常重要的一環,檔案管理會記錄事業單位發展各個階段的歷史數據,數據信息具有真實性的特點,可以為各項工作的開展提供依據,提高決策的科學性,給事業單位發展指明道路與方向。其次,信息化技術的出現推動了檔案管理的信息化發展,使得檔案管理工作更加簡單化、便捷化,讓檔案查詢和利用效率得到了大幅度的提高,實現了對信息收集與細節內容的規范化發展,有利于為事業單位內部管理提供依據,推動事業單位管理工作的向前發展。
2.事業單位檔案管理工作存在的問題
2.1思想觀念陳舊,管理方式落后
就目前來看,受傳統觀念的影響一些事業單位思想觀念落后,缺乏對檔案管理工作的正確認知,雖然下發了檔案管理標準和規范,但是不能得到有效的落實,檔案管理工作的價值難以發揮到最大。其次,領導的工作態度會直接影響檔案工作人員的積極性,而一些領導認為檔案管理工作和事業單位發展的關系不大,導致工作人員工作懶散,認為檔案管理工作沒有什么技術要求,只要對資料進行收集、整理和存放就行,對檔案管理工作也是比較松懈的。
2.2對檔案管理工作的關注力度不足
事業單位涉及的管理內容較多,比較寬泛,需要事業單位招聘專用的檔案管理人才,健全檔案管理工作基礎設施。就目前來說,檔案管理工作的相關資金投入是比較匱乏的,基礎設施和人才儲備不足,相關的檔案管理工作機構和人力物力資源得不到落實,檔案管理工作過于形式化。其次,檔案管理工作內容比較細碎繁瑣,事業單位為了節約人力資源成本,缺乏對檔案管理工作人員的培訓力度,以至于檔案管理者缺少專業知識、能力不夠,導致檔案管理工作漏洞百出。
2.3事業單位檔案管理人員水平參差不齊
檔案管理工作人員素質水平是影響檔案管理工作水平的一個重要因素,但是大多數事業單位在進行檔案工作人員招聘時缺乏一個明確的標準,招聘到的工作人員往往是一些非專業性的人員,缺乏對檔案管理工作的理論知識以及實踐經驗,檔案管理工作人員水平普遍存在參差不齊的情況。其次,事業單位檔案管理工作人員沒有意識到檔案管理工作的價值,不能及時學習新的管理方法和思想,工作懶散,很容易由于操作不當造成檔案管理工作的混亂
3.事業單位檔案管理工作規范化與標準化發展的路徑
3.1更新思想觀念,做好檔案保密管理
為了保證事業單位檔案管理工作的順利發展,要求事業單位更新檔案管理思想觀念,保障檔案管理工作的靈活性和協調性。因此,事業單位要加強理念創新,加大對檔案管理工作的資金投入,加強對先進技術手段的運用,依托大數據、云計算等技術進行檔案管理,解決以往人工檔案管理工作存在的問題,加強檔案信息之間的聯系和緊密性。其次,事業單位規范化管工作不僅僅要健全制度體系而且也要做好保密工作,避免檔案信息被泄露,這就要求事業單位引導檔案管理工作人員加強對檔案保密法律法規的學習,讓其增強保密意識,承擔保密責任,不斷推進檔案管理工作的規范化發展。
3.2提高人員素質,優化宣傳教育工作
檔案管理工作環節較多,包括收集、歸檔、查閱、保密、開發利用等內容,具有一定的難度性,這就對檔案管理工作人員的專業素質和能力提出了更高的要求。因此,事業單位要建立一個有效的考核機制,制定科學合理的績效獎勵制度,加強人才儲備,提高相關工作人員的專業知識能力,實現檔案管理工作的變革和創新。其次,事業單位要定期對檔案管理工作人員進行宣傳教育,可以采用座談會、參觀學習等方法來進行,讓其意識到檔案管理的價值,調動員工配合檔案管理工作的意識,推動檔案管理工作效率和質量,同時要注重對檔案管理工作人員的培養,讓其能夠更好的承擔起規范化檔案管理的責任。
3.3加強規范制度建設
檔案管理改革的一個重要方向就是進行檔案管理規范化發展,這就要求事業單位加強檔案管理制度體系建設,給予工作人員約束和指導,推動事業單位檔案管理工作的發展。首先,事業單位要結合實際情況制定完善的檔案管理體系,明確各個部門的職能,及時了解檔案的收集和保存情況,只有在規范制度的引領下才能提高會計檔案管理工作的標準化發展。其次,政府要出臺相關的檔案管理條例,加強對檔案管理工作的監督,切實推動事業單位檔案管理各項管理事務的發展,讓員工工作有章可循。
4.結語
在改革工作深入發展的大背景下,事業單位的各項管理工作有了新的發展。因此,事業單位要結合自身發展的實際情況更新檔案管理工作方式方法,加大對事業單位當管理工作規范制度的建設,以規范化管理為基本著力點,彌補傳統檔案管理工作存在的問題,推動事業單位檔案管理的新發展。
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